Управление коллекциями включает в себя разработку, хранение и сохранение культурных ценностей , а также объектов современной культуры (включая современное искусство , литературу , технологии и документы ) в музеях , библиотеках , архивах и частных коллекциях . Основная цель управления коллекциями — удовлетворить потребности отдельного коллекционера или миссии учреждения-коллектора [ необходимо дополнительное объяснение ] , а также обеспечить долгосрочную безопасность и устойчивость культурных объектов, находящихся под опекой коллекционера. Управление коллекциями, которое в основном состоит из административных обязанностей, связанных с разработкой коллекций, тесно связано с уходом за коллекциями , который представляет собой физическое сохранение культурного наследия. К специалистам, на которых больше всего влияет управление коллекциями, относятся менеджеры коллекций , регистраторы и архивисты .
Коллекции культурных ценностей требуют большого ухода и защиты, чтобы обеспечить их сохранность от внешних потерь или повреждений, но они также требуют подробной документации, чтобы помочь отслеживать жизнь объекта в учреждении-хранилище. Чтобы удовлетворить эти потребности, коллекционеры придерживаются стандартов и практик управления коллекциями и ухода за коллекциями, которые служат для создания безопасной среды для объектов коллекции с четкой и точной сопроводительной документацией. В тех случаях, когда уход за коллекциями касается физических действий, необходимых для предотвращения или задержки ущерба культурному наследию, управление коллекциями можно определить как «процесс сбора информации, коммуникации, координации, формулирования политики, оценки и планирования». [1] Эти процессы влияют на решения об управлении записями и политике управления коллекциями, которая описывает протоколы для области действия коллекции, ухода за коллекциями и планирования и реагирования на чрезвычайные ситуации.
Системы управления коллекциями (CMS) — это программы, разработанные для помощи в архивировании и каталогизации объектов в коллекции. В библиотеках, архивах и музеях. Хотя каждая программа CMS уникальна, есть несколько функций, которые считаются стандартными:
Согласно Смитсоновскому институту, запись — это «любая официальная, записанная информация, независимо от носителя или характеристик, которая создается, получается и поддерживается» отдельным коллекционером или учреждением. [3] Поскольку каждый объект в коллекции должен иметь сопроводительную документацию, управление записями функционирует как основное направление управления коллекциями и охватывает широкий спектр стандартов документации и политики. Темы, охватываемые под зонтиком управления записями, включают системы управления информацией о коллекциях, политику поступления и изъятия коллекций, политику управления коллекциями, каталогизацию и кураторство. Отсутствие надлежащих систем ведения записей в музеях ставит под угрозу безопасность музейных коллекций и угрожает роли музеев как информационных центров. Плановое и систематизированное управление записями улучшает программы и деятельность в музеях, тем самым приводя к эффективному управлению и работе музея. [4]
Каталогизация — это процесс ввода информационных данных об объекте в каталог коллекции или базу данных. Этот процесс включает в себя присвоение уникальных идентификационных номеров отдельным объектам в коллекции и присоединение соответствующей сопроводительной документации к предмету, такой как кураторские рабочие листы, фотографии, оценки состояния и информация о поступлении и/или изъятии. [5] Каталог предназначен для того, чтобы служить систематической письменной или цифровой записью каждого объекта в коллекции, и должен, как минимум, включать описание объекта, которое позволит легко идентифицировать объект. [6]
Каталогизация является важным аспектом управления коллекциями, поскольку она обеспечивает индивидуальные записи, связанные с каждым объектом в коллекции. Если объект потерян или уничтожен, запись каталога может быть использована в качестве постоянной записи объекта и его данных. Для некоторых коллекций, таких как коллекции естественной истории, запись каталога для объекта или образца также содержит научные ценности и исследовательскую информацию о физическом объекте, что делает поддержание записи каталога обязательным для будущих исследований и образования. [5] Большинство современных коллекционеров и учреждений используют CMS для оптимизации процесса каталогизации. Чтобы это было эффективно, стандарты ввода данных должны использоваться для структуры данных, значений данных и содержания данных, которые затем «формируют основу для набора инструментов, которые могут привести к хорошей описательной каталогизации, согласованной документации, общим записям и расширенному доступу конечного пользователя». [7]
Кураторство можно определить как сбор, организацию, сохранение и демонстрацию информации о конкретном объекте или теме коллекции. Роль куратора выполняют лица, известные как кураторы , которые во многих случаях обучаются как специалисты по предмету. Кураторы проводят исследования объектов, предлагают руководство по организации коллекции и выбирают объекты для использования на выставках . [8] Кураторство включает в себя разработку и дизайн выставок, как правило, основанных на объектах в коллекции, а также углубленное исследование и написание материалов, связанных с коллекцией. [9]
Цифровое курирование является расширением курирования контента и включает в себя сбор, сохранение и архивирование цифровых активов, связанных с оцифрованными коллекциями. [10] [11] Цифровые активы включают в себя как те элементы, которые возникли в цифровой форме и считаются изначально цифровыми (т. е. веб-сайты, вики и созданные в цифровом виде звуки и фотографии), так и аналоговые элементы, которые были оцифрованы (т. е. каталогизированы в цифровой форме, но при этом сохраняют исходную физическую/аналоговую форму). [12] [13] Цифровое курирование, как и курирование контента, также включает в себя разработку и дизайн выставок на основе объектов в коллекции, что в данном случае часто включает в себя обслуживание веб-сайта для онлайн-экспозиций.
Независимо от того, являются ли они изначально цифровыми или оцифрованными, многие современные коллекции содержат некоторую форму цифрового коллекционного контента, который должен поддерживаться во многом так же, как и физические объекты. Сохранение цифровых активов включает создание метаданных для улучшения доступности и отслеживания объектов, предотвращение технического устаревания и потери данных из-за неправильного управления, проведение регулярных проверок технического программного обеспечения и цифровых каталогов для обеспечения неповрежденности данных, применение стандартов авторизации для защиты данных от несанкционированных изменений и управление контентом в целях исследования и демонстрации. [14]
Политика управления коллекциями закладывает основу того, как учреждение справляется с ситуациями, касающимися его коллекций. Ее можно определить как «подробное письменное заявление, которое объясняет, почему учреждение работает и как оно ведет свою деятельность. Политика формулирует профессиональные стандарты учреждения в отношении предметов, оставленных на его попечение, и служит руководством для персонала». Поскольку учреждения часто сталкиваются с вопросами, которые касаются того, какие предметы они должны приобретать, как обращаться с изъятием или передачей предметов в коллекцию или со стандартами ухода за предметами, крайне важно иметь хорошо написанную политику, которая может помочь предотвратить возможные проблемы со стороны учреждения. Профилактика — лучший подход при работе с операциями и предметами в коллекции, поэтому политика является важным документом, который можно рассматривать почти как установленные границы, чтобы помочь гарантировать, что музей остается верным своей миссии, а также обеспечивает наилучший уход за коллекцией.
Основной фокус управления коллекциями заключается в документировании стандартов и практик, необходимых для разработки, ухода и предоставления для использования объектов коллекции в рамках ухода коллекционера или учреждения. Для достижения этого создается политика управления коллекциями, в которой предоставляется подробная информация для объяснения конкретных потребностей коллекции на основе типа, возраста, местоположения и т. д. Политики управления коллекциями являются специфическими для учреждения, хранящего коллекцию, и эти политики излагают такие условия, как то, какой персонал несет ответственность за отдельные задачи, связанные с коллекцией, следует ли и когда объект должен быть приобретен или изъят из коллекции, кто в учреждении имеет доступ к коллекции и потребности в профилактическом уходе за каждым объектом в коллекции. [15]
Учитывая, что почти каждое решение, которое принимает музей, принимается с учетом его миссии , важно, чтобы она была включена в политику. Заявление о миссии определяет фокус музея с точки зрения его цели, а также его ролей и обязанностей перед публикой и коллекциями. Это заявление помогает определить все, что делает музей, и на него следует ссылаться на регулярной основе, чтобы гарантировать, что решения по-прежнему соответствуют первоначальной цели музея. Заявления о миссии музея должны соответствовать стандартам Американского альянса музеев . [16]
В дополнение к заявлению о миссии, политики обычно включают раздел, в котором описывается объем коллекции. Это полезная часть политики, которая «рассматривает историю коллекции; рассматривает ее сильные и слабые стороны и текущее использование; и указывает, что музей собирает, а что нет». Политика коллекций или критерии отбора библиотечной, архивной или музейной коллекции — это заявление о приоритетах учреждения, применяемых к приобретению новых материалов. Политика коллекций направляет процесс формирования коллекции.
Даже самые крупные, лучше всего финансируемые и самые известные библиотеки (такие как Библиотека Конгресса , Британская библиотека и Стэнфордский университет ) не могут приобретать, размещать, каталогизировать и поддерживать все работы, [17] поэтому требуется политика или набор критериев для выбора того, что следует приобретать. Обычно политика коллекций связана с миссией или целью библиотеки: например, национальные библиотеки собирают материалы, связанные с этой страной или опубликованные на территории этой страны, академические библиотеки обычно собирают материалы, используемые в обучении и исследованиях в учреждении, которому они служат [18] , а публичные библиотеки собирают материалы, которые, как ожидается, будут удовлетворять потребности общественности, которой они служат.
Политика сбора образцов включает в себя:
Помимо установления приоритетов при покупке материалов, политика коллекций также служит руководством, когда библиотекам предлагают дары в виде материалов или пожертвований . Приобретение материалов может быть менее затратным, чем обработка (сортировка, каталогизация и т. д.) и долгосрочные расходы на хранение многих материалов, и даже бесплатные дары библиотекам обычно имеют сопутствующие расходы.
Политика учреждения может также включать в себя историю учреждения.
В дополнение к общим стандартам ухода политика управления коллекциями также регулируется местными и международными правовыми ограничениями, налагаемыми на определенные объекты культурного наследия, и потребностями управления, связанными с ними. Существует бесчисленное множество законов, которые определяют, как следует обращаться с древностями , археологическими находками и этническими предметами и как их содержать, чтобы обеспечить их физическую безопасность, а также этические соображения, которые должны учитывать эти уникальные объекты коллекции.
Примеры местных законов в Соединенных Штатах Америки включают в себя:
Примеры международного законодательства включают в себя:
Написанная как подраздел всеобъемлющей политики управления коллекциями, большинство коллекционеров и культурных учреждений используют политику коллекций или политику критериев отбора, в которой излагается, какой цели служит коллекция, и типы объектов, которые считаются наиболее значимыми. Политика коллекций определяет объем коллекции и ее соответствие заявлению о миссии учреждения, выступая в качестве «широкого описания коллекций [учреждения] и объяснения того, как и что музей собирает и как эти коллекции используются». [29] Объем коллекции, изложенный в этой политике, служит для определения того, когда и как культурное учреждение выбирает приобретение или изъятие объектов из своей коллекции. Кроме того, поскольку различные типы коллекций требуют уникальных протоколов ухода, политика коллекций также детализирует категории, связанные с коллекцией, такие как библиотека или архив, образование или исследование, постоянные и экспонаты. Политика коллекций может также решать конфликты интересов для сотрудников, которые держат личные коллекции, аналогичные коллекциям учреждения, в котором они работают. [15] [29]
Присоединение можно определить как «процесс создания постоянной записи об объекте, совокупности или партии, полученной из одного источника за один раз, на которую [учреждение] имеет право хранения, право или титул, и присвоение уникального контрольного номера указанному объекту, совокупности или партии». [30] В рамках политики охвата коллекции коллекционеры и учреждения должны изложить условия приобретения, чтобы гарантировать, что только соответствующие объекты успешно присоединены к коллекции. В этой части политики обсуждается: кто в учреждении уполномочен принимать решения о том, будет ли объект приобретен или нет, на каких юридических условиях объект должен быть приобретен (т. е. документация, подтверждающая законность покупки, импортные и экспортные ограничения и права интеллектуальной собственности), и информация о соглашении о репозитории, если объект должен храниться на внешнем объекте. [15] Раздел о присоединении политики коллекции может также обсуждать сильные и слабые стороны коллекции, изучая историю коллекции в целом. Это, в свою очередь, позволяет коллекционеру или учреждению устанавливать руководящие принципы для улучшения, расширения и развития коллекции таким образом, который принесет наибольшую пользу. [29]
Деакцессия является противоположностью присоединения и подразумевает постоянное удаление объекта и всех связанных с ним записей из коллекции коллекционера или учреждения. Как и часть политики коллекции, посвященная присоединённым объектам, раздел деакцессии излагает условия, при которых объект может рассматриваться для удаления, а также лиц, имеющих полномочия утверждать этот процесс. Кроме того, в этом разделе излагаются правовые ограничения, связанные с удалением объекта, и типы утилизации, которые являются подходящими в зависимости от причины деакцессии. [15] Существует множество причин, по которым объект может быть удален из коллекции, включая:
Коллекционеры и учреждения по сбору иногда передают объекты в свои коллекции или из своих коллекций на временные периоды времени в рамках соглашений о займе или временном хранении. Эти займы помогают обмениваться и распространять информацию в различных сообществах и могут оказаться взаимовыгодными как для лиц, владеющих коллекциями, так и для учреждений. [29] Займы могут возникать по разным причинам, и в целях политики займы могут быть определены как: стационарные или передвижные выставочные займы, обменные займы, учебные займы, обещанные подарки, подарки с частичным процентом («оставшийся интерес дарителя в частичном подарке») и долгосрочные займы. Политика в отношении займов может также применяться к приобретениям в период обработки, незапрошенным объектам до тех пор, пока не будет организован возврат, а также к объектам коллекций или тем объектам, которые были найдены, заброшены или невостребованы, в отношении которых неясно, кто является владельцем. [29] [32]
В разделе сферы взыскания политики управления взысканиями обычно есть область, посвященная обсуждению процедур утверждения и принятия кредита, связанных с этим комиссий за приобретение, необходимой документации, особых требований к страхованию и инструкций по мониторингу временных владений. Этот раздел может также включать информацию о старых кредитах и работах с ограничениями, регулирующими, разрешено ли и когда им покидать холдинговое учреждение. [29] Кредитная политика должна охватывать как входящие, так и исходящие кредиты с подробно изложенными письменными процедурами. [32]
Управление коллекциями в значительной степени фокусируется на планировании и стандартах реагирования и излагает эти практики в документах, подробно описывающих, как персонал, ответственный за уход за коллекцией, должен устранять различные опасности для коллекции. [33] План управления рисками или стратегия снижения рисков — это раздел политики, определяющий потенциальные опасности для коллекции на основе региона, в котором находится коллекция, включая пожары, землетрясения, преступную деятельность или наводнения, в дополнение к ущербу от ремонта, обрушения здания, неправильного ухода за коллекциями и небрежности. [34] Для информирования о планах управления рисками проводится оценка значимости и оценка риска или оценка состояния коллекции. [35] [36] [37]
Уход за коллекциями можно определить как физические профилактические меры по уходу, принимаемые для предотвращения повреждения или задержки естественного ухудшения состояния объектов коллекции культурного наследия. Эти практики направлены на обеспечение повышенной безопасности коллекций путем минимизации повреждений от внешних источников, таких как неправильное обращение, вандализм, изменения климата, чрезмерное воздействие света и вредители. [38] Политика управления коллекциями тщательно изучает потребности в профилактической консервации отдельных объектов в коллекции, чтобы обеспечить практику и стандарты для смягчения угроз, а также надлежащие процедуры для решения проблем по мере их возникновения. Подтемы в этом разделе могут включать размещение для показа и хранения, упаковку и транспортировку, а также комплексную борьбу с вредителями.
Когда объекты находятся в коллекции, либо на хранении, либо на выставке, основной заботой должна быть постоянная безопасность коллекции. Чтобы достичь этого, коллекционер или учреждение-держатель должны учитывать надлежащие контейнеры для хранения, а также условия окружающей среды, необходимые для предотвращения повреждений. Политика управления коллекциями для коллекции должна содержать разделы, в которых потребности в размещении и хранении объектов рассматриваются в полном объеме. Для полного решения этих вопросов может потребоваться консультация с консерватором-реставратором .
С точки зрения размещения, прочная конструкция конструкции имеет жизненно важное значение для обеспечения того, чтобы объекты оставались неповрежденными в неподвижном состоянии. Это включает в себя учет прокладок и поддержки объектов для предотвращения повреждений от ударов и зацепов, а также устойчивых витрин или креплений, что часто требует сотрудничества с изготовителем креплений для обеспечения надлежащего создания и установки. Подставки, полки, ящики и корпуса, в дополнение к крепежам, клеям, бумагам и пенам, должны быть выбраны на основе их совместимости с конструкцией конструкции и материалами каждого отдельного объекта. [39] Политика управления коллекциями должна описывать технические характеристики размещения, такие как использование бескислотных (pH-нейтральных) и не содержащих красителей материалов; типы закрытых шкафов , если таковые имеются; соответствующие покрытия, такие как ткани (например, неотбеленный муслин ), полиэтиленовая пленка и пена с закрытыми ячейками (например, Ethafoam); контейнеры из бумаги, пластика, дерева или металла; оболочки, такие как папки или коврики; и стандарты для рам, опор и креплений. [40]
Основные условия окружающей среды, которые требуют изложенных протоколов в политике управления коллекциями, включают температуру , относительную влажность (ОВ), свет и загрязняющие вещества . [41] Невозможно полностью предотвратить естественное ухудшение состояния объектов, но путем тщательного мониторинга и внедрения политик в отношении условий окружающей среды можно значительно снизить влияние этих условий.
В идеале, объекты в коллекции должны подвергаться как можно меньшему обращению, поскольку каждый раз, когда они подвергаются обращению, они подвергаются повышенному риску повреждения. Надлежащее размещение и хранение помогут снизить некоторые риски случайного повреждения, но важно создать и внедрить высокие стандарты для повседневного ухода и обращения, а также упаковки и транспортировки объектов коллекции. [48] Крайне важно обеспечить, чтобы персонал знал и был обучен стандартным методам обращения с объектами, таким как протоколы мытья рук, надлежащее использование хлопчатобумажных или латексных перчаток, установленные методы выявления структурных недостатков, которые могут потребовать особого ухода, и принятые способы транспортировки объектов в учреждении-хранилище (т. е. платформы, тележки, контейнеры, поддоны и салфетки). [49]
Иногда коллекционеру или учреждению необходимо перемещать объекты за пределы мест экспонирования и хранения. Политика управления коллекциями, в которой обсуждаются надлежащие процедуры для займов и приобретений, должна, следовательно, также охватывать надлежащие протоколы упаковки и транспортировки, чтобы гарантировать, что объекты прибудут в пункт назначения в целости и сохранности. Чтобы обеспечить безопасную транспортировку, методы безопасного обращения должны сочетаться с индивидуальными требованиями к упаковке для конкретного отправляемого объекта. В идеале объект будет упакован в транспортный контейнер , который обеспечивает защиту от ударов, вибрации, внезапных изменений климата и неправильного обращения. Политика управления коллекциями будет консультировать персонал о том, как лучше всего решать такие вопросы, как «хрупкость объекта, способ доставки, климат, через который будут перемещаться объекты, и климат в месте назначения объекта». [48] В процессе упаковки и транспортировки, вероятно, могут участвовать несколько отделов в транспортном учреждении, и необходимо организовать сотрудничество с принимающим учреждением для обеспечения политик акклиматизации и распаковки объекта после получения. [50] [51]
В разделе по уходу за коллекциями политики управления коллекциями обычно есть раздел, посвященный комплексной борьбе с вредителями (IPM). Этот раздел охватывает политику, связанную с методами профилактики и подавления различных типов вредителей, которые обычно встречаются в коллекциях. IPM фокусируется на использовании непестицидных методов профилактики и лечения, чтобы минимизировать риски для здоровья персонала, а также ущерб самой коллекции. Примерами типов вредителей, с которыми следует бороться, являются «насекомые, плесень, мыши, крысы, птицы и летучие мыши». [52]
Аспект управления коллекциями IPM включает в себя создание и реализацию политик для рутинной проверки объектов и жилых помещений, авторизованных процедур отлова и документирования всех проверок или программ отлова, используемых в пределах объекта. Эти политики называются культурным контролем, а физические методы, используемые в рамках ухода за коллекциями, известны как механический контроль. [52] Конкретные культурные методы контроля, которые могут быть задокументированы в рамках политики управления коллекциями, включают:
Системы физической безопасности охраняемых объектов обычно предназначены для: [53] [54] [55]
Задача разработчиков, архитекторов и аналитиков систем безопасности — сбалансировать средства контроля безопасности с рисками, принимая во внимание затраты на определение, разработку, тестирование, внедрение, использование, управление, мониторинг и поддержание средств контроля, а также более широкие вопросы, такие как эстетика , права человека , охрана здоровья и безопасность, а также общественные нормы и соглашения.
Созданные совместно с политикой управления сбором, большинство учреждений по сбору также будут иметь политику готовности к стихийным бедствиям и реагирования на чрезвычайные ситуации, которая описывает, какие процедуры следует предпринять для предотвращения травм или гибели всего персонала и посетителей здания, а также как минимизировать ущерб или потерю коллекции. [33] План должен описывать протоколы того, как справиться со стихийным бедствием, начиная с цепочки команд в группе реагирования на чрезвычайные ситуации, а также индивидуальные обязанности каждого члена персонала. Группа реагирования на чрезвычайные ситуации будет включать управляющего должностного лица, ответственного за уведомление других членов команды о стихийном бедствии и надзор за выполнением задач реагирования на чрезвычайные ситуации. Эти сотрудники, как правило, обучены надлежащим протоколам обращения со сбором. План готовности к стихийным бедствиям и реагирования на чрезвычайные ситуации должен также включать подробные инструкции, объясняющие, как следует справляться с каждым типом стихийного бедствия, включая первоначальную оценку угроз и реагирование, процедуры эвакуации, где это уместно, планы смягчения ущерба, приоритеты спасания, а также процедуры инвентаризации и восстановления после повреждения. [56] [57]
Устойчивость определяется как использование, развитие и защита ресурсов для удовлетворения потребностей как текущего, так и будущего поколения. [58] Политика устойчивости коллекции специфична для коллекции или учреждения, поскольку она уравновешивает экономический и социальный контекст коллекции с воздействием коллекции на окружающую среду, обеспечивая при этом соблюдение местного и национального законодательства. План действий по устойчивости используется для выявления неустойчивых практик, определения целевой цели и сроков завершения, а также распределения обязанностей. Политика устойчивости и планы действий по устойчивости рассматривают устойчивость через призму: экономического использования ресурсов при рассмотрении затрат и выгод хранения коллекции, кадрового обеспечения, закупок, обслуживания и процессов утилизации отходов; [59] социального капитала при обеспечении представительского паритета посредством вовлечения сообщества и защиты заинтересованных сторон ; [60] и воздействия на окружающую среду при акценте на сокращении отходов, оценке жизненного цикла и экологически безопасных альтернативах консервирующим химикатам, упаковочным и транспортным материалам. [61]
Примеры политик устойчивого развития включают в себя:
{{citation}}
: CS1 maint: year (link){{citation}}
: CS1 maint: year (link){{citation}}
: CS1 maint: year (link){{citation}}
: CS1 maint: year (link){{citation}}
: CS1 maint: year (link){{citation}}
: CS1 maint: year (link){{citation}}
: CS1 maint: year (link){{cite book}}
: CS1 maint: multiple names: authors list (link){{citation}}
: CS1 maint: year (link)