Поэтапное принятие или поэтапное внедрение — это стратегия внедрения инновации (т. е. информационных систем , новых технологий, процессов и т. д.) в организации поэтапно, так что различные части организации внедряются в различные последовательные временные интервалы. Поэтапное внедрение — это метод системного перехода с существующей системы на новую, который происходит поэтапно. [1] [2] [3] Другие используемые концепции: поэтапное преобразование, поэтапный подход, поэтапная стратегия, поэтапное внедрение и поэтапное преобразование. Другие методы системного перехода включают прямой переход и параллельный запуск .
Информационные технологии произвели революцию в способах работы в организациях. [4] С внедрением высокотехнологичных систем планирования ресурсов предприятия (ERP), систем управления контентом (CMS), систем управления взаимоотношениями с клиентами и поставщиками (CRM и SRM) возникла задача внедрения этих систем в организациях, которые собираются их использовать. В следующей записи будет рассмотрена лишь малая часть того, что должно быть сделано или может быть сделано при внедрении такой системы в организации.
Поэтапный подход осуществляет преобразование шаг за шагом. Внедрение требует тщательно продуманного сценария для начала использования новой системы. И на каждом этапе необходимо проинструктировать сотрудников и других пользователей. Старая система заменяется новой системой по заранее определенным шагам, пока она не будет полностью заполнена. Фактическая установка новой системы будет выполнена несколькими способами, по модулю или по продукту, и может быть выполнено несколько экземпляров. Это может быть сделано путем введения некоторых функций системы перед остальными или путем введения некоторых функций определенным пользователям перед их представлением всем пользователям. Это дает пользователям время, чтобы справиться с изменениями, вызванными системой.
Обычно организуют команду внедрения, которая перемещается из отдела в отдел. Перемещаясь, команда учится и, таким образом, приобретает опыт и знания, так что каждое последующее внедрение будет проходить намного быстрее первого.
Техника визуализации, использованная в этой записи, — это техника, разработанная группой O&I Утрехтского университета . [5] Техника описана в следующей вики: Техника метамоделирования .
Как видно на рисунке 1, поэтапное внедрение имеет цикл. Каждый отдел, который должен быть подключен к системе, проходит через тот же процесс. Сначала на основе предыдущих учебных сессий устанавливаются уровни безопасности (см. ITIL ). Таким образом, каждый уникальный пользователь имеет свой собственный профиль, который описывает, какие части системы видны и/или могут использоваться этим конкретным пользователем. Затем документируются документы и политики. Все процессы и процедуры описываются в описаниях процессов, которые могут быть на бумаге или в интрасети. Затем изображается фактическое преобразование. Как описано в тексте выше, определенные отделы и/или части организации могут быть внедрены в разные временные интервалы. На рисунке 1 это изображено путем внедрения дополнительного модуля или даже общего продукта. HRM нужны другие модули системы ERP, чем Finance (модуль), или Finance может потребоваться дополнительный пакет программного обеспечения для бухгалтерского учета (продукт). Настройка системы происходит для решения существующих проблем. После преобразования определенного отдела цикл начинается заново, и может быть преобразован другой отдел или группа пользователей. Если все отделы или части организации вовлечены и система полностью внедрена, система официально передается организации, а группа внедрения может быть распущена.
Поэтапное внедрение позволяет вводить готовые модули, пока программируются другие будущие модули. Это делает сценарий внедрения более критическим, поскольку некоторые модули зависят друг от друга. Методы управления проектами могут быть приняты для решения этих проблем. См. раздел методов ниже.
Однако фактическое принятие системы пользователями может быть более проблематичным. Система может работать просто отлично, но если ее не использовать, она бесполезна. Пользователи основывают свое отношение к системе на своем первом опыте. [4] Поскольку это создает дополнительный вес для первого взаимодействия, реализаторы должны позаботиться о том, чтобы сделать первое взаимодействие особенно приятным.
В методике, используемой в этой статье, каждое КОНЦЕПЦИЯ требует надлежащего определения, которое желательно скопировать из стандартного глоссария, источник которого указан, если применимо. Все названия КОНЦЕПЦИЙ в тексте написаны заглавными буквами. В Таблице 1 представлен список определений концепций.
Таблица 1: Концептуальная схема
Метод поэтапного внедрения имеет определенные плюсы, минусы и риски [8] [4]
Плюсы:
Минусы:
Риски:
Следующие разделы являются дополнительными к записи о внедрении (внедрении программного обеспечения) и относятся к поэтапному внедрению:
Конфигурация и спецификация оборудования на месте, используемого устаревшей системой и для запуска новой системы, предоставляются в спецификациях оборудования. Конфигурация оборудования тестируется для обеспечения надлежащего функционирования. Это сообщается в отчете о конфигурации оборудования. Конфигурация и спецификация программного обеспечения на месте, т. е. устаревшей системы и будущей новой системы, четко указываются для обеспечения надлежащего функционирования после установки системы. [9] Акт указания уже установленной системы является ключевым для внедрения. Какие части или даже целые системы будут взяты на себя новой системой? Все это сообщается в отчетах об установке программного обеспечения и тестировании программного обеспечения. Фактическая установка программного обеспечения новой системы также выполняется здесь в ограниченной области для поддержки учебных сессий, описанных в следующем разделе.
Обучение системы научит пользователей нажимать клавиши и выполнять транзакции, необходимые для работы системы. [6] Пилотный проект тренирует системы и проверяет понимание системы пользователями. Проектная группа создает скелетную тестовую среду бизнес-кейса, которая берет бизнес-процессы от начала, когда заказ клиента получен, до конца, когда заказ клиента отправлен. Обучение как таковое недостаточно для принятия информационной системы. У пользователей есть потребности в обучении. [4] Известные потребности в обучении являются эмоциональным руководством. Пользователи должны совершать эмоциональные шаги, чтобы совершать когнитивные шаги. Если они боятся системы из-за ее сложности в обращении, они могут быть не в состоянии понять когнитивные шаги, необходимые для успешного выполнения задач.
В области внедрения используются несколько методов. Хорошо известным методом, специально ориентированным на область внедрения, является метод Regatta от Sogeti . Другие методы — метод внедрения SAP, который адаптирован для внедрения систем SAP . Системы устанавливаются несколькими различными способами. Разные организации могут иметь свои собственные методы. При внедрении системы она считается проектом и, следовательно, должна рассматриваться как таковой. В этой области используются хорошо известные теории и методы, такие как метод PRINCE2 со всеми его базовыми методами, такими как диаграмма PERT , диаграмма Ганта и методы критического пути .
Внедрение EMR в Группе университетских врачей (UPG) в Статен-Айленде и Бруклине , Нью-Йорк .
Группа врачей университета в Нью-Йорке выполнила полную техническую установку программного пакета EMR (электронная медицинская карта). UPG обнаружила, что некоторые поставщики пакета EMR рекомендовали развертывание, которое будет сделано все за один раз, также называемое Большим взрывом. Но они обнаружили, что Большой взрыв перегрузил бы врачей и персонал из-за следующих факторов:
Поэтому они выбрали поэтапный подход: « Таким образом, поэтапное внедрение для нас давало наибольшие шансы на успех, внедрение среди персонала и возможность получения ожидаемой прибыли от инвестиций после полного внедрения системы ». (Дж. Хайман, доктор медицины)
Также была группа, которая была несколько неохотно настроена по отношению к любым новым системам. Представив систему определенным ранним последователям, позднее большинство смогло бы узнать систему. [10] По мере ее поэтапного внедрения через организацию. По циклу (см. рисунок 5, A) UPG был представлен системе.
В качестве примера представьте супермаркет. В этом супермаркете кассовая система обновляется до новой версии. Представьте, что только кассы овощного отдела переводятся на новую систему, в то время как другие кассы продолжают работать по старой системе. Если новая система не работает должным образом, это не имеет значения, поскольку компьютеризирована лишь небольшая часть супермаркета. Если она работает, сотрудники могут по очереди работать на овощных прилавках, чтобы попрактиковаться в использовании новой системы.
После того, как овощной отдел заработает идеально, следующим может быть мясной отдел, затем отдел кондитерских изделий и так далее. В конце концов, все различные прилавки в системе супермаркета будут поэтапно введены в эксплуатацию, и все будет работать. Это займет много времени, поскольку работают две системы, пока не будет завершен переход. Однако супермаркет никогда не рискует закрыться, и весь персонал может получить достаточно обучения работе с новой системой, поэтому это гораздо более дружелюбный метод.