Кредиторская задолженность ( КЗ ) — это деньги, которые бизнес должен своим поставщикам, отображаемые как обязательства на балансе компании . Она отличается от обязательств по векселям к оплате , которые представляют собой долги, созданные официальными юридическими документами. [1] Основная обязанность отдела по работе с кредиторской задолженностью — обрабатывать и проверять транзакции между компанией и ее поставщиками, а также следить за тем, чтобы все неоплаченные счета от поставщиков были одобрены, обработаны и оплачены. Процесс обработки счетов к оплате начинается со сбора требований к поставкам внутри организации и поиска предложений от поставщиков на требуемые товары. После того, как сделка согласована, заказы на закупку готовятся и отправляются. Доставленные товары проверяются по прибытии, а полученный счет направляется на утверждение. Обработка счета включает запись важных данных из счета и ввод их в финансовую или бухгалтерскую систему компании. После этого счета должны пройти соответствующий бизнес-процесс компании, чтобы быть оплаченными. [2]
Отдел по работе с кредиторской задолженностью обычно входит в состав финансового подразделения организации . [3]
Кредиторская задолженность регистрируется в подкниге «Кредиторская задолженность» в момент подтверждения оплаты счета. Подтверждено или подтверждено означает, что счет одобрен к оплате и зарегистрирован в Главной книге или подкниге AP как непогашенное или открытое обязательство, поскольку оно не было оплачено. Кредиторскую задолженность часто подразделяют на торговую кредиторскую задолженность, кредиторскую задолженность по покупке физических товаров, которая регистрируется в инвентаре, и кредиторскую задолженность по расходам, кредиторскую задолженность по покупке товаров или услуг, которая относится на расходы. Типичными примерами кредиторской задолженности по расходам являются реклама, поездки, развлечения, офисные принадлежности и коммунальные услуги. AP — это форма кредита , которую поставщики предлагают своим клиентам, позволяя им платить за продукт или услугу после того, как они уже были получены. Поставщики предлагают различные условия оплаты для счета. Условия оплаты могут включать предложение скидки при оплате наличными за оплату счета в течение определенного количества дней. Например, условия 2%, Net 30 означают, что плательщик вычтет 2% из счета, если оплата будет произведена в течение 30 дней. Если оплата произведена на 31-й день, то выплачивается вся сумма.
В бизнесе обычно существует гораздо более широкий спектр услуг в файле AP, и бухгалтеры или счетоводы обычно используют бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания потока денег на этот счет обязательств , когда они получают счета-фактуры, и с него, когда они производят платежи. Все чаще крупные фирмы используют специализированные решения по автоматизации счетов к оплате (обычно называемые ePayables) для автоматизации бумажных и ручных элементов обработки счетов-фактур организации.
Обычно поставщик отправляет продукт, выставляет счет и собирает оплату позже. Это цикл конверсии наличных или период времени, в течение которого поставщик уже заплатил за сырье, но не получил оплаты от конечного потребителя.
Когда счет-фактура получен покупателем, он сопоставляется с упаковочным листом и заказом на покупку , и если все в порядке, счет-фактура оплачивается. Это называется трехсторонним сопоставлением. [4] Трехстороннее сопоставление может замедлить процесс оплаты, поэтому метод может быть изменен. Например, трехстороннее сопоставление может быть ограничено исключительно счетами на крупные суммы, или сопоставление автоматически утверждается, если полученное количество находится в пределах определенного процента от суммы, разрешенной в заказе на покупку. [5] Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов-фактур обрабатывает процесс сопоставления по-разному в зависимости от бизнес-правил, установленных при создании процесса рабочего процесса . Самый простой случай — двухстороннее сопоставление между самим счетом-фактурой и заказом на покупку.
Оценки 2009 года показали, что более миллиарда счетов-фактур от бизнеса к бизнесу обрабатывались каждую неделю, и 97% из них по-прежнему обрабатывались вручную. Средняя стоимость обработки и оплаты счета поставщика составляла от 5 до 15 долларов, причем 10% обрабатывались слишком поздно, чтобы быть оплаченными в рамках дисконтных условий, и почти 2% содержали ошибки. [6]
В домохозяйствах кредиторская задолженность обычно представляет собой счета от поставщиков, таких как электрическая компания , телефонная компания, кабельное телевидение или спутниковая антенна , подписка на газеты и другие подобные регулярные услуги. Домовладельцы могут отслеживать и ежемесячно платить вручную, используя чеки, кредитные карты или интернет-банкинг . [7]
Обычно существуют различные проверки против злоупотреблений, чтобы предотвратить хищения со стороны персонала, отвечающего за счета к оплате. Разделение обязанностей является распространенным контролем. В странах, где оплата чеками является обычным явлением, почти все компании имеют младшего сотрудника, который обрабатывает и печатает чек, а старший сотрудник проверяет и подписывает чек. Часто бухгалтерское программное обеспечение ограничивает каждого сотрудника выполнением только тех функций, которые ему поручены, так что нет возможности, чтобы какой-либо сотрудник, даже контролер , мог единолично произвести платеж.
Некоторые компании также разделяют функции добавления новых поставщиков в главный файл поставщиков и ввода ваучеров. Это делает невозможным для сотрудника добавить себя в качестве поставщика, а затем выписать себе чек без сговора с другим сотрудником. Главный файл поставщиков является хранилищем всей важной информации о поставщиках компании. Это точка отсчета для счетов к оплате, когда дело доходит до оплаты счетов. [8]
Кроме того, большинство компаний требуют вторую подпись на чеках, сумма которых превышает указанный порог.
Персонал по работе с кредиторской задолженностью должен следить за мошенническими счетами-фактурами. При отсутствии системы заказов на закупку первой линией обороны является утверждающий менеджер. Однако сотрудники AP должны быть знакомы с несколькими распространенными проблемами, такими как мошенничество с « Желтыми страницами » , в которых мошенники предлагают разместить рекламу. Логотип с шагающими пальцами никогда не был зарегистрирован как торговая марка, и существует множество различных справочников в стиле «Желтых страниц», большинство из которых имеют небольшой тираж. Согласно статье в журнале «Практика работодателей» Американской ассоциации по заработной плате за зиму 2000 года , «Поставщики могут отправлять документы, которые выглядят как счета-фактуры, но мелким шрифтом в них указано «это не счет». Это могут быть платежи за размещение в справочнике или рекламу. Недавно некоторые компании начали отправлять то, что выглядит как чек на скидку или возврат; на самом деле это регистрация для услуг, которая активируется, когда документ возвращается с подписью».
В счетах к оплате простая ошибка может привести к большой переплате. Типичным примером являются дубликаты счетов. [9] Счет может быть временно утерян или все еще находиться в статусе утверждения, когда поставщики звонят, чтобы узнать о статусе его оплаты. После того, как сотрудник AP просматривает его и обнаруживает, что он не был оплачен, поставщик отправляет дубликат счета; тем временем оригинальный счет появляется и оплачивается. Затем дубликат счета приходит и также непреднамеренно оплачивается, возможно, по немного другому счету.
Аудиторы часто обращают внимание на наличие утвержденных счетов-фактур, отчетов о расходах и другой подтверждающей документации для подтверждения выписанных чеков. Наличие подтверждения или заявления от поставщика является разумным доказательством существования счета. Нередко часть этой документации теряется или неправильно подается к моменту проведения аудита. В таких ситуациях аудитор может принять решение о расширении размера выборки.
Аудиторы обычно готовят структуру дебиторской задолженности по срокам погашения для лучшего понимания непогашенной задолженности за определенные периоды (30, 60, 90 дней и т. д.). Такие структуры полезны для правильного представления баланса на конец финансового года. [10]
Многие компании работают над оптимизацией или автоматизацией бизнес-процессов своих отделов по работе с кредиторской задолженностью. Этот процесс прост, но может стать очень громоздким, особенно если у компании очень большое количество счетов-фактур. Эта проблема усугубляется, когда счета-фактуры, требующие обработки, находятся на бумаге. Это может привести к потере счетов-фактур, человеческим ошибкам при вводе данных и дубликатам счетов-фактур. Эти и другие проблемы приводят к высокой стоимости метрики счета-фактуры . Цель автоматизации отдела по работе с кредиторской задолженностью — оптимизировать этот процесс выставления счетов-фактур, исключить потенциальные человеческие ошибки и снизить стоимость счета-фактуры. [11]
Некоторые из наиболее распространенных решений автоматизации AP включают в себя электронное выставление счетов , сканирование документов, оптическое распознавание символов , автоматизацию правил рабочего процесса, онлайн-отслеживание, возможности отчетности, пользовательские интерфейсы электронных счетов, сети поставщиков, платежные сервисы и аналитику расходов для всех счетов. [11] Эффективные функции автоматизации включают распознавание свободной формы (способность интерпретировать документы счетов-фактур независимо от макета или необходимость создания шаблона поставщика) и возможности автоматического обучения. [12]
Электронное выставление счетов может быть очень полезным инструментом для отдела AP. Электронное выставление счетов позволяет поставщикам отправлять счета через Интернет и автоматически маршрутизировать и обрабатывать эти счета. Поскольку поступление и представление счетов происходит практически мгновенно, счета оплачиваются раньше; следовательно, количество времени и денег, необходимых для обработки этих счетов, значительно сокращается. (Financial Operations Networks, 2008) Эти решения обычно включают стороннюю компанию, которая предоставляет и поддерживает приложение, позволяющее поставщику отправлять электронный счет своему клиенту для немедленной маршрутизации, утверждения и оплаты. Эти приложения привязаны к базам данных, которые архивируют информацию о транзакциях между торговыми партнерами. (US Bank, Scott Hesse, 2010) Счета-фактуры могут быть отправлены несколькими способами, включая загрузку EDI , CSV или XML , файлы PDF или онлайн-шаблоны счетов-фактур. Поскольку электронное выставление счетов включает в себя так много различных технологий и вариантов ввода, это зонтичная категория для любого метода, с помощью которого счет-фактура в электронном виде представляется клиенту для оплаты. [13]
Системы планирования ресурсов предприятия обычно используют программное обеспечение для предоставления интегрированных услуг по управлению бизнес-процессами для предприятий. [14]
С середины 1967-х годов компании начали устанавливать каналы передачи данных между своими торговыми партнерами для передачи документов, таких как счета-фактуры и заказы на закупку. Вдохновленные идеей безбумажного офиса и более надежной передачи данных, они разработали первые системы EDI . Эти системы были уникальны для соответствующей компании, которая их разработала, что означало, что их было трудно развернуть в большом количестве корпораций. Осознавая это, Аккредитованный комитет по стандартам X12 — институт стандартов под эгидой ANSI — провел подготовку к стандартизации процессов EDI. Это привело к тому, что сегодня известно как стандарт ANSI X12 EDI . [15]
Это оставалось основным способом обмена транзакционными данными между торговыми партнерами в течение почти 3 десятилетий. 1990-е годы пришли с достижениями в области интернет-технологий. Компании начали предлагать более надежные веб-приложения с пользовательским интерфейсом и функциями, которые обслуживали как поставщика, так и клиента. Эти новые веб-приложения позволяли онлайн-подавать отдельные счета-фактуры, а также загружать файлы EDI. Наряду с другими методами загрузки файлов, включая CSV и XML. Эти сервисы позволяют поставщикам представлять счета-фактуры своим клиентам для сопоставления и утверждения через удобное для пользователя веб-приложение. Поставщики также могут видеть историю всех счетов-фактур, которые они отправили своим клиентам, не имея прямого доступа к системам клиентов. Это связано с тем, что вся транзакционная информация хранится в центрах обработки данных сторонней компании, которая предоставляет веб-приложение для выставления счетов-фактур. Эта конфиденциальная информация может регулироваться клиентом, чтобы контролировать, какой объем транзакционной информации разрешено видеть поставщику. (Например, даты оплаты или информация о чеках). [16]
По мере того, как компании продвигаются в цифровую эпоху, все больше и больше компаний переходят на услуги электронного выставления счетов, чтобы автоматизировать свои отделы по работе с кредиторской задолженностью, чтобы сократить количество ошибок и сэкономить расходы. [17] Согласно сравнительному исследованию, проведенному IOMA, 19% опрошенных организаций сообщили о частоте дублирования платежей от 0,1% до 0,5%. [18] Некоторые даже считают, что это станет отраслевым стандартом в ближайшем будущем. Согласно отчету, подготовленному командой GXS в 2013 году, Европа принимает государственное законодательство, поощряющее предприятия внедрять практику электронного выставления счетов. В Соединенных Штатах такого законодательства пока нет, но они признают ценность этой технологии. Казначейство США подсчитало, что внедрение электронного выставления счетов во всем федеральном правительстве сократит расходы на 50% и сэкономит 450 миллионов долларов в год. [19]
С ростом доступности роботизированных решений компании еще больше совершенствуют процессы в AP. Применяя сквозную роботизированную автоматизацию процессов или RPA в своих отделах по работе с кредиторской задолженностью, организации могут ускорить скорость и точность обработки счетов, одновременно снижая эксплуатационные расходы. [20] Некоторые организации сообщают, что, внедрив RPA, им удалось практически исключить вмешательство человека в процесс AP, тем самым сэкономив от 65% до 75% времени, которое ранее тратилось на ручную обработку. [21]
{{cite web}}: CS1 maint: archived copy as title (link){{cite web}}: CS1 maint: archived copy as title (link){{cite journal}}: Цитировать журнал требует |journal=( помощь )