Деловое общение

Процесс обмена информацией между сотрудниками внутри и за пределами компании

Деловая коммуникация — это акт обмена информацией между двумя или более сторонами для целей, функций, задач или коммерческой деятельности организации. ^[1] Коммуникация в бизнесе может быть внутренней, то есть от сотрудника к начальнику или одноранговой, в целом это организационная коммуникация. Внешняя коммуникация — это коммуникация между бизнесом и потребителем, действие происходит за пределами организации. Эти методы могут происходить вербально, невербально или письменно. Часто эти внешние и внутренние формы сопровождаются барьерами, которые могут вызывать конфликты между отправителем и получателем. Барьеры, которые могут влиять на коммуникацию как на внешнюю, так и на внутреннюю, — это язык, межкультурная коммуникация и поведение, а также окружающая среда. ^[2]

Обзор/История

Слово «коммуникация» произошло от латинского слова «Communicare», что означает «воздействовать», «участвовать» или «передавать». Теперь «communicationare» также получено от слова «Communis», которое известно как «делиться». ^[3] Таким образом, коммуникацию можно определить как обмен мыслями и информацией для достижения взаимопонимания относительно значимости субъекта.

Деловая коммуникация направлена ​​в первую очередь на достижение целей/задач и, в случае публичной компании или организации, на увеличение дивидендов акционеров . ^[4]

Тридцать лет назад организационная коммуникация и политика компании все еще использовались на бумаге, которая теперь, в цифровую эпоху, есть компании, которые позволяют обмениваться информацией виртуально. От настольных компьютеров до мобильных устройств, коммуникация и торговля стали цифровыми, поскольку настольные компьютеры становятся пережитком прошлого. ^[5]

Виды делового общения

Внутренний

Внутренняя коммуникация, также известная как коммуникация на рабочем месте или организационная коммуникация, представляет собой обмен информацией внутри организации. От сотрудника к сотруднику или от сотрудника к руководителю цель всей информации — развивать доверие и/или повышать производительность. ^[6]

Организационная коммуникация включает встречи, обмен сообщениями электронной почты или совместную работу над проектами. Установлено, что успех коммуникации внутри отдельных лиц организации подчеркивает успех компании. Для руководителей бизнеса важно понимать роль коммуникации, чтобы мотивировать сотрудников на достижение целей компании. Низкая вовлеченность в организации может стоить мировой экономике триллионы долларов в год. ^[7]

Поскольку информация передается вверх и вниз по иерархии каналов связи, она передается в различных формах: устной, письменной и цифровой внутри команд и компании в целом.

Важность внутренней коммуникации

1. Повышает производительность и удовлетворенность сотрудников; общение между персоналом и руководством, в рамках которого сотрудники чувствуют себя мотивированными высказывать свои идеи и мнения по вопросам, позволяет им чувствовать себя ценными.
2. Способствует поступлению информации; информация передается в нужное время нужным людям, что снижает вероятность информационной перегрузки.
3. Обмен целями и задачами; поддержание потока информации о целях компании позволяет сотрудникам чувствовать себя хорошо информированными и способными предпринять действия по ним. Когда возникает конфликт в отношении определенных целей, то возможность быстро общаться между сотрудниками компании снижает стресс и ускоряет мышление для выполнения задач. ^[8]

Внешний

Внешняя коммуникация — это любая сторона за пределами компании, например, «бизнес-бизнес» или «бизнес-потребитель». Аудиторией могут быть поставщики, клиенты, потенциальные деловые партнеры, ассоциации и средства массовой информации среди прочих. Независимо от того, являются ли сообщения информационными или рекламными, целью внешней коммуникации является обмен информацией о бизнесе и его продуктах или услугах. ^[9]

Коммуникация «бизнес-потребитель», также известная как «прямая-потребитель» , — это когда компания напрямую общается со своими потребителями о деталях продукта или информации о компании. Противоположность — это когда потребитель оставляет отзывы о продукте (или услуге), которые могут определить, как компания могла бы улучшить свой продукт.

Важность внешней коммуникации

• Развитие связей с общественностью; внешняя коммуникация помогает наладить отношения между другими предприятиями.
• Обмен информацией и ее использование; Распространение информации о продуктах и ​​услугах компании помогает привлекать потенциальных потребителей, удерживать существующих потребителей и получать конкурентное преимущество.
• Создание идентичности бренда; последовательные внешние каналы коммуникации помогут вам повысить узнаваемость бренда.
• Оптимизация внешних сетей; внешняя коммуникация помогает компании привлекать больше поставщиков, инвесторов и партнеров.
• Отношения с поставщиками; Поддерживает здоровые отношения с поставщиками. Обмен информацией, планами и требованиями помогает компании иметь стабильные поставки продукции или услуг. ^[10]

Методы делового общения

Эти внутренние и внешние типы деловой коммуникации осуществляются посредством вербальных и невербальных методов общения. ^[11]

Таким образом, деловое общение можно разделить на различные категории, такие как:

Электронная коммуникация

Почти все предприятия нуждаются в использовании технологий для общения внутри и вне организации. ^[12] Они есть;

• Электронные письма
• Текстовые сообщения
• Голосовые и видеозвонки
• Интранет для сотрудников и программное обеспечение для управления персоналом

Неэлектронная коммуникация

Наступит время, когда организациям придется требовать, чтобы документы были не в электронном виде, а представляли бумажные документы. ^[13] Они есть;

• Личные встречи
• Физические копии документов

Письменное общение

Письменные формы общения могут предоставляться в электронном и неэлектронном виде. ^[14] Они есть;

• Письменные электронные письма
• Письма, написанные
• Письменные контракты

Письменные документы экономят время и деньги, фиксируя все, что было сказано, и позволяя избежать любых исков о несправедливом увольнении.

Вербальное общение

Вербальное общение может оставить клиентов или акционеров в замешательстве и неудовлетворенности, если оно плохо передано. При использовании позитивного языка вы, скорее всего, достигнете положительного результата. ^[15] Они;

• Встречи и собеседования при приеме на работу
• Презентации и некоторое обучение
• Разговоры между сотрудниками
• Разговоры между потенциальными партнерами
• Разговоры между внешними сторонами

Препятствия к деловому общению

Существует несколько барьеров, с которыми может столкнуться бизнес при общении с деловыми партнерами. Такие барьеры могут помешать одному человеку получать или понимать сообщения, которые другие используют для передачи информации, идей и мыслей. ^{[16] [17] [18] [19]}

Язык

Язык является важнейшим источником человеческого общения, поскольку без него людям нелегко общаться друг с другом. Люди используют язык, чтобы передавать свои мысли, чувства, мнения, информацию и эмоции другим людям.

Языковые барьеры могут затруднить общение между внутренними и внешними сторонами из-за недопонимания, неэффективности и недоверия. Формами барьеров могут быть культурные различия, психологические различия, диалекты и жаргон. ^[20]

Межкультурная коммуникация и поведение

Межкультурная коммуникация часто используется для описания ряда коммуникационных проблем, которые возникают внутри организации с различным религиозным, социальным, этническим и образовательным бэкграундом. Межкультурная коммуникация становится более сложной, поскольку люди интерпретируют коммуникацию между коллегами на основе прошлого опыта и своего культурного бэкграунда. Если взаимодействуют два человека с разным культурным бэкграундом, скорее всего, будет иметь место межкультурная коммуникация. ^[21]

В разных культурах также существуют разные модели поведения, которые они считают вежливым поведением и негативным поведением. Примером может служить то, что в некоторых культурах считается правильной нормой торговаться о ценах, в то время как в других культурах это может показаться грубым. ^[22]

Среда

Барьерами среды в деловом общении становятся отвлечения, ошибки, недостатки или что-либо вне человека, с которым вы общаетесь. Среди пространства, шума и климата время становится барьером среды, когда организация, ожидающая быстрых результатов, не позволит себе бездельничать со стороны своих сотрудников.

Исследования деловой коммуникации

Высшие учебные заведения предлагают курсы по коммуникации, и многие из них теперь предлагают курсы по деловой коммуникации. Эти курсы учат студентов, как общаться более эффективно. ^{[23] [24]} Посещение этих курсов помогает студентам понять коммуникационные барьеры, с которыми они могут столкнуться при общении с другими. Предполагается, что 93% работодателей считают, что четкие коммуникативные навыки важнее, чем фактическая основная область обучения студентов. ^[25] Коммуникационная компетентность — это способность, которая востребована работодателями и часто приводит к профессиональному успеху. ^[26]

Организации

• Основанная в 1936 году Шанкаром Ассоциация деловой коммуникации (ABC) ^[27] первоначально называлась Ассоциацией преподавателей колледжей делового письма. Это «международная междисциплинарная организация, занимающаяся развитием исследований, образования и практики деловой коммуникации».
• Общество профессиональных коммуникаций IEEE (PCS) [1] занимается пониманием и продвижением эффективной коммуникации в инженерной, научной и других средах, включая деловую среду. Академический журнал PCS ^[28] является одним из ведущих журналов в области коммуникации в Европе. Читателями журнала являются инженеры, писатели, информационные дизайнеры, менеджеры и другие специалисты, работающие в качестве ученых, преподавателей и практиков, которые разделяют интерес к эффективной коммуникации технической и деловой информации.
• Общество технической коммуникации — профессиональная ассоциация, занимающаяся развитием теории и практики технической коммуникации. С более чем 6000 членами в области технической коммуникации, это крупнейшая организация такого типа в Северной Америке.
• Международные стандарты деловой коммуникации представляют собой практические предложения по концептуальному и визуальному оформлению понятных отчетов и презентаций.

Смотрите также

• Стратегический разговор

Ссылки

1. Сержи, Лорен (2016). «Деловое общение». search.credoreference.com . Получено 2024-10-23 .
2. Сержи, Лорен (2016). «Деловое общение». search.credoreference.com . Получено 2024-10-23 .
3. "communicationator, communicationatoris [м.] C - Онлайн-словарь Latin is Simple". www.latin-is-simple.com . Получено 24.10.2024 .
4. Райнш, Л. (1991-09-01). «Редакционная статья: Что такое деловая коммуникация?». Журнал деловой коммуникации . 28 (4): 305–310. doi :10.1177/002194369102800401. ISSN  0021-9436.
5. "Эволюция деловой коммуникации в цифровую эпоху". Beekeeper . 2022-09-07 . Получено 2024-10-24 .
6. Арсенас, Джессика (19.04.2024). «Как: эффективное общение на рабочем месте». Zenkit . Получено 24.10.2024 .
7. "Эволюция деловой коммуникации | Глобальный кампус колледжа Гильберта". online.hilbert.edu . Получено 24.10.2024 .
8. «Почему внутренняя коммуникация важна для вашего бизнеса?». LumApps . Получено 24.10.2024 .
9. "Эволюция деловой коммуникации | Глобальный кампус колледжа Гильберта". online.hilbert.edu . Получено 24.10.2024 .
10. "Внешние коммуникации". Simpplr . Получено 2024-10-24 .
11. Конрад, Дэвид; Ньюберри, Роберт (январь 2012 г.). «Определение и обучение важным навыкам делового общения для выпускников бизнес-образования». Журнал образования для бизнеса . 87 (2): 112–120. doi :10.1080/08832323.2011.576280. ISSN  0883-2323.
12. "Методы делового общения". BrightHR . Получено 2024-10-24 .
13. "Методы делового общения". BrightHR . Получено 2024-10-24 .
14. "Методы делового общения". BrightHR . Получено 2024-10-24 .
15. "Методы делового общения". BrightHR . Получено 2024-10-24 .
16. "Деловое общение", Википедия , 2024-09-11 , получено 2024-10-24
17. Нел, Кэтрин; Говендер, Сарасвати (16.11.2020). «Проблемы, связанные с деловыми коммуникациями на английском языке по электронной почте в южноафриканской организации среднего размера во время 4-й промышленной революции (4IR)». International Review of Psychiatry . 32 (7–8): 651–658. doi :10.1080/09540261.2020.1813693. ISSN  0954-0261. PMID  33047986.
18. Лу, Чэнь; Фань, Вэйвэй (май 2015 г.). «Кросс-культурные проблемы и практика международной деловой коммуникации: с антропологической точки зрения». The Anthropologist . 22 (1): 15–24. doi :10.1080/09720073.2015.11891852. ISSN  0972-0073.
19. Хеллмундт, Сьюзен; Рифкин, Уилл; Фокс, Кристин (октябрь 1998 г.). «Улучшение межкультурной коммуникации среди студентов, изучающих деловую коммуникацию». Исследования и разработки в области высшего образования . 17 (3): 333–344. doi :10.1080/0729436980170306. ISSN  0729-4360.
20. "PDF Editor - Главная | Lumin". www.luminpdf.com . Получено 2024-10-24 .
21. "PDF Editor - Главная | Lumin". www.luminpdf.com . Получено 2024-10-24 .
22. «Культурные барьеры для эффективной коммуникации в бизнесе | SIMON & SIMON». www.simonandsimon.co.uk . Получено 24.10.2024 .
23. Блевитт, Джоан М.; Парсонс, Эми; Шейн, Джордана MY (17.11.2018). «Обучение служению как высокоэффективный метод: интеграция навыков делового общения для пользы других». Журнал образования для бизнеса . 93 (8): 412–419. doi :10.1080/08832323.2018.1498315. ISSN  0883-2323. S2CID  69620784.
24. Халберт, Джек Э. (1982-02-01). «Правописание: фундаментальный навык эффективного делового общения». Журнал делового образования . 57 (5): 185–187. doi :10.1080/00219444.1982.10534793 (неактивен 1 ноября 2024 г.). ISSN  0021-9444.{{cite journal}}: CS1 maint: DOI неактивен по состоянию на ноябрь 2024 г. ( ссылка )
25. Морреале, Шервин П.; Валенцано, Джозеф М.; Бауэр, Джанесса А. (2017-10-02). «Почему важно коммуникационное образование: третье исследование центральности содержания и педагогики дисциплины». Коммуникационное образование . 66 (4): 402–422. doi :10.1080/03634523.2016.1265136. ISSN  0363-4523. S2CID  151372877.
26. Браун, Лори А. (18 августа 2015 г.). «Модель оценки курса и 10 шагов по повышению ценности курса: курс делового общения». Журнал образования для бизнеса . 90 (6): 340–346. doi :10.1080/08832323.2015.1058738. ISSN  0883-2323. S2CID  56654181.
27. "In the News". Ассоциация деловой коммуникации . Архивировано из оригинала 2007-08-12 . Получено 2007-09-11 .
28. "IEEE Transactions on Professional Communication". Архивировано из оригинала 2010-09-22 . Получено 2008-03-10 .