Секретарь — это сотрудник , занимающий должность в офисе или административной службе поддержки. Работа обычно выполняется в зоне ожидания , например, в вестибюле или на стойке регистрации организации или предприятия. Должность секретаря присваивается человеку, который нанят организацией для приема или приветствия посетителей, пациентов или клиентов и ответа на телефонные звонки. [1] Термин «ресепшн» используется во многих отелях для обозначения административного отдела, где обязанности секретаря также могут включать бронирование и назначение номеров, регистрацию гостей, работу кассира, проверку кредитоспособности, контроль ключей, а также обслуживание почты и сообщений. Таких секретарей часто называют клерками на стойке регистрации . Секретари охватывают множество областей работы, помогая компаниям, в которых они работают, включая назначение встреч, подачу документов, ведение записей и другие офисные задачи. [2]
Деловые обязанности секретаря могут включать ответы на запросы посетителей о компании и ее продуктах или услугах, направление посетителей к месту назначения, сортировку и выдачу почты, ответ на входящие звонки по многоканальным телефонам или, ранее в 20 веке, по коммутатору , назначение встреч, ведение архивов, ведение записей, набор на клавиатуре/ввод данных и выполнение множества других офисных задач, таких как отправка факсов или электронных писем. Некоторые секретари могут также выполнять бухгалтерские или кассовые обязанности. Некоторые, но не все, офисы могут ожидать, что секретарь будет подавать гостям кофе или чай и поддерживать чистоту в вестибюле. [3]
Секретарь также может выполнять некоторые функции охранника по контролю доступа в организации, проверяя личность сотрудников, выдавая пропуска посетителям, а также наблюдая и сообщая о любых необычных или подозрительных лицах или действиях.
Секретарь часто является первым деловым контактом, с которым человек встречается в любой организации. Организации обычно ожидают, что секретарь будет сохранять спокойствие, вежливость и профессиональную манеру поведения в любое время, независимо от поведения посетителя. Некоторые личные качества, которыми должен обладать секретарь для успешного выполнения работы, включают внимательность, ухоженный внешний вид, инициативность, лояльность, зрелость, уважение к конфиденциальности и осмотрительности, позитивный настрой и надежность. Иногда работа может быть стрессовой из-за взаимодействия со многими разными людьми с разными типами личности и ожидания быстрого выполнения множества задач. [4]
В зависимости от отрасли должность секретаря может иметь возможности для налаживания связей с целью продвижения на другие должности в определенной области. Некоторые люди могут использовать этот тип работы как способ познакомиться с офисной работой или узнать о других функциях или должностях в корпорации. Некоторые люди используют работу секретаря как способ заработать деньги, одновременно получая дальнейшее образование или другие карьерные интересы, например, в исполнительском искусстве или в качестве писателей.
В то время как многие люди, работающие в качестве администраторов, продолжают занимать эту должность на протяжении всей своей карьеры, некоторые администраторы могут продвигаться на другие административные должности, такие как представитель службы поддержки клиентов , диспетчер , интервьюер , секретарь , помощник по производству , личный помощник или помощник руководителя. В небольших компаниях, таких как офис врача или адвоката, администратор может также быть офис-менеджером , который отвечает за различные бизнес-операции среднего звена управления. Например, в гостиничном бизнесе роль ночного администратора почти всегда сочетается с выполнением ежедневной консолидации счетов и отчетности, более известной как ночной аудит .
Когда секретари уходят с работы, они часто уходят в другие сферы деятельности, такие как продажи и маркетинг, связи с общественностью или другие сферы деятельности, связанные со СМИ.
Несколько известных людей были секретарями в начале, например, Бетти Уильямс , одна из лауреатов Нобелевской премии мира 1976 года . [5] Ряд знаменитостей работали секретарями до того, как стали знаменитыми, например, певица и автор песен Наоми Джадд [6] и Линда Маккартни , фотограф, предприниматель и жена Пола Маккартни . [7] Другие известные люди, которые начинали свою карьеру в качестве секретаря или работали в этой области, включают активистку за гражданские права Розу Паркс [8] и бывшего генерального директора Hewlett-Packard Карли Фиорину . [9]
Некоторые владельцы малого и среднего бизнеса нанимают удаленного секретаря вместо штатного секретаря, благодаря достижениям в области коммуникационных технологий. [10] Как следует из самой фразы, удаленный секретарь обрабатывает телефонные звонки для компании в другом месте, используя серверы телефонной АТС (PBX). Большинство современных служб приема могут принимать сообщения, проверять и переадресовывать звонки, отвечать на основные часто задаваемые вопросы и заполнять веб-формы. Многие службы также могут назначать встречи и принимать заказы по кредитным картам. Некоторые из старых служб приема существуют уже десятилетия, но они часто работают совсем не так, как современные службы. [11]
Достижения в области сенсорных экранов и технологий двусторонней видеосвязи меняют способ работы некоторых регистраторов. Новые типы систем виртуальных видеорегистраторов теперь позволяют живым, внутренним или удаленным регистраторам управлять вестибюлями офиса из удаленных мест. Эти виртуальные регистраторы не только отвечают на телефонные звонки, но и приветствуют посетителей, используя камеру обнаружения движения, чтобы «видеть» посетителей, когда они входят в здание. Затем удаленный регистратор отображается в видеоокне на настенном ЖК-дисплее, киоске или настольном компьютере «все в одном». Видеорегистратор и посетители могут затем общаться с помощью двусторонней видеосвязи, что позволяет регистратору управлять одной или несколькими вестибюлями офиса из центрального местоположения.
Развитие автоматизации делопроизводства устранило некоторые рабочие места секретарей. Например, на телефонный звонок может ответить автосекретарь . Однако секретарь, обладающий сильными офисными/техническими навыками, а также искусный в вежливости, такте и дипломатии, по-прежнему считается ценным активом для делового имиджа компании и по-прежнему очень востребован в деловом мире.