Жизненный цикл записей

Жизненный цикл записей состоит из трех этапов: создание, ведение и уничтожение записи. ^[1]

Жизненный цикл записей в управлении записями относится к следующим этапам «жизненного цикла» записей: от их создания до сохранения (в архивах) или утилизации. Хотя существуют различные модели жизненного цикла записей, все они включают создание или получение, использование и утилизацию. ^[2]

Обзор

Фаза управления записями жизненного цикла записей состоит из:

1. создание
2. классификация
3. обслуживание
4. расположение

Создание происходит во время получения информации в форме записей. Записи или их информация классифицируются в некоторой логической системе. По мере использования записи требуют обслуживания. Распоряжение включает уничтожение или передачу в архив для будущего использования.

Затем следует вторая, архивная фаза, состоящая из:

1. отбор или приобретение записей архивом
2. описание записей в инвентарных описях, справочниках и т.п.
3. сохранение записей или, возможно, информации в записях
4. Исследователи и ученые могут продолжать ссылаться на информацию, содержащуюся в записях, и использовать ее.

Континуальная модель

В 1930-х годах Эмметт Лихи из Национального архива США сыграл центральную роль в разработке программы по определению жизненного цикла записей от создания и использования до окончательного уничтожения или архивирования. ^[3] Ричард Бернер из Вашингтонского университета предложил единую цель управления записями и архивирования: «ответственное использование и администрирование записей, приводящее либо к санкционированному уничтожению, либо к архивному сохранению и администрированию». ^[4]

Профессии управления записями и архивы, хотя и различны, безусловно, работают над одной и той же целью: эффективное управление записанной информацией на всех этапах континуума, от создания до утилизации. Эффективное управление записанной информацией (то, что Бернер называет «ответственным использованием и администрированием записей») требует постоянного кооперативного взаимодействия между менеджером по записям и архивистом для того, чтобы:

• обеспечить создание правильных записей, содержащих правильную информацию, в правильном формате;
• организовать записи и проанализировать их содержание и значимость для обеспечения их доступности;
• незамедлительно предоставлять их тем (администраторам и исследователям), кто имеет право и обязан их видеть;
• систематически уничтожать записи, которые больше не нужны; и
• защищать и сохранять информацию так долго, как это может понадобиться (при необходимости — навсегда).

Важный вклад внес Фрэнк Апворд и его разработка модели континуума записей .

Смотрите также

• Управление жизненным циклом информации
• Срок хранения

Ссылки

1. FEA (2005). Профиль управления записями FEA, версия 1.0. 15 декабря 2005 г.
2. Пирс-Мозес, Ричард (2005). Глоссарий терминологии архивов и записей . Чикаго, Иллинойс: Общество американских архивистов. стр. 232. ISBN 1-931666-14-8.
3. Эмметт Дж. Лихи (1910-1964), Премия Эмметта Лихи , получено 17 ноября 2020 г.
4. Бернер, Р. (1983). Архивная теория и практика в Соединенных Штатах: исторический анализ . Сиэтл и Лондон.{{cite book}}: CS1 maint: отсутствует местоположение издателя ( ссылка )

Дальнейшее чтение

• Атертон, Дж. (1985). «От жизненного цикла к континууму. Некоторые мысли о взаимосвязи управления записями и архивов». Archivaria . 21 : 43–51.
• Бернер, Р. (1983). Архивная теория и практика в Соединенных Штатах: исторический анализ . Сиэтл и Лондон.{{cite book}}: CS1 maint: location missing publisher (link)