Запрос предложения

Запрос предложений ( RFP ) — это документ, в котором агентство или компания, заинтересованная в закупке товара , услуги или ценного актива , запрашивает предложение, часто сделанное в ходе торгов , потенциальным поставщикам для подачи деловых предложений . ^[1]

Обзор

RFP используется, когда запрос требует технических знаний, специальных возможностей или когда запрашиваемый продукт или услуга еще не существует, и предложение может потребовать исследований и разработок для создания того, что запрашивается.

Запрос предложений представляет предварительные требования к товару или услуге и может в той или иной степени диктовать точную структуру и формат ответа поставщика. Эффективные запросы предложений обычно отражают стратегию и краткосрочные/долгосрочные бизнес-цели, предоставляя подробное представление о том, какие поставщики смогут предложить подходящую точку зрения. ^[2]

Подобные запросы включают в себя запрос ценового предложения (RFQ), когда клиент может просто искать ценовое предложение , и запрос информации (RFI), когда клиенту требуется дополнительная информация от поставщиков, прежде чем подавать запрос предложения. За запросом информации обычно следует RFP или RFQ. ^[3]

В принципе, запрос предложений:

Информирует поставщиков о том, что организация хочет осуществить закупки , и призывает их приложить все усилия.
Требует от компании указать, что она предлагает приобрести. Если анализ требований подготовлен должным образом, его можно довольно легко включить в документ запроса.
Уведомляет поставщиков о том, что процесс отбора является конкурентным.
Обеспечивает широкое распространение и отклик.
Обеспечивает фактическое реагирование поставщиков на выявленные требования.
Обычно ожидается, что организация будет следовать структурированной процедуре оценки и отбора, чтобы организация могла продемонстрировать беспристрастность, что является решающим фактором в закупках в государственном секторе.

Технические характеристики

Запрос предложений обычно включает в себя нечто большее, чем просто запрос цены . Примерами таких действий являются: выбор требований, графика проекта, формата пакета RFP и получение разрешения на формат пакета RFI. Другая запрашиваемая информация может включать базовую корпоративную информацию и историю, финансовую информацию (может ли компания осуществлять поставки без риска банкротства ), технические возможности (используемые при крупных закупках услуг, когда товар ранее не производился или когда требование может быть выполнено различные технические средства), информация о продукте, такая как наличие на складе и предполагаемый срок завершения, а также рекомендации клиентов, которые можно проверить, чтобы определить пригодность компании (включая образовательный и военный опыт ее сотрудников, участвующих в проекте — выпускников колледжей и лиц с высшим образованием). градусов может повысить «ценность» участника торгов).

Повсеместная доступность Интернета заставила многие правительственные учреждения обратиться либо к государственным веб-сайтам, либо к веб-сайтам, управляемым поставщиками, которые предоставляют списки RFP, а также RFI и RFQ. Многие позволяют поставщикам бесплатно подписаться на получение электронных писем с запросами либо в целом, либо по конкретным категориям продуктов или услуг, к которым они проявляют интерес. В некоторых случаях весь процесс выполняется в режиме онлайн, а ответы в виде отсканированных документов или PDF- файлов загружаются на сервер; в других случаях или по юридическим причинам ответ необходимо отправить в бумажном виде и/или на CD/DVD-диске или флэш-накопителе почтой или службой доставки. ^{[ нужна цитата ]}

В вооруженных силах многих стран запрос предложений часто выдвигается для выполнения эксплуатационных требований (OR), после чего орган военных закупок обычно выпускает подробную техническую спецификацию , на основании которой потенциальные подрядчики будут проводить тендеры (т. е. предложения). При гражданском использовании запрос предложений обычно является частью сложного процесса продаж , также известного как корпоративные продажи .

RFP часто включают спецификации товара, проекта или услуги, по которым запрашивается предложение. Чем подробнее спецификации, тем выше вероятность того, что предоставленное предложение будет точным. Обычно запросы предложений отправляются утвержденному поставщику или списку поставщиков.

Участники торгов возвращают предложение к установленной дате и времени. Предложения с опозданием могут рассматриваться, а могут и не рассматриваться, в зависимости от условий первоначального запроса предложений. Предложения используются для оценки пригодности в качестве поставщика, продавца или институционального партнера. Обычно организации следуют подробному процессу проверки поставщиков, чтобы составить короткий список поставщиков, которых следует пригласить для дальнейших раундов переговоров. Этот процесс проверки может представлять собой либо модели оценки поставщиков, либо внутренние обсуждения внутри организации-покупателя. По предложениям могут проводиться обсуждения (часто для уточнения технических возможностей или выявления ошибок в предложении или во многих случаях для переговоров о цене). В большинстве случаев только выбранные участники торгов могут быть приглашены к участию в последующих торгах или им может быть предложено представить свое лучшее техническое и финансовое предложение, обычно называемое лучшим и окончательным предложением (BAFO) . Последующие изменения могут именоваться «Лучшим и пересмотренным окончательным предложением» (BARFO) .

Как только обе стороны, то есть организация-покупатель и организация-продавец, согласуют технические и коммерческие условия предложения, они смогут перейти к следующим шагам, таким как подписание контракта и составление технического задания, которое официально закрепит сделки купли-продажи.

Сегодня многие организации активнее сотрудничают в разработке RFP; это особенно справедливо для университетов и других крупных государственных организаций, осуществляющих крупные закупки технологий. Группы, выдающие запросы предложений, запрашивают конкретные варианты использования, а не предоставляют список функций, и гарантируют, что у них есть возможность включать демонстрации, вебинары и встречи как часть процесса запроса предложений, чтобы убедиться, что они имеют четкое представление обо всех конкурирующих продуктах, прежде чем создавать предложения. покупка. ^[4]

Шаблон запроса предложения

Шаблон RFP — это документ, который используется для создания официального запроса предложений. Обычно его создает лицо, которое будет выдавать RFP. Шаблон можно использовать в качестве руководства для тех, кто отвечает на запрос предложений.

Цель шаблона запроса предложений — предоставить всю необходимую информацию и инструкции, чтобы кто-то мог ответить предложением, отвечающим всем требованиям, изложенным в документе.

Хорошо написанный шаблон запроса предложений будет включать разделы по следующим темам:

Напишите введение. Почему вы решили заняться этим проектом и чего вы надеетесь достичь с его помощью?
Расскажите историю вашей компании и предысторию проекта.
Определите общие бизнес-требования и технические требования.
Опишите архитектуру решения с помощью понятной схемы (текущая настройка с желаемыми изменениями) или, в случае совершенно нового решения, предоставьте архитектуру того, как решение должно быть интегрировано с другими вашими системами (CRM, биллинг…)
Перечислите все подробные технические требования в формате Заявления о соответствии.
Объясните, как поставщики должны реагировать. Напишите структуру, которой, как вы ожидаете, будут следовать ваши поставщики при планировании ответа на ваш запрос предложений. Когда все поставщики следуют одному и тому же формату, ответы легче оценить.
Опишите критерии выбора.
Обратите внимание на свои сроки. ^[5]

Роль в государственных закупках

В государственных закупках США Положение о федеральных закупках 15.203 распространяется на запросы предложений, в которых говорится :

Запросы предложений (RFP) используются при переговорах по закупкам для информирования потенциальных подрядчиков о требованиях правительства и для сбора предложений. ^[6]

FAR позволяет оценивать предложения, проводить дальнейшие обсуждения с участниками торгов и приглашать к подаче письменных окончательных изменений предложения (FPR), на которых основывается окончательное решение о выборе. ^[7] Запросы федерального правительства на окончательные изменения предложений должны

сообщить участникам торгов, что окончательные изменения предложения должны быть внесены в письменной форме и что Правительство намерено вынести контракт без внесения дальнейших изменений. ^[8]

Термин «запрос предложений» иногда используется в отношении государственных закупок в Соединенном Королевстве , например, запрос предложений по созданию и управлению предложенным правительством Великобритании Инвестиционным фондом широкополосной связи был опубликован в июне 2016 года. ^[9]

Другие запросы

Собирательный термин RFX часто используется для обозначения запроса предложений (RFP) или любого из терминов, перечисленных ниже. ^[10]

Запрос на объединение (RFA), также известный как запрос на партнерство или запрос на альянс, представляет собой предложение одной стороны к другой действовать сообща (обычно в бизнесе) и делиться выгодами от этого совместного действия.
Запрос на выражение заинтересованности (RFEI) является частью процесса обнаружения EOI (выражения заинтересованности) с целью сбора информации о потенциальной закупке искомых услуг, аналогично запросу предложений, который иногда выполняется до публикации запроса. ЗП.
Запрос информации (RFI) — это предложение, запрашиваемое у потенциального продавца или поставщика услуг, чтобы определить, какие продукты и услуги потенциально доступны на рынке для удовлетворения потребностей покупателя, а также узнать возможности продавца с точки зрения предложений и сильных сторон. продавца. RFI обычно используются при крупных закупках, когда требование потенциально может быть удовлетворено несколькими альтернативными способами. Однако RFI не является приглашением к участию в торгах, не является обязательным ни для покупателя, ни для продавцов и может привести или не привести к RFP или RFQ.
Запрос цен (RFQ) используется, когда обсуждение с участниками торгов не требуется (в основном, когда характеристики продукта или услуги уже известны) и когда цена является основным или единственным фактором при выборе успешного участника торгов. Запрос предложений также может использоваться до выдачи полномасштабного запроса предложений для определения общих ценовых диапазонов. В этом сценарии продукты, услуги или поставщики могут быть выбраны из результатов запроса предложений и использованы для дальнейшего исследования с целью написания более детального запроса предложений. В практике коммерческого бизнеса запрос цен является наиболее широко используемой формой запроса предложений, при этом многие компании не понимают разницы между запросами предложений и поэтому по умолчанию используют запрос предложений.
Запрос на квалификацию (RFQ), также известный как предквалификационный опросник (PQQ), представляет собой документ, который часто распространяется до начала процесса запроса предложений. Он используется для сбора информации о поставщиках от нескольких компаний для создания пула потенциальных клиентов. Это упрощает процесс рассмотрения запроса предложений за счет упреждающего отбора кандидатов, соответствующих желаемой квалификации.
Запрос на решение (RFS) аналогичен RFP, но более открыт и общий. Это дает продавцу или поставщику максимальную гибкость среди всех RFx в представлении своего решения или комбинации продукта и услуги. ^[11]
Запрос на тендер (RFT), также известный как приглашение к участию в тендере (ITT), чаще используется правительствами.