Автоматизация документов (также известная как сборка документов ) — это проектирование систем и рабочих процессов , которые помогают в создании электронных документов . К ним относятся логические системы, которые используют сегменты уже существующего текста и/или данных для сборки нового документа. Этот процесс все чаще используется в определенных отраслях для сборки юридических документов, контрактов и писем. Системы автоматизации документов также могут использоваться для автоматизации всего условного текста, переменного текста и данных, содержащихся в наборе документов.
Системы автоматизации позволяют компаниям минимизировать ввод данных, сократить время, затрачиваемое на корректуру, и снизить риски, связанные с человеческим фактором . Дополнительные преимущества включают: экономию времени и финансов за счет сокращения бумажной обработки, загрузки документов, хранения, распространения, почтовых расходов/пересылки, факсов, телефона, рабочей силы и отходов.
«Основные функции — заменить громоздкое ручное заполнение повторяющихся документов на системы на основе шаблонов, где пользователь отвечает на вопросы интервью, управляемые программным обеспечением, или на экран ввода данных. Собранная информация затем заполняет документ, формируя хороший первый черновик». [1] Сегодняшние более продвинутые системы автоматизации документов позволяют пользователям создавать собственные данные и правила (логику) без необходимости программирования.
Хотя программное обеспечение для автоматизации документооборота в основном используется в юридической , финансовой и риск-менеджмент -отраслях, его можно использовать в любой отрасли, где создаются транзакционные документы. Хорошим примером использования программного обеспечения для автоматизации документооборота являются коммерческие ипотечные документы. Типичная коммерческая ипотечная транзакция может включать несколько документов, в том числе:
Некоторые из этих документов могут содержать от 80 до 100 страниц с сотнями дополнительных абзацев и элементов данных. Программное обеспечение для автоматизации документов может автоматически заполнять правильные переменные документа на основе данных транзакции. Кроме того, некоторое программное обеспечение для автоматизации документов может создавать набор документов, в котором все связанные документы инкапсулируются в один файл, что делает обновления и совместную работу простыми и быстрыми.
Более простые программные приложения, которые легче изучить, также могут использоваться для автоматизации подготовки документов без излишней сложности. Например, Pathagoras позиционирует себя как система сборки документов «простой текст, без разрешенных полей». Менеджеры буфера обмена позволяют пользователю сохранять часто используемые фрагменты текста, организовывать их в логические группы, а затем быстро получать к ним доступ для вставки в конечные документы.
В логистике используется множество документов . Они называются: счета-фактуры , упаковочные листы /накладные/листы (манифесты), списки содержимого, отборочные билеты, формы подтверждения прибытия / отчеты многих типов (например, MSDS , поврежденные товары, возвращенные товары, подробные/краткие и т. д.), импорт / экспорт , доставка , коносамент (BOL) и т. д. Эти документы обычно представляют собой контракты между грузополучателем и грузоотправителем , поэтому они очень важны для обеих сторон и любого посредника, такого как сторонняя логистическая компания (3PL) и правительства . Обработка документов в логистике , управлении цепочками поставок и распределительных центрах обычно выполняется вручную или полуавтоматически с использованием сканеров штрих-кодов , программного обеспечения и настольных лазерных принтеров . Есть некоторые производители высокоскоростных систем автоматизации документов, которые автоматически сравнивают напечатанный лазером документ с заказом и либо вставляют, либо автоматически прикрепляют вложенный кошелек /мешочек к транспортному контейнеру (часто это гибкий полиэтиленовый пакет или гофрированный картон /жесткий контейнер). Ниже приведены ссылки на видео с внешних сайтов, демонстрирующие эти системы автоматизации документооборота. Защита конфиденциальности и кража личных данных являются основными проблемами, особенно с ростом электронной коммерции , интернет - магазинов и каналов покупок (другие, прошлые ссылки — это каталоги и покупки по почте ), что делает более важным, чем когда-либо, гарантировать, что правильный документ связан или связан с правильным заказом или отправкой каждый раз. Программное обеспечение, которое создает документы: ERP , WMS , TMS , устаревшее промежуточное программное обеспечение и большинство бухгалтерских пакетов. [ требуется ссылка ]
Ряд исследовательских проектов рассматривали более широкую стандартизацию и автоматизацию документов в сфере грузоперевозок . [2] [3]
Технология автоматизации может использоваться при создании юридических документов, таких как трудовые договоры и документы по планированию имущества, потенциально с использованием онлайн-интерфейса или дерева решений. [4] В крупных юридических фирмах системы сборки документов часто используются для систематизации работы, например, путем создания сложных перечней условий и первых проектов кредитных соглашений. [5] [6]
С либерализацией рынка юридических услуг Великобритании, инициированной Законом о юридических услугах 2007 года [7], крупные учреждения расширили свои услуги, включив в них юридическую помощь для своих клиентов. [8] [9] Большинство этих компаний используют некоторые элементы технологии автоматизации документов для предоставления услуг по юридическим документам через Интернет. [10] Это было воспринято как предвестник тенденции к коммодитизации, когда такие технологии, как автоматизация документов, приводят к большому объему юридических услуг с низкой маржой, которые «упаковываются» и предоставляются массовой аудитории. [11] [12] [13]
Страховые полисы и сертификаты, в зависимости от типа, документы полиса также могут быть длиной в сотни страниц и включать конкретную информацию о застрахованном. Обычно в прошлом эти пакеты страховых документов создавались путем a) печатания писем в свободной форме, b) добавления предварительно напечатанных брошюр c) редактирования шаблонов и d) настройки графики с требуемой информацией, затем вручную сортировки и вставки всех документов в один пакет и отправки их по почте застрахованному. Различные документы, включенные в один пакет, могут включать следующие виды документов:
Много работы может уйти на то, чтобы собрать один пакет. В большинстве систем администрирования политик система сгенерирует некое заявление политики в качестве отправной точки, но может потребоваться его настройка и расширение с помощью других требуемых материалов.