Период хранения (связанный с графиком хранения или программой хранения ) является аспектом управления записями и информацией (RIM) и жизненным циклом записей , который определяет продолжительность времени, в течение которого информация должна храниться или «храниться», независимо от формата (бумажный, электронный или другой). Периоды хранения различаются в зависимости от различных типов информации, в зависимости от содержания и множества других факторов, включая внутренние организационные потребности, нормативные требования к инспекции или аудиту, правовые сроки давности, участие в судебных разбирательствах, а также потребности в налогообложении и финансовой отчетности, а также другие факторы, определяемые местными, региональными, государственными, национальными и/или международными органами управления. [1] [2]
После того, как применимый период хранения истек для данного типа или серии информации, и все удержания/моратории были сняты, информация обычно уничтожается с использованием утвержденного и эффективного метода уничтожения, который делает информацию полностью и необратимо непригодной для использования любыми средствами. В качестве альтернативы она может быть преобразована из одной формы в другую (например, из бумажной в электронную) в зависимости от определенного периода хранения для каждого формата. Информация с исторической ценностью, выходящей за рамки ее «полезной ценности», может быть передана на хранение в архивную организацию для постоянного или длительного долгосрочного хранения. [1] [2]
Защищаемое распоряжение относится к способности определенного и применяемого периода хранения эффективно обеспечивать защиту записи и ее возможное уничтожение или присоединение при рассмотрении в суде или ином порядке.
Обычно специалисты по управлению записями и информацией (RIM) советуют , чтобы любые и все периоды хранения, применяемые к организационной информации, были рассмотрены и одобрены для использования компетентным юридическим консультантом, который представляет организацию и знаком с конкретными деловыми потребностями и правовыми и нормативными требованиями организации. Кроме того, для надлежащего защитного уничтожения требуются практический подход к оценке/классификации информации, надлежащее документирование программы утилизации, стратегический обзор политики утилизации с течением времени на предмет эффективности. [3]