В контексте библиотек и архивов инвентаризация означает подробный список или запись предметов, материалов или ресурсов, хранящихся в коллекции.
Он помогает документировать и организовывать содержимое, облегчая сотрудникам управление, поиск и отслеживание элементов. Инвентарь обычно включает в себя такую информацию, как названия, авторы, даты публикации, номера шифров и другие соответствующие сведения о каждом элементе в коллекции. Это единственный метод, который библиотеки и архивы используют для определения того, нуждаются ли некоторые элементы в их коллекции в мероприятиях по сохранению или консервации. Современная инвентаризация может включать проверку элемента за элементом с помощью сканера штрих-кодов и ноутбука с целью корректировки библиографических и элементарных записей в их базах данных и базах данных WorldCat OCLC . [ 1] Использование ноутбука и портативного считывателя штрих-кодов «уменьшит человеческие ошибки и несоответствия, одновременно помогая поддерживать концентрацию и энтузиазм персонала в отношении проекта». [2]
Печатные материалы в цифровую эпоху, хотя и значительно уменьшились в размере по сравнению с электронными материалами, по-прежнему являются ценными компонентами библиотечного фонда. Повышение доступности печатных материалов и снижение разочарования пользователей делают процесс инвентаризации эффективным инструментом для повышения качества библиотечного обслуживания. «Когда пользователи библиотеки не могут найти материалы в ожидаемых местах, они теряют доверие к библиотечному каталогу, а также к самой библиотеке». [3] Отсутствующие или неправильно маркированные книги оказывают прямое влияние на качество библиотечных услуг. Поддержание стеллажей посредством инвентаризации и чтения полок может сократить потери времени персонала на поиск отсутствующих или неправильно маркированных предметов.
В библиотеках тысячи книг; в крупных академических библиотеках могут быть миллионы книг. [4] Проведение ежегодной (или менее частой) физической инвентаризации с возложением рук на каждый отдельный предмет может быть непрактичным по нескольким причинам. Это может быть финансово нецелесообразно, требуемые сотрудники могут не иметь дополнительного времени для такой инвентаризации, и библиотека не получает никаких финансовых вознаграждений за проведение инвентаризации. Обнаруженные проблемы (книги, требующие повторного выкупа, переплета, ремонта или оцифровки) могут потребовать дорогостоящих и трудоемких решений. Из-за этих ограничений инвентаризация может не проводиться десятилетиями, если вообще проводиться, в крупных академических учреждениях. Напротив, полная инвентаризация часто является обычной частью работы специалиста по медиа в школьной библиотеке в учреждениях K-12 , где инвентаризация может быть юридическим требованием, которое показывает, что библиотеки несут ответственность за деньги, потраченные ими в течение года. [5] Проверку на предмет утерянных книг и материалов можно также сравнить с аудитом . [6]
Однако существуют альтернативные варианты проведения полной инвентаризации, такие как проведение выборочной инвентаризации. Выборочная инвентаризация может проводиться по обстоятельствам или путем прогнозирования данных. Физическое пространство в библиотеках — это премия. Инвентаризация мини-коллекций перед их перемещением на новое место предоставляет библиотеке возможность провести проект выборочной инвентаризации. Альтернативой проектам выборочной инвентаризации по возможности является утверждение Коля (1982) о том, что статистика обращения, статистика поиска книг и статистика МБК могут быть полезными инструментами для определения областей в качестве возможных областей выборочной инвентаризации. Он пишет: «области, нуждающиеся в инвентаризации, могут быть определены с помощью прогнозных данных». [3] После того, как будут установлены цели точности и методы измерения, «критерии необходимо количественно оценить. Общая мера точности инвентаризации должна поддерживаться в качестве ключевого показателя эффективности управления». [7]
Хотя сбор новых материалов рассматривается как основная задача библиотеки, поддержание состояния библиотечных фондов, которое включает в себя менее удовлетворительные виды деятельности, такие как прополка , ремонт книг , перемещение и подсчет того, что, по мнению библиотеки, находится у нее на полках, также является важной частью миссии библиотеки по обеспечению доступа к книгам как нынешним посетителям, так и тем людям, которые будут пользоваться библиотекой в будущем.
Каждый раз, когда проводится инвентаризация, выявляются и решаются проблемы физического состояния коллекции и библиографического представления. «Это позволяет укрепить целостность OPAC, [делая] его более эффективным ресурсом для пользователей». [8] Улучшенная доступность коллекций для пользователей оказывает огромное влияние на обслуживание клиентов и на то, как воспринимается библиотека. В процессе инвентаризации «сотрудники библиотеки получают знания о коллекции и [лучше] могут обеспечить более качественное обслуживание клиентов». [9] Посетители выигрывают от уверенности, которую сотрудники библиотеки приобретают в своих коллекциях и в своих навыках по развитию коллекций. Инвентаризации помогают гарантировать, что коллекции, перечисленные в онлайн-каталогах публичного доступа и в средствах поиска , не лишены целостности. Школьные библиотеки также используют инвентаризацию для оценки коллекции (количество, возраст и соотношение:ученик) по сравнению с контрольными показателями аккредитующих учреждений, а также для проверки каждого ресурса и определения его будущего в коллекции на основе возраста, релевантности, валюты и состояния, что может включать ремонт, замену, утилизацию или чистку, чтобы гарантировать, что привлекательные, современные ресурсы доступны для посетителей. [10] Инвентаризация также может выявить аномалии в каталоге и предоставить возможность исправить записи каталога и маркировку товаров. Это также время, когда полки могут быть переставлены, чтобы минимизировать переполненность и предотвратить повреждение.
Выборка — это компромиссная мера, которая может быть важным инструментом управления. [11] Случайная выборка библиотечных коллекций может дать быструю и четкую оценку коллекции — присутствуют ли книги и находятся ли эти книги в хорошем физическом состоянии. В 1982 году библиотеки Калифорнийского государственного университета предложили процедуры инвентаризации, чтобы гарантировать, что 19 коллекций кампуса находятся в безопасности и целости. Они признали, что полная регулярная инвентаризация слишком дорога, и решили, что лучшим методом оценки потери книг будет использование выборки. Каждые три года должна была браться выборка из определенного количества единиц в каждой буквенной классификации Библиотеки Конгресса . Если бы показатели потерь составляли более 1% в течение двух лет подряд, это означало бы, что необходима полная инвентаризация. [12]
«Случайная выборка коллекции служит индикатором для остальной части коллекции. Если все предметы учитываются в случайной выборке, то можно предположить, что записи остальной части коллекции столь же надежны. Однако полная инвентаризация дает учреждению знание того, что вся коллекция может быть учтена; случайная выборка используется для проверки согласованности записей коллекций». [13]
Во-первых, необходимо определить, будет ли вся коллекция, включая стеки, справочные и специальные коллекции, взята на анализ или будет проанализирована только определенная область. В Университете Иллинойса их книжные стеллажи включали правительственные публикации и Азиатскую библиотеку, но эти специальные фонды не были включены в их исследование. Непереплетенные предметы также могут быть исключены. [14]
Далее Библиотеке необходимо определиться с размером выборки. Больше точек данных, конечно, приводит к более точным данным о коллекции. При выборке возможны два типа ошибок: допуск и уверенность. Допуск — это неточный процент, максимальное отклонение от номинального значения ошибки, например, вопрос опроса может быть точным для 85–95 % населения, его также можно указать как 90 % ± 5; в этом случае допуск равен пяти. Уверенность — это вторая ошибка, измеряющая уверенность в истинном ответе в пределах, указанных в допуске. Если есть 90-процентная уверенность, прогнозируется, что если исследование выборки повторить десять раз с использованием разных образцов, но с тем же допуском, то результаты будут точными для девяти из десяти исследований. [15]
В таблице ниже для допуска ±5% размеры выборки для коллекции из более чем 50 000 книг составят 381 единицу для 95% уверенности и 648 единиц для 99% уверенности. Чтобы достичь более низкого допуска ±1%, пришлось бы сделать выборку из тысяч книг, что может растянуть ресурсы, доступные даже для выборочного инвентаря. Обследование от 270 до 655 томов гораздо более разумно для сотрудников библиотеки среднего размера.
Альтернативой подсчету сотен книг в данной случайной выборке является подсчет до тех пор, пока вы не узнаете, есть ли у вас проблема или нет. Мемориальная библиотека Прескотта в Луизианском технологическом институте использовала последовательный анализ в конце 1980-х годов при работе над автоматизацией коллекций. [16]
Случайный выбор книг может осуществляться несколькими способами. Если в дополнение к физическому состоянию предметов библиотека также хочет знать, отсутствуют ли предметы на полках, случайные выборки должны быть созданы из интегрированной библиотечной системы (ILS) библиотеки. Если библиотекари просто обращаются к коллекции в целях сохранения, они могут легко подсчитать диапазоны, столбцы, полки и книги [17] и использовать Microsoft Excel или другое программное обеспечение для электронных таблиц для создания случайных выборок . Неправильное размещение книг на полках имеет сопутствующие расходы — в удовлетворенности посетителей услугами библиотеки и во времени персонала, пытающегося найти пропавшие книги. [18] Возможно, стоит потратить дополнительное время на то, чтобы выяснить, как извлечь случайные предметы из ILS вашей библиотеки, чтобы завершить выборку.
Когда библиотекари берут в руки отдельные книги из своей выборки, на что они обращают внимание? Они должны проверить обложку книги на предмет обесцвечивания, отслоения, повреждения. Затем они должны открыть книгу и посмотреть на страницы текста — они желтеют, ломкие? Архивный маркер может использоваться для определения кислотности книги. Каков переплет? Целы ли страницы? Эти данные можно записать в электронную таблицу для использования в дальнейшем анализе всей выборки. Укажите номер экземпляра, место публикации, место производства, дату публикации, размеры (высота корешка, ширина обложки, глубина от задней до передней обложки, количество места на полке вокруг экземпляра по горизонтали и вертикали); опишите стиль футляра, крепление листов и состояние переплета, крепление текста, кислотность, прочность бумаги и контрастность текста; перечислите поврежденные страницы и опишите тип и состояние вложения; запишите любые дополнительные заметки, которые будут полезны для будущих ссылок и анализа. [19]
Расходы на выборку 384 случайных предметов в Университете Иллинойса в Урбане-Шампейне в 1987 году составили менее 5000 долларов. Библиотека Университета Иллинойса в Урбане-Шампейне наняла одиннадцать аспирантов из школы библиотечных и информационных наук, которые прошли обучение и руководство. Каждый инспектор собрал сорок образцов, 90% опросов были завершены в первый день за 5,5 часов опроса. [17]
Информацию из образцов можно легко записать в Excel или другую программу электронных таблиц, где можно выполнить простой анализ. В целях сохранения библиотекари хотят знать состояние своих коллекций: какой процент книг кислые? Какой процент коллекции поврежден? Происходит ли больше повреждений на тесных полках? Нужно ли библиотеке беспокоиться о книгах, напечатанных в Восточной Европе? И т. д. После определения проблем, вызывающих наибольшую озабоченность в коллекции, следует рассмотреть меры по сохранению. Что необходимо сделать как можно скорее, чтобы сохранить коллекцию? Какие решения можно отложить на некоторое время? Есть ли у библиотеки план сохранения в ее политике управления коллекцией? Есть ли бюджет на поддержание коллекций? Что можно экстраполировать из данных о том, что может произойти с коллекцией через десять-двадцать лет?
Используя результаты оценки библиотечных фондов, бюджетные запросы могут быть обоснованы данными. Библиотеке необходимо увеличить бюджет для ухода за стареющими фондами, или библиотеке необходимо увеличить финансирование для добавления новых материалов для наших студентов, чтобы восполнить недостатки и слабости. Эта стратегия была использована библиотекой Джойнера в Университете Восточной Каролины после проекта инвентаризации и анализа полок в 2005 году. [20]
Выборка также может использоваться для расчета оптимальных интервалов для чтения с полки. Средний процент неправильного размещения книг на полке в университетской библиотеке составляет 5,6%. 65 процентов книг были расположены на правильной полке, но не в правильном порядке. Купер и Вольтхаузен разработали уравнения, указывающие на то, что оптимальный интервал чтения с полки является функцией количества книг в секции, вероятности того, что книга из одной секции переместится в другую, расходов на проверку и пользователей, а также частоты ошибок читателя с полки. [21] Ежедневные задания по чтению с полки, еще один важный компонент обслуживания коллекции, выполняемые персоналом по обслуживанию стека, поддерживают надлежащий порядок полок в библиотечной коллекции. Тем не менее, ежедневное чтение с полки нельзя рассматривать вместо инвентаризации коллекции, рабочая сила, затраченная на чтение с полки, бесценна для библиотечной коллекции.
Для неправильно маркированных предметов решающее значение имеет способность обслуживания стека точно считывать данные с полок, а сотрудников межбиблиотечного абонемента — извлекать предметы. Коллекции, которые не были должным образом инвентаризированы, влияют на пользователей библиотеки за пределами стен университета невыполнимыми запросами на межбиблиотечный абонемент. Проекты инвентаризации могут сэкономить деньги за счет сокращения ненужных запросов на межбиблиотечный абонемент и повторных покупок. Аткинс и Вайбл (2003) «использовали запросы на межбиблиотечный абонемент для выявления проблем с поиском материалов. Отсутствие на полке является распространенной причиной отмены запроса на межбиблиотечный абонемент». [22] Устранение этих факторов неизбежно способствует повышению качества обслуживания.