Управление задачами — это процесс контроля задачи на протяжении ее жизненного цикла. Он включает планирование, тестирование, отслеживание и отчетность. Управление задачами может помочь отдельным лицам достичь целей или позволить группам лиц сотрудничать и обмениваться знаниями для достижения коллективных целей. [1] Задачи также различаются по сложности — от низкой до высокой. [1]
Эффективное управление задачами требует контроля всех аспектов задачи, включая ее статус, приоритет, время, распределение человеческих и финансовых ресурсов, повторяемость, зависимости , уведомления и т. д. Их можно в целом объединить в качестве основных видов деятельности по управлению задачами.
Управление задачами для нескольких лиц или групп может быть облегчено специализированным программным обеспечением, таким как программное обеспечение для управления рабочим процессом или проектами . Этот тип программного обеспечения иногда называют системой производительности . [ необходима цитата ]
Управление задачами может быть компонентом управления проектами и управления процессами , выступая в качестве основы для эффективного рабочего процесса в организации. Менеджеры проектов, придерживающиеся управления, ориентированного на задачи, имеют подробный и актуальный график проекта и обычно хорошо руководят членами команды и продвигают проект вперед. [2]
Жизненный цикл задачи
Пример конечно-статистической диаграммы задачи на протяжении ее жизненного цикла, опубликованный IBM [3]
Статус задач можно описать следующими состояниями:
Готовый
Назначенный
Прекращено
Истекший
Переслано
Начато
Законченный
Проверено
Приостановлено
Неуспешный
Диаграмма машины состояний справа взята из IBM и описывает различные состояния задачи на протяжении ее жизненного цикла. [3] Также была опубликована более современная диаграмма машины состояний задач, которая применима к современному методу непрерывной доставки . [4]
Действия, поддерживаемые задачами
Как дисциплина, управление задачами охватывает несколько ключевых видов деятельности. Существуют различные концептуальные разбиения, на высоком уровне они всегда включают творческие, функциональные, проектные, производительные и сервисные виды деятельности.
Творческие действия относятся к созданию задач. В этом контексте они должны способствовать планированию задач, мозговому штурму, созданию, разработке, уточнению, организации, сокращению, таргетингу и предварительной расстановке приоритетов.
Функциональные действия относятся к персоналу, продажам, качеству или другим областям управления, в конечном итоге обеспечивая производство конечных товаров и услуг для поставки клиентам. В этом контексте эти действия должны включать планирование, отчетность, отслеживание, расстановку приоритетов, настройку, делегирование и управление задачами.
Проектные мероприятия относятся к планированию и отчетности по времени и стоимости. Хотя эти мероприятия могут включать в себя несколько функциональных аспектов, они всегда более значимы и целенаправленны, чем сумма их частей. В контексте проектные мероприятия должны поддерживать разбивку задач проекта (также известную как структура разбивки работ ), распределение задач, инвентаризацию по проектам и одновременный доступ к базам данных задач.
Деятельность по обслуживанию относится к предоставлению услуг клиентам и внутренним компаниям, включая управление взаимоотношениями с клиентами и управление знаниями . В контексте они должны поддерживать вложения файлов и ссылки на задачи, управление документами , управление правами доступа, инвентаризацию записей клиентов и сотрудников, управление заказами и звонками, а также аннотирование задач.
Действия по производительности относятся к отслеживанию производительности и выполнению поставленных задач. В контексте они должны позволять отслеживать по времени, контролю затрат, заинтересованным сторонам, приоритету, диаграммам, экспортируемым отчетам, обновлениям статуса, корректировкам сроков и регистрации активности.
Отчетные мероприятия включают представление информации относительно пяти других перечисленных мероприятий, включая графические отображения.
Программное обеспечение для управления задачами
На рынке полно программных инструментов управления задачами. Некоторые из них бесплатны, а другие предназначены для развертывания в масштабах всего предприятия. Некоторые из них представляют собой простые списки дел, а другие могут похвастаться возможностями создания задач в масштабах всего предприятия, визуализации и уведомления, среди прочих функций. Управление задачами используется как малыми, так и компаниями из списка Fortune 100. Оно поддерживает простые индивидуальные проекты и корпоративные мероприятия по управлению задачами.
Ключевые программные измерения, которые пересекаются в различных линейках продуктов для управления задачами, включают создание задач, визуализацию задач, уведомления, назначение ресурсов, совместимость, настраиваемость , масштабируемость и отчетность .
Создание задач охватывает совместные возможности для превращения идей в действия (задачи). Это включает в себя действия, связанные с определением задачи, и охватывает сотрудничество, необходимое в процессе планирования.
Визуализация задач включает представление задач, чаще всего в форме времени и списка. Визуализация приоритетов охватывает классификацию (например, бюджет, время, заинтересованная сторона) и механизм (например, цветовой код или текст). Календарь охватывает планирование (например, доступность, встречи, назначения и другие потенциальные конфликты) и уведомления.
Уведомления включают в себя настраиваемые параметры для информирования о прошедших, настоящих и предстоящих сроках.
Распределение ресурсов подразумевает возможность делегировать задачи и инструменты одному или нескольким людям.
Совместимость охватывает способность среды управления задачами подключаться к другим системам, программному обеспечению и средам. Она включает в себя установку структуры и ограничений на коммуникацию, идущую от среды управления задачами к другому программному обеспечению, системам и средам.
Конфигурируемость включает в себя возможность добавлять, удалять и управлять функциональностью и удобством использования в средах управления задачами.
Масштабируемость подразумевает способность выполнять задачу должным образом при изменении количества пользователей для удовлетворения конкретных требований задачи.
Отчетность подразумевает представление информации путем отображения ее в табличной или графической форме.
^ ab Maus, Heiko, MP van der Aalst, Wil, Rickayzen, Alan, Riss, Uwe. V. «Проблемы управления бизнес-процессами и задачами», Журнал универсального управления знаниями. Том 0, выпуск 2, 2005.
^ Томас Каттинг «Отношения против управления, ориентированного на задачи». 3 марта 2010 г. http://www.pmhut.com/relationship-vs-task-oriented-management
^ ab "Life Cycle of Human Tasks". Документация IBM WebSphere Process Server . IBM . Получено 6 марта 2024 г.
^ "Анатомия задачи". Архивировано из оригинала 2018-02-04.
