stringtranslate.com

Система управления документами

Система управления документами ( DMS ) обычно представляет собой компьютеризированную систему, используемую для хранения, обмена, отслеживания и управления файлами или документами. Некоторые системы включают отслеживание истории, где записывается журнал различных версий, созданных и измененных разными пользователями. Этот термин имеет некоторое совпадение с понятиями систем управления контентом . Его часто рассматривают как компонент систем управления корпоративным контентом (ECM) и связаны с управлением цифровыми активами , отображением документов , системами документооборота и системами управления записями .

История

В то время как многие системы электронного управления документами хранят документы в их родном формате (Microsoft Word или Excel, PDF), некоторые веб-системы управления документами начинают хранить контент в форме HTML . Эти системы управления документами на основе HTML могут действовать как системы публикации или системы управления политиками. [1] Контент захватывается либо с помощью редакторов на базе браузера, либо путем импорта и преобразования контента, отличного от HTML. Хранение документов в формате HTML упрощает полнотекстовый рабочий процесс, поскольку большинство поисковых систем изначально работают с HTML. Для извлечения текста из собственного формата требуется DMS без формата хранения HTML, что немного усложняет рабочий процесс полнотекстового поиска.

Возможности поиска, включая логические запросы , кластерный анализ и стемминг [2], стали важнейшими компонентами DMS, поскольку пользователи привыкли к поиску в Интернете и тратят меньше времени на организацию своего контента.

Компоненты

Системы управления документами обычно обеспечивают хранение, управление версиями, метаданные, безопасность, а также возможности индексирования и поиска. Вот описание этих компонентов:

Стандартизация

Многие отраслевые ассоциации публикуют свои собственные списки конкретных стандартов контроля документации, которые используются в их конкретной области. Ниже приводится список некоторых соответствующих документов ISO. Подразделения ИКС 01.140.10 и 01.140.20. [19] [20] ISO также опубликовала ряд стандартов, касающихся технической документации , подпадающих под раздел 01.110. [21]

Контроль документов

Правительственные постановления обычно требуют, чтобы компании, работающие в определенных отраслях, контролировали свои документы. Контролер документации несет ответственность за строгий контроль этих документов. Эти отрасли включают бухгалтерский учет (например: 8-я Директива ЕС , Закон Сарбейнса-Оксли ), безопасность пищевых продуктов (например, Закон о модернизации безопасности пищевых продуктов в США), ISO (упомянутый выше), производство медицинского оборудования ( FDA ), производство крови, человеческие клетки и тканевые продукты (FDA), здравоохранение ( JCAHO ) и информационные технологии ( ITIL ). [22] В некоторых отраслях действуют более строгие требования к контролю документации из-за типа информации, которую они сохраняют для конфиденциальности, гарантий или других строго регулируемых целей. Примеры включают защищенную медицинскую информацию (PHI), как того требует HIPAA , или документацию строительного проекта, необходимую для гарантийного периода. Стратегический план информационных систем (ISSP) может формировать информационные системы организации в среднесрочной и долгосрочной перспективе. [23]

Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, служат доказательством того, что документы находятся под контролем. Несоблюдение требований может привести к штрафам, потере бизнеса или нанесению ущерба репутации бизнеса.

Документооборот включает в себя: [24]

Эти требования к контролю документации составляют часть расходов организации на соблюдение требований наряду с соответствующими функциями, такими как ответственный за защиту данных и внутренний аудит .

Интегрированный ДМ

Интегрированное управление документами включает в себя технологии, инструменты и методы, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения, доставки и уничтожения «документов» на предприятии. В этом контексте «документами» являются любые информационные активы, включая изображения, офисные документы, графику и рисунки, а также новые электронные объекты, такие как веб-страницы, электронная почта, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами

Бумажные документы издавна используются для хранения информации . Однако бумага может быть дорогостоящей, а при чрезмерном использовании — расточительной. Программное обеспечение для управления документами — это не просто инструмент, оно позволяет пользователю управлять доступом, отслеживать и редактировать хранимую информацию. Программное обеспечение для управления документами представляет собой электронный шкаф, который можно использовать для систематизации всех бумажных и цифровых файлов. [25] Это программное обеспечение помогает предприятиям объединять бумажные файлы в цифровые и хранить их в едином центре после сканирования и импорта цифровых форматов . [26] Одним из наиболее важных преимуществ управления цифровыми документами является «надежная» среда для защиты всех документов и данных. [27] В частности, в отрасли тяжелого строительства программное обеспечение для управления документами позволяет членам команды безопасно просматривать и загружать документы по проектам, над которыми им поручено, из любого места и в любое время, что помогает оптимизировать повседневные операции. [28]

Смотрите также

Рекомендации

  1. ↑ Система управления политиками. Архивировано 29 октября 2011 г. на Wayback Machine.
  2. ^ Стемминг: облегчение поиска. Архивировано 11 января 2012 г. на Wayback Machine.
  3. ^ Парсонс, М. (2004). Эффективное управление знаниями для юридических фирм. Издательство Оксфордского университета. п. 234. ИСБН 9780195169683. Проверено 19 мая 2018 г.
  4. ^ Шивакумар, СК (2016). Управление корпоративным контентом и поиском для создания цифровых платформ. Джон Уайли и сыновья. п. 93. ИСБН 9781119206828. Проверено 19 мая 2018 г.
  5. ^ аб Флетчер, AN; Брам, М.; Паргманн, Х. (2003). Управление рабочими процессами с помощью SAP WebFlow: Практическое руководство. Springer Science & Business Media. стр. 15–16. ISBN 9783540404033. Проверено 19 мая 2018 г.
  6. ^ Уэббер, М.; Уэббер, Л. (2016). Управление ИТ: политика и процедуры. Уолтерс Клювер. п. 41-4. ISBN 9781454871323. Проверено 19 мая 2018 г.
  7. ^ Тринкьери, Д. (2003). Оценка вариантов интегрированной системы управления документами (IDMS) для Министерства транспорта Аризоны (ADOT) . Департамент транспорта Аризоны. п. 158. Правила проверки данных должны быть встроены в саму форму, а не выполняться в среде постобработки. Это обеспечивает использование интерактивного опыта в реальном времени. Часто проверка данных требует поиска в базе данных. Правила должны разрешать этот запрос к базе данных, предоставляя пользователю возможность выбора в режиме реального времени на основе результатов запроса.
  8. ^ Морли, Д.; Паркер, CS (2014). Понимание компьютеров: сегодня и завтра, всестороннее. Cengage Обучение. стр. 558–559. ISBN 9781285767277. Проверено 19 мая 2018 г.
  9. ^ abc Меран, Г. (2012). Введение в системы электронного документооборота. Академическая пресса. п. 120. ИСБН 9780323140621. Проверено 19 мая 2018 г.
  10. ^ Соммервилл, Дж.; Крейг, Н. (2006). Внедрение ИТ в строительстве. Рутледж. п. 130. ИСБН 9781134198986. Проверено 19 мая 2018 г.
  11. ^ Шкипер, SL (2015). Как создать систему контроля документации на соответствие требованиям ISO 9001:2015, ISO 13485:2016 и FDA. ASQ Качество Пресс. п. 156. ИСБН 9780873899178. Проверено 19 мая 2018 г.
  12. ^ Остерберри, Д. (2012). Управление цифровыми активами. ЦРК Пресс. стр. 27–28. ISBN 9781136033629. Проверено 19 мая 2018 г.
  13. ^ аб Остерберри, Д. (2012). Управление цифровыми активами. ЦРК Пресс. п. 30. ISBN 9781136033629. Проверено 19 мая 2018 г.
  14. ^ Уайт, М. (2012). Корпоративный поиск. O'Reilly Media, Inc., стр. 73–74. ISBN 9781449330408. Проверено 19 мая 2018 г.
  15. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.40: Издательство». Архивировано из оригинала 6 июня 2011 года . Проверено 14 июля 2008 г.
  16. ^ Международная организация по стандартизации. «35.240.30: ИТ-приложения в информации, документации и публикациях». Архивировано из оригинала 6 июня 2011 года . Проверено 14 июля 2008 г.
  17. ^ Корпорация Онсфера. «Управление документацией СОП в проверенных средах» (PDF) . Архивировано из оригинала (PDF) 4 сентября 2011 года . Проверено 25 апреля 2011 г.
  18. ^ Меран, Г. (2012). Введение в системы электронного документооборота. Академическая пресса. п. 16. ISBN 9780323140621. Проверено 19 мая 2018 г.
  19. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.10: Письмо и транслитерация». Архивировано из оригинала 7 июля 2009 года . Проверено 14 июля 2008 г.
  20. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.20: Информационные науки». Архивировано из оригинала 5 декабря 2008 года . Проверено 14 июля 2008 г.
  21. ^ Международная организация по стандартизации. «01.110: Техническая документация на продукцию». Архивировано из оригинала 6 июня 2011 года . Проверено 15 июля 2008 г.
  22. ^ «Свод федеральных правил, раздел 21, часть 1271» . Управление по контролю за продуктами и лекарствами. Архивировано из оригинала 10 октября 2011 года . Проверено 31 января 2012 года .
  23. ^ Виггинс, Боб (2000). Эффективный документооборот: раскрытие корпоративных знаний (2-е изд.). Гауэр. п. 25. ISBN 9780566081484. Архивировано из оригинала 13 января 2018 года . Проверено 9 апреля 2016 г. На организационном уровне стратегический план информационных систем (ISSP) — это способ в общих чертах определить, какие информационные системы организация должна иметь в среднесрочной и долгосрочной перспективе (обычно от трех до пяти лет [...]).
  24. ^ «Что такое контроль документации?». isoТрекер . Проверено 9 ноября 2023 г.
  25. ^ «Системы управления документацией - Руководство покупателя» . Архивировано из оригинала 10 января 2017 года . Проверено 10 января 2017 г.
  26. ↑ Чауни, Мамун (5 февраля 2015 г.). «7 мощных преимуществ использования системы управления документами». Архивировано 10 января 2017 г. на Wayback Machine.
  27. ^ преобразования пепла (13 февраля 2020 г.). «Преимущества системы управления документами и 9 вещей, на которые следует обратить внимание». Ash Conversions International . Проверено 7 мая 2020 г.
  28. ^ «Программное обеспечение для управления документацией в строительстве». ХССС . 15 декабря 2021 г. Проверено 7 июня 2022 г.

Внешние ссылки

Викискладе есть медиафайлы, связанные с системами управления документами .