Управление контрактами или администрирование контрактов — это управление контрактами, заключенными с клиентами, поставщиками , партнерами или сотрудниками. Управление контрактами включает в себя переговоры по условиям контрактов и обеспечение соблюдения условий, а также документирование и согласование любых изменений или поправок, которые могут возникнуть в ходе его реализации или исполнения. Его можно обобщить как процесс систематического и эффективного управления созданием, исполнением и анализом контрактов с целью максимизации финансовых и операционных показателей и минимизации риска. [1]
Обычные коммерческие контракты включают заказы на закупку , счета-фактуры на продажу , контракты на коммунальные услуги , письма-обязательства для назначения консультантов и специалистов и строительные контракты. Сложные контракты часто необходимы для строительных проектов, товаров или услуг, которые строго регулируются , товаров или услуг с подробными техническими спецификациями, соглашений об интеллектуальной собственности (ИС), аутсорсинга и международной торговли . Большинство крупных контрактов требуют эффективного использования программного обеспечения для управления контрактами , чтобы помочь администрированию между несколькими сторонами.
Исследование, опубликованное в 2007 году, показало, что для «42% предприятий... основным фактором улучшения управления контрактами [было] давление с целью лучшей оценки и снижения рисков» и, кроме того, «почти 65% предприятий сообщают, что управление жизненным циклом контрактов (CLM) снизило подверженность финансовым и юридическим рискам» [2] .
Контракт — это письменное или устное юридически обязывающее соглашение между сторонами, указанными в соглашении, о выполнении положений и условий, изложенных в соглашении. Предварительным условием для исполнения контракта, среди прочего, является условие, что стороны контракта принимают условия заявленного контракта. Исторически это чаще всего достигалось посредством подписи или исполнения, но во многих юрисдикциях — особенно с развитием электронной коммерции — формы принятия расширились и включают различные формы электронной подписи. [3]
Договоры могут быть разных типов, например, договоры купли-продажи (включая договоры аренды ), договоры купли-продажи, соглашения о партнерстве , торговые соглашения и соглашения об интеллектуальной собственности .
Стандартная бизнес-модель управления контрактами, применяемая многими организациями в Соединенных Штатах , [ необходима ссылка ] обычно охватывает следующие бизнес-дисциплины:
Управление контрактами можно разделить на три этапа: [5]
На этапе после присуждения или «нисходящей» фазы [6] некоторые организации имеют команду по управлению контрактами, другие могут потребовать, чтобы операционные менеджеры включали управление контрактами в свою роль. [7] Институт дипломированных специалистов по закупкам и поставкам (CIPS) предполагает, что требование к выделенному управлению контрактами зависит от стоимости контракта, его продолжительности, сложности услуг и уровня риска, хотя на начальных этапах контракта оценка риска и реализация основных процессов управления контрактами могут быть подходящими задачами для выделенного менеджера по контрактам. [7] CIPS также отмечает, что в некоторых случаях команда по закупкам может играть расширенную роль в поддержании управления контрактами. Заключение контрактов на услуги может быть более сложным, чем контракты только на поставку, и поэтому требует более тщательного управления. [7]
Могут быть случаи на этапе после присуждения контракта, когда то, что согласовано в контракте, необходимо будет изменить позже. Ряд баз может быть использован для поддержки последующего изменения, так что весь контракт останется подлежащим исполнению в соответствии с новым соглашением.
Изменение может быть основано на:
На этапе после заключения контракта важно убедиться, что условия и положения контракта выполнены, но также важно более внимательно рассмотреть такие пункты, как неучтенные обязательства, заниженный доход или переплаты. Если эти пункты упущены, маржа может пострадать. Аудит соответствия контракта часто начинается с обзора возможностей для выявления областей с наивысшим риском. Было показано, что наличие специальной программы соответствия контракту (и/или управления) приводит к типичному восстановлению в размере 2–4%, а иногда и до 20%. [8]
Текущее мышление об управлении контрактами в сложных отношениях смещается от «управления» соответствием к перспективе « управления », с акцентом на создание структуры управления, в которой стороны имеют личную заинтересованность в управлении тем, что часто является весьма сложными договорными соглашениями, более совместным, согласованным, гибким и надежным способом. В 1979 году лауреат Нобелевской премии Оливер Уильямсон написал, что структура управления — это «рамки, в которых решается целостность транзакции». Он также добавил, что «поскольку контракты разнообразны и сложны, структуры управления различаются в зависимости от характера транзакции». [9]
Структура совместного управления состоит из четырех компонентов: [10]
Другое измерение управления контрактами касается взаимодействия между контрактами и доверием. В частности, ученые-менеджеры обсуждали природу взаимосвязи между контрактом и развитием доверия. [11] С одной стороны, некоторые утверждали, что контракты и доверие заменяют друг друга; то есть использование одного механизма уменьшает преимущества другого. [12] [13] С другой стороны, другие предполагают, что контракт и доверие дополняют друг друга; то есть использование одного увеличивает преимущества использования другого механизма. [14] [15]
В 2008 году Международная ассоциация по управлению контрактами и коммерцией (IACCM, теперь World Commerce & Contracting ) начала проект, направленный на уточнение роли менеджера по контрактам, который с тех пор обновлялся несколько раз. Эта работа выявила, что среди самих менеджеров по контрактам существует «широко распространенное мнение, что название (и его варианты, такие как коммерческий менеджер) скрывает огромные различия в должностных обязанностях, статусе и обязанностях». Однако исследование IACCM обнаружило признаки того, что «основные обязанности менеджеров по контрактам (и, как следствие , отделов управления контрактами) очень похожи» и применяются к целому ряду задач от подготовки заявок и переговоров по контрактам до роли «посредника» между сотрудниками организации и ее клиентами, а также соответствия и обеспечения закрытия, продления или возобновления контракта в его конечной точке. [16]
Ученые в области бизнеса и управления обратили внимание на роль контрактов в управлении отношениями между отдельными лицами или между организациями. В частности, контракты работают как инструменты контроля и координации. [17] С одной стороны, контракты могут смягчить риски эксплуатации или незаконного присвоения со стороны оппортунистического партнера. С другой стороны, контракты могут способствовать развитию коммуникации и обмена информацией между сторонами.
В государственном секторе Великобритании Комитет по государственным счетам Палаты общин в 2009 году выразил обеспокоенность в отношении ресурсов и обучения в отношении управления контрактами. Комитет сообщил, что
Ни один коммерческий директор/руководитель отдела закупок не оценил уровень ресурсов, выделенных на управление их основными контрактами, как «хороший», а 22% менеджеров по контрактам посчитали, что у них нет времени для качественного выполнения своих обязанностей. Большинство менеджеров по контрактам прошли соответствующее обучение, хотя 60% организаций не предоставляли структурированную программу обучения для своих сотрудников. [18]
Стандарты управления контрактами были опубликованы в 2014 году Королевской коммерческой службой и периодически обновлялись. [19] Эти стандарты были разработаны в результате «Межправительственного обзора крупных контрактов» 2013 года, [20] проведенного по заказу Кабинета министров для оценки управления крупными контрактами, заключенными компаниями G4S и Serco , [21] и возглавляемого Биллом Кротерсом, главным должностным лицом правительства по закупкам . Подчеркнув предыдущие недостатки, к сентябрю 2014 года Национальное аудиторское управление Великобритании (NAO) посчитало, что правительство «начинает улучшать управление своими контрактами», но еще предстоит проделать важную работу по улучшению. [22] В декабре 2016 года NAO повторно опубликовало структуру надлежащей практики управления контрактами, которая была впервые опубликована в 2008 году [21] с помощью Управления государственной торговли , тогда входившего в состав Казначейства Ее Величества. Основываясь на отзывах практиков, NAO «считало», что эта структура является «одним из лучших справочников по основным задачам, необходимым для хорошего управления контрактами» [23] .
Джон Мандзони , тогдашний генеральный директор государственной службы Великобритании, отметил в 2019 году, что некоторые сотрудники идентифицируют себя как «менеджеры по контрактам», в то время как другие сотрудники выполняют функцию управления контрактами в контексте более широкой роли. [24] По состоянию на апрель 2021 года [обновлять]правительство Великобритании внедрило «Программу развития возможностей управления контрактами», направленную на развитие навыков государственных служащих, участвующих в ролях управления контрактами в любой из этих должностей. [25]
В Соединенных Штатах Национальная ассоциация по управлению контрактами и Национальная ассоциация государственных подрядчиков предлагают сертификацию навыков, необходимых для управления государственными контрактами. [26]