Программное обеспечение для записи звонков записывает телефонные разговоры по PSTN или VoIP в формате цифрового аудиофайла . Запись звонков отличается от регистрации и отслеживания звонков , которые записывают сведения о звонке, но не разговоре; однако программное обеспечение может включать в себя как функцию записи, так и функцию регистрации.
Запись звонков становится все более важной, поскольку технологии меняются, а рабочие привычки становятся более мобильными. Решение проблемы мобильной записи теперь является предметом рекомендаций многих финансовых регуляторов. Она также становится все более важной для планирования непрерывности бизнеса , особенно для планирования пандемии [ необходима ссылка ] .
Фактическая запись происходит в системе записи с программным обеспечением для управления вызовами и безопасности записей. Большинство программных приложений для записи вызовов полагаются на аналоговый сигнал через адаптер записи вызовов или телефонную плату.
Цифровые линии не могут быть записаны, если система записи вызовов не может захватывать и декодировать фирменную цифровую сигнализацию, что могут некоторые современные системы. Иногда метод поставляется с цифровой частной телефонной станцией (PBX), которая может обрабатывать фирменный сигнал (обычно это преобразователь) перед его передачей на компьютер для записи. В качестве альтернативы можно использовать аппаратный адаптер на телефонной трубке, поскольку цифровой сигнал преобразуется в этой точке в аналоговый.
Запись VoIP обычно ограничивается потоковыми медиа- рекордерами или программным обеспечением, разработанным создателем софтфона или IP PBX . Существуют также решения, которые используют технологию захвата пакетов для пассивной записи телефонных звонков VoIP в локальной сети .
Аппаратное обеспечение необходимо для того, чтобы сделать голосовой сигнал доступным для компьютерного оборудования. Некоторые из современных программ для записи звонков продаются как готовое решение с аппаратным обеспечением.
Прямая запись звонков с мобильного телефона требует подключения к телефону аппаратного адаптера. Существует множество других способов записи звонков с мобильного телефона. Один из подходов заключается в маршрутизации звонков через новую систему АТС, подключенную к диктофону. Однако такие системы обычно дороги в приобретении и изменяют способ совершения звонков, что влечет за собой эксплуатационные расходы. Другой подход напрямую подключается к существующим системам записи с телефона КПК. Оба эти подхода позволяют ставить временные метки на записи , что часто требуется по юридическим причинам. Запись напрямую на мобильные устройства действительно обеспечивает юридически действительную запись во многих странах.