Приглашение к участию в тендере ( ITT , иначе известное как объявление о торгах [1] или запрос на участие в тендерах) представляет собой формальную, структурированную процедуру для создания конкурирующих предложений от различных потенциальных поставщиков или подрядчиков, стремящихся получить награду за деловую активность в работах, контракты на поставку или обслуживание , часто с компаниями, которые ранее были оценены на предмет пригодности с помощью анкеты поставщика (SQ) или анкеты предварительной квалификации (PQQ).
Термин «уведомление о приглашении на тендер» (NIT) часто используется при закупках в Индии. [2] Учреждения Европейского Союза часто используют термин «приглашения» в отношении тендерных процедур, охватывая как «приглашения к участию в тендерах», так и «призывы к выражению заинтересованности в заключении контрактов на поставку, обслуживание и выполнение работ». [3]
ITT отличается от запроса котировок (RFQ) или запроса предложений (RFP), и в этом случае другие причины ( используемая технология , качество) могут вызвать или позволить выбрать второе лучшее предложение. RFP — это запрос цены от поставщика, но покупатель также ожидает предложений и идей о том, как следует выполнять работу по проекту. Таким образом, запросы предложений ориентированы не только на ценообразование/ затраты , они влекут за собой определенные консультации с подрядчиком или поставщиком . Ближайшим эквивалентом ITT в основном частном секторе является RFP, который, поскольку в нем не задействованы государственные деньги, обычно имеет менее жесткую структуру.
Словари объясняют, что этимология происходит от старофранцузского «tenre» , что означает «предлагать». [6]
Типичный шаблон приглашения к участию в тендере в любом проекте состоит из следующих разделов: [7]
Варианты могут быть запрошены в приглашении к участию в тендере и приняты для оценки наряду с полностью соответствующими тендерами. Варианты позволяют поставщикам предлагать предложения, которые несущественным образом отличаются от запрошенных поставок или услуг. Приглашения, в которых указывается, что варианты будут приняты, могут отражать неуверенность покупателей в том, как лучше всего удовлетворить их потребности, даже после предтендерных консультаций с поставщиками. Европейская комиссия предположила, что запрос вариантов — это один из способов попросить поставщиков предложить более социально ответственные решения для удовлетворения общественных потребностей. [8]
Организации государственного сектора во многих странах по закону обязаны объявлять тендеры на работы и услуги. В большинстве случаев они указаны на их веб-сайтах и в традиционных печатных СМИ. Электронные системы закупок и торгов или электронные закупки также становятся все более распространенными. Европейский Союз заявляет, что с использованием его системы Tenders Electronic Daily (TED) ежегодно объявляется 235 000 тендерных заявок , в том числе из стран Европейской экономической зоны и за ее пределами. [9] Организации государственного сектора в Соединенном Королевстве используют эту систему, но с 23:00 31 декабря 2020 года, в конце переходного периода Брексита , начала использоваться новая служба электронного уведомления под названием «Найти тендер» (FTS). размещать и просматривать объявления о государственных закупках. [10] Соответствующие новые возможности закупок, запущенные после 23:00 31 декабря 2020 года, должны быть опубликованы на этом веб-сайте. [11]
Ряд компаний предоставляют услуги оповещения о подписке, которые отправляют подписчику уведомления о соответствующей тендерной документации.
Ряд частных организаций также помогают бизнесу узнавать об этих тендерах. Стоимость может варьироваться от нескольких фунтов в неделю до нескольких сотен.
Из-за специального языка и иногда сложных для понимания процедур существует несколько консалтинговых организаций, которые предлагают компаниям обучение составлению тендерных заявок или берут на себя составление тендерных заявок для них. [ нужна цитата ]
ITT могут распространяться среди потенциальных участников торгов через тендерную службу, что позволяет предприятиям получать и искать текущие тендеры из ряда государственных и частных источников. Эти оповещения чаще всего отправляются ежедневно и могут быть отфильтрованы по географическому региону или сектору бизнеса. [ нужна цитата ] Некоторые тендерные службы по-своему очень четко разделяют типы деловых возможностей по кодам CPV ( Общий словарь закупок ). [12] Это позволяет предприятию находить ITT, специфичные для того, что оно может поставлять. [ нужна цитата ]
ITT обычно представляет собой открытое приглашение поставщикам ответить на определенную потребность, а не запрос, направляемый избранным потенциальным поставщикам. ITT часто запрашивает информацию, дополняющую другую информацию, полученную ранее в ответах на запрос информации (RFI). Обычно это не только охватывает требования к продуктам и услугам, но также запрашивает информацию о пригодности бизнеса. [13] Анкета поставщика или анкета предварительной квалификации могут использоваться для последовательного получения информации о пригодности от поставщиков.
Обычно ожидается, что ITT будет соответствовать некоторой юридически стандартизированной структуре, предназначенной для обеспечения беспристрастности , [ нужна ссылка ] , и победитель тендера имеет право взять на себя ответственность за формальности документации по поставке контракта и оплатить любые расходы по участию в тендерном предложении для официальной регистрации. [ нужна цитата ]
Анкеты для поставщиков или анкеты для предварительной квалификации (PQQ) гарантируют, что всем потенциальным поставщикам запрашивается одна и та же информация при оценке их пригодности для участия в тендерах или для оценки их тендеров. Некоторые организации выпускают стандартную анкету для предварительной квалификации, например, правительство Великобритании разработало стандартные основные вопросы PQQ, которые несколько раз пересматривались и «обязательны для использования» во всем правительстве, а также установило, что PQQ не должны использоваться центральным правительством. закупочным органам при закупке товаров или услуг на сумму ниже пороговых значений , установленных европейским и британским законодательством о закупках. [14]
Тендерный ящик — это почтовый ящик, используемый для получения физической тендерной или тендерной документации или ее цифрового эквивалента. [15] При объявлении тендера или предложения номер тендера или предложения обычно указывается в качестве ссылочного номера для ящика для тендера. Тендерная коробка будет открыта для заинтересованных сторон, чтобы они могли подать свои предложения на протяжении всего периода торгов или тендера. После даты закрытия ящик для тендерной заявки закрывается и опечатывается, и его может открыть только тендерная комиссия или комиссия по оценке заявок, либо член отдела закупок при наличии двух свидетелей.
Несмотря на то, что тендерная коробка применяется не во всех странах мира, процедура остается прежней. В тендерах предусмотрен период торгов, в течение которого можно подготовиться и подать заявку. Исследования показали, что продолжительность этого периода может повлиять на количество заявок и, как следствие, на конкуренцию среди рендереров [16].
В системе открытых торгов или тендеров может использоваться система двойных конвертов. Система двойных конвертов отделяет техническое предложение (основанное на техническом задании и предназначенное для него ) от предложения по финансированию или стоимости в форме двух отдельных и запечатанных конвертов. Во время оценки тендера сначала будет открыто и оценено техническое предложение, а затем предложение о финансировании. Целью этой системы является обеспечение справедливой оценки предложения. Техническое предложение будет оцениваться исключительно по его техническим достоинствам и его способности удовлетворить требования, изложенные в Приглашении, без чрезмерного искажения финансовым предложением.
Зарегистрированные подрядчики могут быть обязаны предоставить залог на оговоренную сумму в качестве залога или залога, который будет корректироваться в зависимости от выполненной работы, обычно в форме банковской гарантии или поручительства .
Дата действия тендера — это дата, до которой участник тендера обязуется держать свои цены (и другие детали тендера) открытыми для принятия (или иного) клиентом. Такая дата обычно указывается в форме тендера [17] либо как конкретная дата, либо как окончание определенного периода с другой ключевой даты тендера. Например, при проведении тендера на оборудование для спортивных залов в 2013 году Совет Западного Данбартоншира потребовал от участников тендера принять следующее: «Ваше тендерное предложение должно оставаться открытым для принятия в течение девяноста (90) дней с даты возврата тендерных заявок, указанной выше, или любой последующей даты, о которой вы будете уведомлены. нами. Ваша заявка может быть принята нами в любое время в течение этого периода».
Послетендерные переговоры включают переговоры между потенциальным покупателем и продавцом после подачи предложения продавца. Начальный этап может включать в себя разъяснение тендера, которое призвано устранить любые неопределенности или противоречивые элементы предложения, прежде чем перейти к настоящей фазе « переговоров ».
Сертифицированный институт закупок и поставок считает, что «при условии, что они проводятся профессионально и этично , ... переговоры после тендера являются подходящим процессом, обеспечивающим соотношение цены и качества . [18]
Другие типы предложений и используемых терминов включают:
Тендерный тендер «Выражение заинтересованности» (ВЗ) предназначен для информирования участников тендера о контексте проекта, характере предлагаемого назначения и требованиях к подаче заявок. Целью процесса ВЗ является составление короткого списка кандидатов, которые могут подходить для этого назначения.
Выражение заинтересованности (EOI) — это документ, который владелец может выдать до публикации запроса предложения или запроса предложений. [...] ВЗ [...] будет запрашивать основную информацию о разработчике проекта, запрашивать комментарии по запрошенным функциям проекта и запрашивать ВЗ для проекта у практиков.