Счет

Документ, выдаваемый продавцом покупателю с условиями сделки купли-продажи, такими как сумма к оплате

Счет -фактура , счет-фактура или вкладка — это коммерческий документ, выдаваемый продавцом покупателю в связи со сделкой купли-продажи и указывающий продукты , количество и согласованные цены на продукты или услуги , которые продавец предоставил покупателю. ^[1]

Условия оплаты обычно указываются в счете. Они могут указывать, что у покупателя есть максимальное количество дней для оплаты, а иногда предлагается скидка, если оплата произведена до наступления срока. Покупатель мог уже оплатить продукты или услуги, указанные в счете. Чтобы избежать путаницы и ненужных сообщений от покупателя к продавцу, некоторые продавцы четко указывают большими и заглавными буквами в счете, был ли он уже оплачен.

С точки зрения продавца, счет-фактура — это счет -фактура продажи . С точки зрения покупателя, счет-фактура — это счет-фактура покупки . Документ указывает на покупателя и продавца, но термин «счет-фактура» указывает на деньги, которые причитаются или причитаются.

История

Счета-фактуры являются одним из самых ранних проявлений письменных записей в древней Месопотамии . ^[2]

Формат

Типичный формат счета-фактуры начинается с заголовка, в котором четко указано слово «Счет-фактура». За ним обычно следует информация, необходимая для установления контекста транзакций, например, имя, адрес и контактная информация сторон-участников (например, покупателя и продавца), а также важные даты, например, когда должна быть получена оплата. Основная часть счета-фактуры содержит подробный список предоставленных товаров или услуг с указанием описаний, цен за единицу, количества и общей цены для каждой позиции. Дополнительные финансовые элементы, такие как налоги , стоимость доставки и скидки , перечисляются отдельно и добавляются к промежуточной сумме для расчета общей суммы к оплате. Счет-фактура часто заканчивается стандартизированными элементами или другой информацией, не включенной в предварительную часть. Этот структурированный формат выполняет различные функции, включая выставление счетов, учет, аудит и, в случае разногласий, юридическое доказательство для разрешения споров. ^{[3] [4]}

Заголовок

• Слово «Счет-фактура»
• Логотип продавца
• Номер счета-фактуры
• Контактная информация продавца и покупателя
• Дата счета-фактуры
• Дата платежа
• Информация о доставке
• Дата отправки или доставки товара или услуги;
• Условия кредитования
• Номер заказа на покупку (или аналогичные номера отслеживания, указанные покупателем в счете-фактуре);

Тело

• Список товаров/услуг
• Описание продукта(ов);
• Цена(ы) за единицу товара(ов), если применимо;
• Промежуточный итог
• Суммы налогов, если применимо (например, НДС или НДС );
• Скидки
• Стоимость доставки
• Общая сумма к оплате

Нижний колонтитул

• Платежные реквизиты (например, указание одного или нескольких приемлемых способов оплаты , а также сведения о штрафах за просроченные платежи и т. д.);
• Условия кредитования
• Налоговые или регистрационные данные компании продавца, если применимо, например, ABN для австралийских предприятий или номер плательщика НДС для предприятий в ЕС;
• Расширенные данные (включая номер транспортного средства, номер LR, дату LR, вид транспорта , чистый вес , брутто вес, вес тары, время выезда, тип груза, имя водителя, номер контакта водителя и т. д.)

В странах, где предпочтительным методом погашения задолженности является банковский перевод , распечатанный счет будет содержать номер банковского счета кредитора и, как правило, справочный код, который будет передан вместе с транзакцией, идентифицирующий плательщика.

Европейский союз требует идентификационный номер НДС (налог на добавленную стоимость) для официальных счетов-фактур НДС, которые все зарегистрированные в качестве плательщиков НДС предприятия обязаны выдавать своим клиентам. В Великобритании этот номер может быть опущен в счетах-фактурах, если в счете-фактуре присутствуют слова «это не счет-фактура НДС». Такой счет-фактура называется счетом -проформой и не является адекватной заменой полного счета-фактуры НДС для клиентов, зарегистрированных в качестве плательщиков НДС. ^[5]

В Канаде регистрационный номер для целей GST должен быть предоставлен для всех поставок свыше 30 долларов США, осуществляемых зарегистрированным поставщиком, чтобы претендовать на налоговые льготы по входному налогу. ^[6]

Комитет по торговле ЕЭК ООН также предоставляет рекомендации по счетам-фактурам, используемым в международной торговле , которые включают более подробное описание логистического аспекта товара и, следовательно, могут быть удобны для международной логистики и таможенных процедур. ^[7]

Вариации

Существуют различные типы счетов-фактур:

• Счет- проформа – Во внешней торговле счет- проформа – это документ, в котором указывается обязательство продавца предоставить покупателю указанные товары по определенным ценам. Он часто используется для объявления стоимости для таможни . Это не фактический счет-фактура, и поэтому продавец не регистрирует счет- проформу как дебиторскую задолженность , а покупатель не регистрирует счет- проформу как кредиторскую задолженность . Счет- проформа не выдается продавцом до тех пор, пока продавец и покупатель не согласятся с условиями заказа . В некоторых случаях счет- проформа выдается для запроса авансовых платежей от покупателя, либо для того, чтобы позволить начать производство, либо для обеспечения безопасности произведенных товаров.
• Кредитовое авизо . Если покупатель возвращает товар, продавец обычно выдает кредитовое авизо на ту же или меньшую сумму, чем в счете, а затем возвращает деньги покупателю, или покупатель может применить это кредитовое авизо к другому счету.
• Коммерческий счет-фактура — форма таможенной декларации , используемая в международной торговле, в которой описываются стороны, участвующие в транспортной сделке, перевозимые товары и стоимость товаров. ^[8] Это основной документ, используемый таможней, и он должен соответствовать определенным таможенным требованиям, таким как номер Гармонизированной системы и страна производства. Он используется для расчета тарифов .
• Дебетовое авизо - Когда компания не платит или недоплачивает по счету, обычной практикой является выпуск дебетового авизо на остаток и любые причитающиеся штрафы за просрочку платежа. По своей функции дебетовые авизо идентичны счетам-фактурам.
• Самостоятельное выставление счета-фактуры - Самостоятельное выставление счета-фактуры используется, когда покупатель выставляет счет-фактуру самому себе (например, в соответствии с уровнями потребления, которые он берет из управляемого поставщиком запаса). ^[9] Покупатель (т. е. эмитент) должен рассматривать счет-фактуру как счет к оплате, а продавец должен рассматривать его как счет к получению. Если на продажу взимается налог, например НДС или налог на товары и услуги (GST), то покупателю и продавцу может потребоваться скорректировать свои налоговые счета в соответствии с налоговым законодательством. ^[10] Согласно статье 224 Директивы ЕС по НДС, процессы самостоятельного выставления счетов-фактур могут использоваться только «при наличии предварительного соглашения между двумя сторонами и при условии, что существует процедура для принятия каждого счета-фактуры» поставщиком. ^[11] Соглашение о самостоятельном выставлении счетов-фактур обычно предусматривает, что поставщик также не будет выставлять свои собственные счета-фактуры на продажу. ^[12]
• Расчет по оценочному получению (ERS) - ERS - это процесс оплаты товаров и услуг с упаковочного листа , а не с отдельного документа счета-фактуры. Получатель платежа использует данные в упаковочном листе для подачи заявки на платежи. "В транзакции ERS поставщик отправляет товары на основании предварительного уведомления о доставке (ASN), а покупатель после получения подтверждает наличие соответствующего заказа на покупку или контракта, проверяет идентификацию и количество товаров, а затем платит поставщику". ^[13]
• Табель учета рабочего времени - Счета за почасовые услуги, выставляемые такими компаниями, как юристы и консультанты, часто берут данные из табеля учета рабочего времени. Счет-фактура по табелю учета рабочего времени может также быть сгенерирован компаниями по аренде оборудования Operated , где счет будет представлять собой комбинацию расходов на основе табеля учета рабочего времени и расходов на аренду оборудования.
• Выписка - Периодическая выписка клиента включает начальный баланс, счета-фактуры, платежи, кредитовые авизо, дебетовые авизо и конечный баланс для счета клиента за указанный период. Ежемесячная выписка может использоваться как сводная счет-фактура для запроса единовременного платежа за накопленные ежемесячные платежи.
• Прогрессивное выставление счетов используется для получения частичной оплаты по продленным контрактам, особенно в строительной отрасли (см. Таблицу значений )
• Коллективное выставление счетов также известно как ежемесячное выставление счетов в Японии . Японские предприятия, как правило, имеют много заказов на небольшие суммы из-за системы аутсорсинга ( Кэйрэцу ) или требований к меньшему контролю запасов ( Канбан ). Чтобы сэкономить административную работу, выставление счетов обычно производится ежемесячно.
• Продолжение выставления счетов или повторное выставление счетов является стандартным в отрасли аренды оборудования, включая аренду инструментов. Повторяющийся счет — это счет, который генерируется на циклической основе в течение срока действия договора аренды. Например, если вы арендуете экскаватор с 1 января по 15 апреля, в календарном ежемесячном цикле выставления счетов за просрочку, вы ожидаете получить счет в конце января, еще один в конце февраля, еще один в конце марта, а окончательный счет Off-rent будет сформирован в момент возврата актива. Тот же принцип будет применяться, если вам выставили счет заранее или если вам выставили счет в определенный день месяца.
• Электронное выставление счетов не обязательно то же самое, что выставление счетов EDI . Электронное выставление счетов в самом широком смысле охватывает EDI, а также сообщения счетов XML и другие форматы, такие как Acrobat/PDF . Исторически такие форматы, как PDF, не были включены в более широкое определение электронного счета, поскольку они не были машиночитаемыми, и преимущества процесса электронного сообщения не могли быть достигнуты. Однако по мере развития методов извлечения данных и по мере того, как экологические проблемы начали доминировать в бизнес-кейсе для внедрения электронного выставления счетов, другие форматы теперь включены в более широкое определение.

Электронный

Некоторые счета-фактуры больше не являются бумажными, а передаются в электронном виде через Интернет. По-прежнему распространено распечатывать электронные переводы или счета-фактуры для сохранения бумажных записей. Стандарты электронного выставления счетов-фактур значительно различаются в разных странах. Стандарты электронного обмена данными (EDI), такие как стандарт ООН EDIFACT, включают руководящие принципы кодирования сообщений для электронных счетов-фактур. EDIFACT поддерживается в межотраслевом синтаксисе счета-фактуры ebXML СЕФАКТ ООН .

ЭДИФАКТ

Стандарт ООН для электронных счетов-фактур («INVOIC») включает стандартные коды для передачи информации заголовка (общей для всего счета-фактуры) и коды для передачи данных по каждой из позиций (продуктов или услуг). Стандарт «INVOIC» может также использоваться для передачи кредитных и дебетовых авизо.

В Европейском союзе в 2010 году было принято законодательство в форме директивы 2010/45/EU, чтобы способствовать росту электронных счетов-фактур во всех его государствах-членах. Это законодательство учитывает различные требования к НДС и межгосударственному выставлению счетов-фактур в ЕС, а также устанавливает законодательство о подлинности и целостности счетов-фактур, отправляемых в электронном виде. По оценкам, только в 2011 году около 5 миллионов предприятий ЕС отправили электронные счета-фактуры. ^[14]

Спецификация интеграции открытых групп приложений от OAGi

Формат сообщений XML для электронных счетов-фактур используется с момента создания XML в 1998 году. Спецификация интеграции Open Application Group (OAGIS) включает счет-фактуру с 2001 года. Группа Open Applications Group (OAGi) имеет рабочие отношения с СЕФАКТ ООН, где OAGi и ее члены участвуют в определении многих спецификаций технологий и методологий. OAGi также включает поддержку этих спецификаций технологий и методологий в OAGIS.

СЕФАКТ и УБЛ

В настоящее время разрабатываются два стандарта на основе XML. Один из них — межотраслевой счет-фактура, разрабатываемый органом по стандартизации ООН СЕФАКТ , а другой — универсальный деловой язык (UBL), выпускаемый Организацией по развитию стандартов структурированной информации (OASIS). Внедрение счетов-фактур на основе UBL распространено, особенно в государственном секторе Дании , поскольку это была первая страна, где использование UBL было предписано законом для всех счетов-фактур в государственном секторе. Дальнейшие внедрения ведутся в скандинавских странах в результате проекта North European Subset. Внедрения также ведутся в Италии , Испании и Нидерландах (UBL 2.0) ^[15] и самой Европейской комиссией .

Работа NES была передана в Европейский комитет по стандартизации (CEN), орган по стандартизации Европейского союза, семинар CEN/BII, для государственных закупок в Европе. Результатом этой работы является PEPPOL . Там закупочные документы UBL внедряются между различными европейскими странами.

Между UBL и СЕФАКТ ООН было достигнуто соглашение о конвергенции двух стандартов XML-сообщений с целью объединения двух стандартов в один до конца 2009 года, включая предоставление пути обновления для реализаций, начатых в рамках любого из стандартов.

ИСДОК

ISDOC — это стандарт, разработанный в Чешской Республике как универсальный формат для электронных счетов-фактур. 16 октября 2008 года 14 компаний и чешское правительство подписали декларацию об использовании этого формата в течение одного года в своих продуктах.

Электронное выставление счетов

После введения налога на товары и услуги (GST) в Индии, концепция электронного выставления счетов была введена для предприятий с оборотом более 5 крор рупий с 1 августа 2023 года. Теперь отчетность по счетам Business to Business (B2B) для уведомленной категории налогоплательщиков. С 2022 года счета Business to Consumer (B2C) освобождены от электронного выставления счетов. ^[16]

Оплата

Организации, закупающие товары и услуги, обычно имеют процесс утверждения оплаты счетов-фактур на основе подтверждения сотрудником того, что товары или услуги были получены. ^{[17] [18] [19] [20]}

Обычно при оплате счета поставщику отправляется уведомление о переводе средств , информирующее его о том, что счет оплачен.

Неуплата и несвоевременная оплата счетов-фактур, по оценкам, являются причиной 25% корпоративных банкротств. Чтобы смягчить это, Европейская комиссия ввела Директиву о просроченных платежах, которая устанавливает ограничение для предприятий по урегулированию счетов-фактур в течение 60 дней. ^[21]

Смотрите также

• Австралийский бизнес-номер
• коносамент
• Инкассация наличных денег
• Счет-фактура
• Автоматизация документооборота
• Даннинг
• Список бухгалтерских ролей
• Заказ (бизнес)
• Выполнение заказа
• Квитанция
• Категория:Финансовое регулирование

Ссылки

1. "INVOICE Definition & Legal Meaning". Black's Law Dictionary (2nd ed.). 4 ноября 2011 г. Архивировано из оригинала 10 марта 2023 г. Получено 10 марта 2023 г.
2. Макклеллан III, Джеймс Э.; Дорн, Гарольд (2006). Наука и техника в мировой истории: Введение (2-е изд.). Балтимор: Издательство Университета Джона Хопкинса. стр. 47. ISBN 9780801883606. Архивировано из оригинала 6 января 2024 г. . Получено 21 апреля 2020 г. . Археологическое открытие того, что можно считать древними месопотамскими счетами-фактурами — знаками отличия, запечатанными в глине, — подчеркивает экономические и утилитарные корни письма и счета. Например, восемьдесят пять процентов клинописных табличек, обнаруженных в Уруке (3000 г. до н. э.), представляют собой экономические записи, а записи египетских храмов и дворцов аналогичны.
3. Иллюстрация счета-фактуры адаптирована из Meigs and Meigs Financial Accounting 4th Ed. (McGraw-Hill, 1970), стр. 190 ISBN 0-07-041534-X 
4. Вудфорд, Уильям; Уилсон, Валери; Фримен, Сьюллен; Фримен, Джон (2008). Бухгалтерский учет: Практический подход (2-е изд.). Pearson Education . стр. 4–10. ISBN 978-0-409-32357-3.
5. Конн, Фрэнсис (15 августа 2017 г.). «Основы счета-фактуры с НДС». Figure Weave Accountancy. Архивировано из оригинала 1 августа 2020 г. Получено 12 мая 2019 г.
6. Правила предоставления информации о налоговом кредите (GST/HST), SOR/91-45 Архивировано 21 июля 2012 г. на Wayback Machine , в разделе 3(b)(i)
7. "Рекомендация № 06: Унифицированный формат счета-фактуры для международной торговли (СЕФАКТ ООН; 2000; 7 страниц) Идентификатор: ECE/TRADE/148; Тема: Упрощение процедур торговли и электронный бизнес" (PDF) . Архивировано (PDF) из оригинала 17 апреля 2015 г. . Получено 17 апреля 2015 г. .
8. DHL | Global | Таможенные документы Архивировано 17 апреля 2015 г. в Wayback Machine
9. ControlPay, Самостоятельное выставление счетов Архивировано 30 сентября 2015 г. на Wayback Machine , дата обращения 26 апреля 2018 г.
10. HMRC (31 декабря 2020 г.). «Самостоятельное выставление счетов и НДС». Архивировано из оригинала 7 ноября 2012 г. Получено 22 ноября 2012 г.
11. Сводная директива по НДС, 2006 г., статья 224.
12. "Notice 700/62 - Self-billing)". Архивировано из оригинала 26 апреля 2018 г. Получено 26 апреля 2018 г.
13. "SCM | Что такое расчет по оцененным квитанциям?". Архивировано из оригинала 22 июня 2007 г. Получено 22 июня 2007 г.
14. Европейские эксперты по электронному выставлению счетов-фактур. Архивировано 11 января 2012 г. на Wayback Machine.
15. "Elektronisch factureren" (на голландском). Правительство Нидерландов . Архивировано из оригинала 22 ноября 2011 года . Получено 5 января 2012 года .
16. "Электронный счет-фактура в GST".
17. "Обработка счетов-фактур транспортным бюро штата Мичиган" (PDF) . Архивировано (PDF) из оригинала 16 декабря 2013 г. . Получено 9 июля 2013 г. .
18. Система истории платежей по коммерческим счетам Министерства ВМС США. Архивировано 3 июля 2007 г. на Wayback Machine.
19. Руководство по коммерческим контрактам - Агентство по управлению оборонными контрактами США. Архивировано 26 июня 2007 г. на Wayback Machine.
20. Управление федеральной закупочной политики США - Передовой опыт администрирования контрактов Архивировано 12 июня 2007 г. на Wayback Machine
21. "Директива о просроченных платежах - Европейская комиссия". single-market-economy.ec.europa.eu . Получено 26 марта 2024 г. .