Циклический подсчет — это постоянная процедура аудита инвентаризации , при которой вы следуете регулярно повторяющейся последовательности проверок подмножества инвентаризации. Циклический подсчет отличается от традиционной физической инвентаризации тем, что традиционная физическая инвентаризация прекращает операции на объекте, пока все элементы подсчитываются. Циклический подсчет менее мешает повседневной работе, обеспечивает постоянную меру точности инвентаризации и выполнения процедуры и может быть адаптирован для фокусировки на элементах с более высокой стоимостью, большим объемом движения или которые имеют решающее значение для бизнес-процессов. Хотя некоторые говорят, что циклический подсчет следует проводить только на объектах с высокой степенью точности инвентаризации (более 95%), циклический подсчет является средством достижения и поддержания высокой степени точности. Циклический подсчет можно использовать для выявления основных причин проблем в процессах контроля, а затем отслеживать эффективность действий по устранению основных причин. Напротив, выявление основных причин ошибок инвентаризации, согласование действий по их устранению до точки совершенствования процессов контроля практически невозможно при традиционных подходах к аудиту инвентаризации.
Большинство приложений циклического подсчета используют ABC-анализ , разделяя элементы по различным частотам подсчета с использованием метода Парето (см. ниже).
Существует несколько методов выбора того, какие элементы следует учитывать и с какой частотой, и каждый метод имеет свои сильные и слабые стороны.
Метод Парето, выведенный из принципа Парето , заключается в циклическом подсчете запасов по проценту от стоимости запасов. Товары с более высокой определенной стоимостью подсчитываются чаще, в то время как товары с небольшим движением подсчитываются редко. Этот подход обычно основан на стоимости, которая привлекательна для бухгалтеров, поскольку минимизирует дисперсию в стоимости запасов. Анализ также может быть основан на использовании с операционной точки зрения. Это воспринимается как более эффективное с точки зрения управления цепочкой поставок , поскольку концентрирует усилия на большем объеме используемых товаров. [1] Основной недостаток заключается в том, что товары с низкой стоимостью могут быть проигнорированы и привести к остановке всей сборочной линии , пока незначительный компонент будет заказан повторно.
Существуют также гибриды метода ABC. Наиболее распространенным будет использование [стоимость*использование] и корректировка на основе определенных критериев, которые имеют решающее значение для эффективности организации.
Циклический подсчет по использованию гласит, что предметы, к которым чаще обращаются, следует подсчитывать чаще, независимо от их стоимости. Каждый раз, когда предмет добавляется или удаляется, существует риск введения дисперсии инвентаря. Логические зоны инвентаря могут быть настроены для различения предметов в зависимости от того, как часто к ним прикасаются. Этот метод может быть предвзятым по отношению к подсчету более ценных запасов или требовать дополнительного подсчета для удовлетворения требований учета.
Этот метод проводит проверки запасов в ключевых точках процесса управления материалами. Аудит запасов осуществляется в точках повторного заказа, когда используется определенное количество или когда уровень запасов низкий.
Этот метод использует статистический контроль процесса для проверки позиций с наибольшей вероятностью неточности инвентаризации.
Также известен как «на основе местоположения» или «по площади поверхности». Циклический подсчет, который начинается с одного конца компании и заканчивается другим. Прочесывание каждой стойки или полки, которая назначена для каждого прилавка. Этот метод может потребовать планирования, для которого требуется карта компании и формы подсчета для записи информации о запасах, которые затем необходимо будет обновить в системе управления запасами.
Основной процесс подсчета циклов — это генерация списка, аудит, обзор, повтор. Для успеха любой программы подсчета циклов важно иметь 6S на месте до начала.
Внедрение культуры 6S имеет важное значение.
Составьте список пунктов для аудита в соответствии с методом, наиболее подходящим для компании.
Проверьте количество с помощью обученного персонала.
Для проведения эффективного и точного циклического подсчета многие организации используют ту или иную форму программного обеспечения для внедрения системы управления запасами , которая является частью системы управления складом . Эти системы могут включать мобильные компьютеры со встроенными сканерами штрихкодов , которые позволяют оператору автоматически идентифицировать товары и вводить подсчеты запасов с помощью клавиатуры. Программное обеспечение передает данные в базу данных на хост-системе , которая может генерировать отчеты по запасам.
На основе определенных пользователем критериев программное обеспечение выберет ряд элементов для подсчета в определенных местах за указанный период времени. В идеале эти выборки должны быть ежедневными, но многие компании предпочитают генерировать элементы циклического подсчета еженедельно.
Многие компании выполняют «мини» физические инвентаризации и называют это циклическими подсчетами. Вместо того, чтобы использовать случайные или сгенерированные системой номера деталей в определенных местах для подсчета, они выборочно выбирают определенные места и подсчитывают все в этих местах. В рамках своих процедур они вращаются по всему заводу с намерением подсчитывать каждое место как минимум один раз в год. Это эффективная альтернатива истинному циклическому подсчету, когда у компании может не быть достаточной сложности для использования программного обеспечения для циклического подсчета.
Циклический подсчет, как и традиционный физический подсчет запасов, может привести к ошибкам в инвентаризации, если процесс выполняется некачественно. Несколько местоположений для одного элемента, незавершенное производство и задержка в обработке документов могут способствовать возникновению ошибок. Эту проблему можно смягчить с помощью правильных процедур циклического подсчета, которые указывают не только номер детали для подсчета, но и место, в котором она должна находиться. Некоторые эксперты считают, что циклический подсчет эффективен только в компаниях с четко определенной процедурой контроля запасов и высокой степенью точности инвентаризации, но на практике это не так.
Циклические подсчеты должны проводиться только обученным и проверенным персоналом, чтобы снизить риски потери запасов. Физические подсчеты обычно подсчитывают все запасы в фиксированном месте и затем сверяют с системой управления запасами. Циклический подсчет может, но не обязательно, начинаться с системы управления запасами и сверяться с местоположениями. Это важное различие при принятии решения о том, кто проводит аудит и насколько хорошо они обучены. Например, если запасы существуют в местоположениях A, B и C, и кто-то физически перемещает C в D без транзакции, система управления запасами продолжит показывать запасы в A, B и C. Во время циклического подсчета система управления направит счетчик в A, B и C, где они обнаружат отсутствие C. Если только не будет обнаружен запас в D, который может быть где угодно, C рискует быть скорректированным до 0 и списанным. Вот почему важно использовать только персонал с доказанной способностью (через тестирование) правильно проводить аудит. Если не относиться серьезно к персоналу, проводящему подсчет, D может не быть обнаружен, пока не будет проведен физический подсчет. Таким образом, операция, которая опирается только на неподготовленный персонал, проводящий циклический подсчет, скорее всего, приведет к чистой потере запасов.
Цель циклического подсчета — исключить подсчет.