Контроль – это функция управления, помогающая проверять ошибки и предпринимать корректирующие действия. Это делается для минимизации отклонений от стандартов и обеспечения достижения заявленных целей организации желаемым образом.
Согласно современным представлениям, контроль — это предвидящее действие; более ранние концепции контроля использовались только при обнаружении ошибок. Контроль в управлении включает в себя установление стандартов, измерение фактической производительности и принятие корректирующих мер при принятии решений.
В 1916 году Анри Файоль сформулировал одно из первых определений контроля применительно к менеджменту:
Контроль над предприятием состоит в наблюдении за тем, чтобы все выполнялось в соответствии с принятым планом, отданными приказами и изложенными принципами. Его цель – указать на ошибки, чтобы их можно было исправить и предотвратить повторение. [1]
По словам EFL Бреха :
Контроль – это проверка текущих результатов на соответствие заранее определенным стандартам, содержащимся в планах, с целью обеспечения надлежащего прогресса и удовлетворительных результатов.
По словам Гарольда Кунца :
Контроллинг – это измерение и корректировка результатов деятельности с целью убедиться в том, что цели предприятия и планы, разработанные для их достижения, достигнуты.
По словам Стаффорда Бира :
Менеджмент – это профессия контроля.
Роберт Дж. Моклер представил более полное определение управленческого контроля:
Управленческий контроль можно определить как систематические пытки со стороны руководства бизнеса, направленные на сравнение производительности с заранее установленными стандартами, планами или целями, чтобы определить, соответствует ли производительность этим стандартам, и, предположительно, предпринять какие-либо корректирующие действия, необходимые для проверки того, что человеческие и другие корпоративные ресурсы используются. используются наиболее эффективно и результативно для достижения корпоративных целей. [2]
Кроме того, контроль можно определить как «ту функцию системы, которая корректирует операции по мере необходимости для достижения плана или для поддержания отклонений от целей системы в допустимых пределах» . Подсистема управления функционирует в тесной гармонии с операционной системой. Степень их взаимодействия зависит от характера операционной системы и ее целей. Стабильность касается способности системы поддерживать структуру производства без значительных колебаний. Быстрота реакции относится к скорости, с которой система может корректировать отклонения и возвращаться к ожидаемому результату. [3]
Политические выборы могут проиллюстрировать концепцию контроля и важность обратной связи. Каждая партия организует кампанию по избранию своего кандидата и намечает план по информированию общественности как о полномочиях кандидата, так и о платформе партии. По мере приближения выборов опросы общественного мнения дают информацию об эффективности кампании и о шансах каждого кандидата на победу. В зависимости от характера этой обратной связи в попытке достичь желаемого результата могут быть внесены определенные корректировки в стратегию и/или тактику.
Из этих определений можно констатировать, что существует тесная связь между планированием и контролем. Планирование – это процесс, посредством которого устанавливаются цели организации и методы достижения этих целей, а контроль – это процесс, который измеряет и направляет фактическую производительность в соответствии с запланированными целями организации. Таким образом, цели и задачи часто называют сиамскими близнецами менеджмента . управленческая функция управления и корректировки результатов деятельности, обеспечивающая достижение целей предприятия и целей, поставленных для их достижения.
Четыре основных элемента системы управления:
Они происходят в одной и той же последовательности и поддерживают постоянные отношения друг с другом в каждой системе. [3]
Первый элемент — это характеристика или состояние операционной системы, подлежащей измерению. Конкретные характеристики выбираются потому, что существует корреляция между ними и производительностью системы. Характеристикой может быть выходная мощность системы на любом этапе обработки (например, тепловая энергия, вырабатываемая печью) или состояние, являющееся результатом работы системы (например, температура в помещении, которая изменилась из-за тепло, выделяемое печью). В системе начальной школы количество часов работы учителя или прирост знаний, продемонстрированный учащимися на национальном экзамене, являются примерами характеристик, которые могут быть выбраны для измерения или контроля.
Второй элемент управления – датчик – является средством измерения характеристики. Например, в системе отопления дома таким устройством будет термостат, а в системе контроля качества это измерение может выполняться путем визуального осмотра продукта.
Третий элемент контроля — компаратор — определяет необходимость коррекции путем сравнения происходящего с запланированным. Некоторые отклонения от плана являются обычными и ожидаемыми, но когда отклонения выходят за рамки допустимых, требуются корректирующие действия. Это предполагает своего рода превентивные действия, которые указывают на то, что достигается хороший контроль.
Четвертый элемент управления, активатор, представляет собой корректирующее действие, предпринимаемое для возврата системы к ожидаемому результату. Фактический человек, устройство или метод, используемые для направления корректирующих данных в операционную систему, могут принимать различные формы. Это может быть гидравлический контроллер, который приводится в действие соленоидом или электродвигателем в ответ на электронный сигнал об ошибке, сотрудник, которому поручено доработать детали, не прошедшие проверку качества, или директор школы, который решает купить дополнительные книги, чтобы обеспечить увеличенное количество книг. количество студентов. Пока план выполняется в допустимых пределах, корректирующие действия не требуются; однако на практике это происходит редко. [ нужна цитата ]
Информация является средством контроля, поскольку поток сенсорных данных, а затем поток корректирующей информации позволяют контролировать характеристику или состояние системы. [4]
Основное требование к системе управления состоит в том, чтобы она поддерживала уровень и вид результатов, необходимые для достижения целей системы. [5] Обычно нецелесообразно контролировать каждую функцию и состояние, связанное с выходными данными системы. Поэтому выбор объекта контроля (и соответствующей информации о нем) чрезвычайно важен. Должна существовать прямая корреляция между объектом контроля и работой системы. Другими словами, управление выбранной характеристикой должно иметь прямое отношение к цели или задаче системы.
После того как характеристика распознана или измерена, информация, относящаяся к управлению, передается обратно. Необходимо тщательно продумать, какую именно информацию необходимо передать, а также язык, который наилучшим образом облегчит процесс общения и уменьшит вероятность искажений при передаче. Информация, которую необходимо сравнить со стандартом или планом, должна быть выражена теми же терминами или языком, что и в исходном плане, чтобы облегчить принятие решений. Использование машинных методов (компьютеров) может потребовать обширного перевода информации. Поскольку оптимальные языки для вычислений и для человеческого анализа не всегда одинаковы, относительная простота перевода может быть важным фактором при выборе единиц измерения или языковой единицы в чувствительном элементе.
Во многих случаях измерения могут быть выборочными, а не обеспечивать полную и непрерывную обратную связь с информацией о работе. Процедура выборки предполагает измерение некоторого сегмента или части операции, которая будет представлять собой общую сумму. [2]
В социальной системе нормы приемлемого поведения становятся стандартом, по которому можно судить о так называемом девиантном поведении . Постановления и законы обеспечивают более формальный сбор информации для общества. Социальные нормы меняются, но очень медленно. Напротив, стандарты, изложенные формальным законом, могут меняться изо дня в день путем пересмотра, прекращения действия или замены другими. Информация об отклоняющемся поведении становится основой контроля социальной активности . Выходную информацию сравнивают с эталоном или нормой и отмечают существенные отклонения. В промышленном примере частотное распределение (таблица количества раз, когда данная характеристика встречается в выборке проверяемой продукции) может использоваться для отображения среднего качества, разброса и сравнения выпускаемой продукции со стандартом.
Если существует значительная и неисправимая разница между выпуском и планом, система «вышла из-под контроля». Это означает, что цели системы невыполнимы по отношению к возможностям существующей конструкции. Либо цели должны быть переоценены, либо система переработана для добавления новых возможностей или возможностей. Например, в некоторых городах незаконный оборот наркотиков растет угрожающими темпами. Граждане должны решить, следует ли пересмотреть полицейскую систему, чтобы восстановить контроль, или же изменить закон, чтобы отразить иную норму приемлемого поведения.
Блок активатора реагирует на информацию , полученную от компаратора, и инициирует корректирующие действия. Если система представляет собой межмашинную систему, корректирующие входные данные (правила принятия решений) закладываются в сеть. Однако, когда управление относится к системе «человек-машина» или «человек-человек», ответственное лицо(а) должно оценить (1) точность информации обратной связи, (2) значимость отклонения и (3) какие корректирующие воздействия вернут системе до разумной степени стабильности. После того как принято решение направить в систему новые входные данные , сам процесс может оказаться относительно простым. Небольшое количество энергии может изменить работу реактивных самолетов, автоматических сталелитейных заводов и гидроэлектростанций. Пилот нажимает кнопку, и шасси самолета поднимается или опускается; оператор сталелитейного завода нажимает на рычаг, и лента раскаленной стали мчится по заводу; рабочий за пультом управления направляет поток электрической энергии по региональной сети станций и подстанций. Для высвобождения или остановки большого количества входной энергии требуется лишь небольшое количество управляющей энергии. [4]
Компаратор может располагаться далеко от операционной системы, хотя хотя бы часть элементов должна находиться в непосредственной близости от операций. Например, измерение (сенсорный элемент) обычно находится в месте проведения операций. Информация измерений может передаваться в удаленную точку для сравнения с эталоном (компаратором), а при возникновении отклонений корректирующий вход может быть выдан из удаленной точки. Однако вход (активатор) будет находиться в операционной системе. Эта способность управлять на расстоянии означает, что самолетом можно управлять дистанционно, опасными производственными процессами можно управлять с безопасного расстояния, а национальными организациями можно управлять из централизованной штаб-квартиры в Дублине, Ирландия.
- Кенард Э. Уайт
Шаг 1. Установление стандарта.
Стандарты – это критерии, по которым будут оцениваться фактические результаты деятельности. Стандарты устанавливаются как в количественном, так и в качественном плане.
Шаг 2 . Измерение фактической производительности
Производительность измеряется объективным и надежным способом. Его следует проверять в том же подразделении, в котором установлены стандарты.
Шаг 3 . Сравнение фактической производительности со стандартами.
Этот шаг включает сравнение фактических показателей с установленными стандартами для выявления отклонений. Например, производительность продавца, выраженная в единицах продукции, проданных за неделю, можно легко измерить по сравнению со стандартным выпуском продукции за неделю.
Шаг 4 . Анализ причин отклонений.
Менеджеры должны определить, почему стандарты не были соблюдены. Этот шаг также включает определение того, необходим ли больший контроль или следует изменить стандарт.
Шаг 5 . Принятие корректирующих мер.
После определения причин отклонений менеджеры могут разработать решения проблем с соблюдением стандартов и внести изменения в процессы или поведение.
Управление можно сгруппировать по трем общим классификациям: [3]
Система уличного освещения, управляемая таймером, является примером системы с разомкнутым контуром. Каждый вечер в определенное время механическое устройство замыкает цепь, и энергия течет по электрическим линиям, чтобы зажечь лампы. Однако обратите внимание, что механизм синхронизации является независимым блоком и не измеряет целевую функцию системы освещения. Если свет понадобится в темный, ненастный день, устройство синхронизации не распознает эту необходимость и, следовательно, не активирует подачу энергии. Иногда в контроллер могут быть встроены корректирующие свойства (например, для изменения времени включения света по мере того, как дни становятся короче или длиннее), но это не замкнет цикл. В другом случае восприятие, сравнение или корректировка могут осуществляться посредством действий, предпринимаемых человеком, который не является частью системы. Например, свет может включить кто-то, кто проходит мимо и осознает необходимость в дополнительном освещении.
Если контроль осуществляется в результате операции, а не в результате внешних или заранее определенных мер, то это система с замкнутым контуром. Домашний термостат является примером устройства управления в замкнутой системе. Когда температура в помещении падает ниже желаемой отметки, механизм управления замыкает цепь запуска печи и температура повышается. Печь отключается, когда температура достигает заранее выбранного уровня. Существенная разница между этим типом системы и системой с разомкнутым контуром заключается в том, что устройство управления является элементом системы, которое оно обслуживает, и измеряет производительность системы. Другими словами, все четыре элемента управления являются неотъемлемой частью конкретной системы.
Важной частью замкнутой системы является обратная связь; то есть выходные данные системы постоянно измеряются через контролируемый элемент, а входные данные модифицируются, чтобы уменьшить любую разницу или ошибку до нуля. Установлено, что многие модели потоков информации в организациях имеют природу замкнутых циклов, в которых используется обратная связь. Причина такого состояния становится очевидной, если признать, что любая система, если она хочет достичь заранее определенной цели, должна всегда иметь в своем распоряжении индикатор степени ее достижения. В общем, каждая система поиска целей использует обратную связь. [3]
Элементы управления легко идентифицировать в системах машины. Например, контролируемой характеристикой может быть какая-то переменная, такая как скорость или температура, а чувствительным устройством может быть спидометр или термометр. Ожидание точности существует, поскольку характеристика поддается количественной оценке, а ожидаемые стандарт и нормальное отклонение могут быть описаны в точных терминах. В автоматических системах ввод информации используется в процессе постоянной корректировки для достижения выходных характеристик. Когда происходит даже небольшое отклонение от стандарта, начинается процесс коррекции. Автоматическая система имеет высокую степень структурированности, предназначена для приема определенных видов входных данных и производства определенного результата и запрограммирована на регулирование преобразования входных данных в узком диапазоне изменений. [6]
Для иллюстрации механического управления: когда нагрузка на паровой двигатель увеличивается и двигатель начинает замедляться, регулятор реагирует открытием клапана, который высвобождает дополнительные поступления энергии пара. Этот новый ввод возвращает двигатель на желаемое количество оборотов в минуту. Этот тип механического управления является грубым по сравнению с более сложными электронными системами управления, используемыми в повседневной жизни. Рассмотрим сложные системы наведения ракеты, которые измеряют фактический курс в соответствии с заранее заданными математическими расчетами и вносят почти мгновенные поправки, чтобы направить ракету к цели.
Машинные системы могут быть сложными из-за сложной технологии, тогда как контроль над людьми сложен, потому что элементы контроля трудно определить. В системах управления человеком взаимосвязь между целями и соответствующими характеристиками часто неясна; измерение характеристики может быть крайне субъективным; ожидаемый стандарт трудно определить; а количество необходимых новых ресурсов невозможно определить количественно. Для иллюстрации обратимся еще раз к формализованной социальной системе, в которой девиантное поведение контролируется посредством процесса наблюдаемого нарушения существующего закона (сенсирование), судебных слушаний и процессов (сравнение со стандартом), заключения под стражу при признании обвиняемого виновным. (исправление), а также освобождение из-под стражи после реабилитации лица. [6]
Ограничение скорости, установленное для движения по автостраде, является одним из стандартов производительности, поддающихся количественной оценке, но даже в этом случае степень допустимого отклонения и величина фактического отклонения часто являются предметом разногласий между патрульным и подозреваемым нарушителем. Сложность общества отражена во многих законах и постановлениях, которые устанавливают общие стандарты экономической, политической и социальной деятельности. Гражданин может не знать или не понимать закон и, следовательно, не знать, виновен он в нарушении или нет.
Большинство организованных систем представляют собой комбинацию человека и машины; некоторые элементы управления могут выполняться машиной, тогда как другие выполняются человеком. Кроме того, некоторые стандарты могут быть четко структурированы, тогда как другие могут представлять собой не более чем общие рекомендации с ожидаемыми значительными вариациями результатов. Человек должен действовать как контролер, когда измерение субъективно и требуется суждение. Такие машины, как компьютеры, не способны делать исключения из заданных критериев контроля, независимо от того, насколько конкретный случай может требовать особого рассмотрения. Пилот действует совместно с компьютерами и автопилотами, управляя большими самолетами. В случае непредвиденных изменений погоды или возможного столкновения с другим самолетом он должен вмешаться и взять на себя непосредственное управление. [4]
Концепция организационного контроля заложена в бюрократической теории Макса Вебера . С этой теорией связаны такие понятия, как « сфера контроля », «тесность надзора» и «иерархическая власть». Взгляд Вебера имеет тенденцию считать все уровни или типы организационного контроля одинаковыми. В последнее время авторы стали склонны различать процесс контроля между тем, который подчеркивает природу организационной или системной конструкции, и тем, который касается повседневных операций. Чтобы проиллюстрировать разницу, мы «оцениваем» производительность системы, чтобы увидеть, насколько эффективной и действенной оказалась конструкция, или выяснить, почему она не удалась. Напротив, мы управляем и «контролируем» систему в отношении ежедневного поступления материала, информации и энергии . В обоих случаях присутствуют элементы обратной связи, но организационный контроль имеет тенденцию анализировать и оценивать характер и расположение компонентов в системе, тогда как оперативный контроль имеет тенденцию корректировать ежедневные входные данные.
Направление организационного контроля исходит из целей и стратегических планов организации. Общие планы преобразуются в конкретные показатели эффективности, такие как доля рынка , доходы , рентабельность инвестиций и бюджеты . Процесс организационного контроля заключается в проверке и оценке эффективности системы на соответствие установленным нормам. Вознаграждения за соблюдение или превышение стандартов могут варьироваться от особого признания до повышения заработной платы или продвижения по службе . С другой стороны, неспособность оправдать ожидания может сигнализировать о необходимости реорганизации или перепроектирования. [7]
В организационном контроле подход, используемый в программе обзора и оценки, зависит от причины оценки — то есть, является ли это тем, что система не эффективна (достигает своих целей)? Не достигает ли система ожидаемого уровня эффективности? Проводится ли оценка из-за сбоя или сбоя в работе? Является ли это просто периодическим процессом аудита и проверки?
Когда система вышла из строя или испытывает большие затруднения, могут потребоваться специальные методы диагностики для изоляции проблемных участков и выявления причин затруднений. Целесообразно исследовать области, которые раньше вызывали затруднения, или области, в которых можно быстро определить некоторую степень эффективности. Например, если в организации быстро растет портфель невыполненных работ, логично сначала проверить, не связана ли проблема с такими легко достижимыми мерами, как возросший спрос, или с сокращением доступного человеко-часа. Когда необходим более детальный анализ, следует использовать систематическую процедуру. [7]
В отличие от организационного контроля, операционный контроль служит для регулирования ежедневной продукции в соответствии с графиками , спецификациями и затратами . Является ли продукция или услуга надлежащего качества и доступна ли она в соответствии с графиком? Закупаются ли и производятся ли запасы сырья, незавершенного производства и готовой продукции в желаемых количествах? Соответствуют ли затраты, связанные с процессом трансформации, смете затрат? Доступна ли информация, необходимая в процессе трансформации, в нужной форме и в нужное время? Эффективно ли используются энергетические ресурсы?
Самая сложная задача управления связана с наблюдением за поведением людей, сравнением результатов работы с каким-либо стандартом и предоставлением вознаграждений или наказаний в зависимости от указаний. Иногда этот контроль над людьми полностью относится к их результатам. Например, менеджера может не волновать поведение продавца, пока продажи находятся на ожидаемом уровне. В других случаях тщательный надзор за продавцом может быть целесообразным, если достижение удовлетворенности клиентов является одной из основных целей торговой организации .
Чем больше единица, тем больше вероятность того, что характеристика управления будет связана с некоторой выходной целью. Из этого также следует, что если трудно или невозможно определить фактическую производительность отдельных лиц, лучше измерить производительность всей группы. Это означает, что уровень мотивации сотрудников и оценка их эффективности становятся субъективными суждениями руководителя . Контроль выпуска также предполагает сложность контроля производительности отдельных лиц и связи ее с целями всей системы. [7]
Идеальный план можно было бы составить, если бы можно было предвидеть все возможные варианты входных данных и если бы система работала так, как прогнозировалось. Такое планирование не является ни реалистичным, ни экономичным, ни осуществимым для большинства бизнес-систем. Если бы это было осуществимо, требования к планированию были бы настолько сложными, что система устарела бы еще до того, как ее можно было бы использовать. Поэтому мы проектируем управление в системы. Это требует большего внимания к проектированию систем, но обеспечивает большую гибкость операций и позволяет управлять системой с использованием непредсказуемых компонентов и неопределенных входных данных. Тем не менее, конструкция и эффективная работа управления не лишены проблем.
Целью системы является выполнение определенной функции. Целью организационного контроля является обеспечение достижения указанной функции. Целью оперативного контроля является обеспечение поддержания изменений суточной производительности в установленных пределах.
Одно дело спроектировать систему, содержащую все элементы контроля, и совсем другое — заставить ее работать в соответствии с лучшими целями проектирования. Работа «под контролем» или «по плану» не гарантирует оптимальную производительность. Например, план может не обеспечить наилучшее использование материалов, энергии или информации — другими словами, система может быть не спроектирована для эффективной работы. Некоторые из наиболее типичных проблем, связанных с контролем, включают сложность измерения, проблему синхронизации потока информации и установления надлежащих стандартов. [7]
Когда цели не ограничиваются количественным результатом, измерить эффективность системы сложно, и ее впоследствии сложно оценить. Многие характеристики, относящиеся к выпуску, не поддаются количественному измерению. Это особенно верно, когда затраты человеческой энергии не могут быть напрямую связаны с отдачей. Та же ситуация касается машин и другого оборудования, связанного с участием человека, когда выпуск продукции не выражается в конкретных единицах. Очевидно, что при оценке человеко-машинных или человеко-ориентированных систем психологические и социологические факторы нелегко выразить в количественном выражении. Например, как умственная усталость влияет на качество и количество продукции? И если да, то является ли умственная усталость результатом отсутствия сложного задания или страха потенциальной травмы?
Субъективные исходные данные могут быть преобразованы в числовые данные, но всегда существует опасность неправильной оценки и передачи, а также опасность того, что аналитик может проявить чрезмерную уверенность в таких данных после их количественной оценки. Предположим, например, что решения, принимаемые руководителем, оцениваются от 1 до 10, где 10 — идеальное решение. После определения рейтинга для каждого решения, их сложения и деления на общее количество принятых решений средний рейтинг будет указывать на оценку конкретного руководителя в его роли принятия решений. На основании этой оценки могут быть сделаны суждения — которые могут быть весьма ошибочными — об эффективности его принятия решений. Одного руководителя с рейтингом 6,75 можно было бы считать более эффективным, чем другого с рейтингом 6,25, и тем не менее два менеджера могли принимать решения при разных обстоятельствах и условиях. Внешние факторы, над которыми ни один из руководителей не имел никакого контроля, могли повлиять на разницу в «эффективности». [7]
Количественная оценка человеческого поведения, несмотря на ее чрезвычайную сложность, субъективность и неточность в отношении измерения физических характеристик, является наиболее распространенным и важным измерением, выполняемым в больших системах. Поведение отдельных людей в конечном итоге определяет успех или неудачу каждой созданной человеком системы.
Другая проблема управления связана с неправильным синхронизацией информации, поступающей в канал обратной связи. Неправильное время может произойти как в компьютеризированных, так и в человеческих системах управления из-за ошибок в измерениях или суждениях. Чем быстрее система реагирует на сигнал ошибки, тем больше вероятность того, что система может перенастроиться; тем не менее, необходимость принятия оперативных мер важна, поскольку любая задержка с предоставлением корректирующих материалов также может иметь решающее значение. Система, генерирующая обратную связь, не соответствующую текущим потребностям, будет иметь тенденцию к колебаниям и не сможет адаптироваться желаемым образом.
Самая серьезная проблема в потоке информации возникает, когда задержка обратной связи составляет ровно половину цикла, поскольку тогда корректирующее действие накладывается на отклонение от нормы, которое в этот момент происходит в том же направлении, что и коррекция. Это приводит к тому, что система выполняет чрезмерную коррекцию, а затем, если обратная регулировка выполняется вне цикла, слишком сильно корректирует в другом направлении, и так далее, пока система не выйдет из-под контроля («колебания»). Это явление проиллюстрировано на рисунке 1. «Колебания и обратная связь». Если в точке А будет распознана тенденция ниже стандарта и будут добавлены новые входные данные, но не раньше точки Б, система отреагирует слишком остро и выйдет за допустимые пределы. Опять же, если это распознается в точке C, но вводимые ресурсы не изымаются до точки D, это приведет к тому, что система упадет ниже нижнего предела допустимых отклонений. [7]
Одно из решений этой проблемы заключается в прогнозировании, которое предполагает измерение не только изменений, но и их скорости. Коррекция определяется как фактор типа и частоты ошибки. Эту трудность также можно преодолеть за счет сокращения временной задержки между измерением выходного сигнала и корректировкой входного сигнала. Если можно указать тенденцию, можно ввести опережение во времени, чтобы компенсировать задержку во времени, обеспечивая согласованность между необходимостью коррекции и типом и масштабом указанного действия. Обычно для организации более эффективно постоянно измерять свою деятельность и постоянно вносить небольшие корректировки в операции (это предполагает наличие высокочувствительной системы контроля). Следовательно, чтобы быть эффективной, информационная обратная связь должна быть своевременной и правильной. То есть информация должна давать точное представление о состоянии системы. [3]
Установление надлежащих стандартов или контрольных пределов является проблемой во многих системах. Родители сталкиваются с этой дилеммой при выражении того, чего они ожидают от своих детей, а менеджеры предприятий сталкиваются с той же проблемой при установлении стандартов, которые будут приемлемы для сотрудников. Некоторые теоретики предлагают разрешить работникам устанавливать свои собственные стандарты, исходя из предположения, что, когда люди устанавливают свои собственные цели, они с большей вероятностью принимают их и достигают.
Стандарты должны быть максимально точными и доведены до сведения всех заинтересованных лиц. Более того, одного общения недостаточно; понимание необходимо. В человеческих системах стандарты, как правило, плохо определены, а допустимый диапазон отклонений от стандартов также неопределенен. Например, сколько часов в день профессор должен уделять консультациям студентов? Или какого поведения следует ожидать от учеников в классе? В таких системах большую роль играют усмотрение и личное суждение, определяющие необходимость принятия корректирующих действий.
Возможно, самой сложной проблемой в человеческих системах является невосприимчивость людей к назначенным исправлениям. Это может принимать форму противодействия и подрывной деятельности в целях контроля или может быть связано с отсутствием определенной ответственности или полномочий для принятия мер. Лидерство и положительная мотивация становятся жизненно важными компонентами достижения надлежащего реагирования на входные требования.
Большинство проблем контроля связаны с дизайном; таким образом, решение этих проблем должно начаться именно с этого момента. Системы автоматического управления, при условии, что вмешательство человека возможно для обработки исключений, предлагают наибольшие перспективы. Однако существует опасность, что мы можем измерить характеристики, которые не отражают эффективную деятельность (как в случае с говорящим, который попросил, чтобы все люди, которые не слышали, что он говорит, подняли руки), или что ненадлежащее информация может быть передана. [7]
1. Трудно установить количественные стандарты: контроль теряет свои преимущества, когда стандарты и нормы невозможно объяснить с помощью статистики объемов. Человеческое поведение, удовлетворенность работой и моральный дух сотрудников — вот некоторые из факторов, которые плохо поддаются количественному измерению. Элемент управления теряет часть своей полезности, когда невозможно определить ситуацию в цифрах. Это делает измерение производительности и сравнение ее с эталонными показателями сложной задачей. Установление принципов человеческой работы, установление стандартов компетентности и способов поддержания уровня удовлетворенности — непростая задача. В таких случаях это зависит от решения руководителя. Особенно это касается удовлетворенности работой, поведения сотрудников и морального духа. Например, задача измерения качества поведения сотрудников является качественной. Его нельзя измерить напрямую. Для измерения поведения сотрудников можно учитывать прогулы, частоту конфликтов, текучесть кадров и т. д. Если все эти меры имеют высокую долю, можно сказать, что поведение сотрудников в учреждении не очень хорошее. Понятно, что невозможно установить критерии для всех проектов и подходящие модели не совсем точны.
2. Меньший контроль над внешним контролем: любой проект, работающий в другом штате страны в рамках государственной системы, не может остановить развитие. Кроме того, ни одна компания не может управлять доступностью технологий, новейшими приобретениями информационных технологий, высокой конкуренцией на рынке и т. д. Существуют некоторые вопросы, которые не находятся под контролем руководства или организации. Таким образом, компания не может контролировать внешние факторы, такие как государственная политика, технологические изменения, конкуренция и все, что не находится под контролем компании и делает ситуацию неуправляемой. Необходимо внедрить политику посредством планирования, чтобы гарантировать, что персонал активизирует улучшения. Неверно говорить, что руководитель, завершая процесс управления, может предупредить организацию. Менеджер может контролировать внутренние факторы (например, человеческие силы, инфраструктуру, инфраструктуру и т. д.), но не может контролировать внешние факторы (например, политические, социальные изменения, конкуренция и т. д.).
3. Ограничения со стороны сотрудников. Когда руководитель привык управлять своими подчиненными, некоторые из его коллег могут отказаться и отчитаться по указанию руководителя или компании. Обычно это происходит потому, что вы контролируете правила, с обсуждением или без него. Например, пользователи в этой области могут сопротивляться, когда GPS или область управления системы управления отслеживают их местоположение. Они видят в этом ограничение своей свободы. Сотрудники ограничены или ограничены в свободе. Противники решения этой проблемы в некоторых отношениях не находятся под контролем компании. Например, работники могут жаловаться, находясь под наблюдением с помощью систем видеонаблюдения. Сотрудники могут отказаться от использования камеры для наблюдения за ними. Работодатель может принудить сотрудников, но не может заставить их работать на основании правил и положений. Деловая среда постоянно меняется. Чтобы обратить вспять это изменение, необходимо использовать новую нормативно-правовую базу. Однако пользователи выступают против этих систем. Например, если у сотрудников крупной компании есть система видеонаблюдения для контроля за их работой, они усложнят этот процесс.
4. Дорого в установке. Создайте эффективную и экономичную систему управления, поскольку организациям необходимы разные уровни управления. Некоторые руководители компании более ценны, чем сама компания. Или обязанностью их практики является декларировать стоимость управления более высокого порядка, чем собственный бизнес. Контроль обходится дорого, поскольку требует много денег, времени и усилий. Системное регулирование обходится дорого, поскольку оно влияет на более напряженные движения. Это требует много денег, времени и усилий, а значит, стоит очень дорого. Также важно приглашать других сотрудников, которые повышают их ценность. Малый бизнес не может создавать дешевые системы. Чтобы определить производительность всех сотрудников или сотрудников организации, необходимо соответствующее оборудование для отправки отчетов руководству. Чтобы улучшить управление компанией с помощью эффективного контроля, необходимо потратить много денег. Маленькие организации не могут себе этого позволить. Поэтому он полезен только для крупных компаний и затратен для небольших и дорогих организаций.
5. Чрезмерный контроль может привести к текучести кадров: Однако юридическая помощь включает в себя ряд эффективных процедур, если у сотрудника есть жалобы; если сотрудник расстроится из-за чрезмерного контроля, он может разозлиться и перейдет в другую компанию. В сложившейся ситуации руководители зачастую несколько раз держат своих сотрудников под контролем, чтобы следить за их поведением на местах. Это может быть практическим примером, особенно в случае новых членов, и облегчает различные организационные изменения. При слишком сильном контроле сотрудники чувствуют, что их свобода нарушается. Они не хотят работать в организации, которая не позволяет им работать в соответствии с их предпочтениями. Вот почему они идут в другие компании, которые дают им свободу. Управление системой требует много времени и усилий.
{{cite book}}: CS1 maint: multiple names: authors list (link)Ченхолл, Р., 2003. Проектирование системы управленческого контроля в ее организационном контексте: результаты исследований, основанных на непредвиденных обстоятельствах, и направления на будущее, Бухгалтерский учет, организации и общество, 28 (2-3), 127-168.