stringtranslate.com

Секретарь

Кэти Джонсон , слева, личный секретарь президента США, с Бараком Обамой в Белом доме в 2009 году [1] [2] [3]

Секретарь , административный помощник , исполнительный помощник , личный секретарь , [4] или другие подобные должности — это человек, чья работа заключается в поддержке руководства, включая руководителей, с использованием различных навыков управления проектами , оценки программ , коммуникации и/или организационных навыков в области администрирования . Существует разнообразный спектр опыта работы, который можно получить в области административной поддержки, начиная от стажировки , начального уровня , ассоциированного, младшего, среднего старшего и старшего уровней оплаты с должностями практически в каждой отрасли, особенно среди карьеры белых воротничков .

Функции личного помощника могут полностью выполняться для помощи одному другому сотруднику или могут быть в интересах более чем одного. В других ситуациях секретарь является должностным лицом общества или организации, которое занимается корреспонденцией, принимает новых членов и организует официальные встречи и мероприятия. Но эту роль не следует путать с ролью исполнительного секретаря , секретаря кабинета министров , например, членов кабинета министров , которые носят титул «секретарь», или секретаря компании , которые все отличаются от административного помощника. [5] [6] [7]

Обязанности и функции

Реджи Лав , слева, личный помощник президента США с 2009 по 2011 год [8] [9] [10]

Секретарь, также известный как личный помощник (PA) или административный помощник , может иметь много административных обязанностей. Название «секретарь», с его корневым значением «хранитель секретов», используется не так часто, как в прошлые десятилетия, и обязанности изменились в ответ на технологический век. [11] Обязанности могут различаться в зависимости от характера и размера компании или организации и могут включать управление бюджетами, ведение бухгалтерского учета, прием телефонных звонков, работу с посетителями, поддержку веб-сайтов, организацию поездок, планирование мероприятий и подготовку отчетов о расходах. Секретари также могут управлять всеми административными деталями проведения конференции или встречи высокого уровня и отвечать за организацию питания для обеденного совещания. Часто руководители просят своего помощника вести протоколы на собраниях и готовить документы для рассмотрения. [12] В дополнение к протоколам секретарь может отвечать за ведение всех официальных записей компании или организации. [6] Секретарь также считается «офис-менеджером».

Сегодня многие секретари также проводят исследования, проводят брифинги, пишут меморандумы , написывают контент , занимаются управлением проектами , оценкой программ , управлением заинтересованными сторонами , обслуживанием клиентов , разрабатывают и поддерживают офисные системы, включая управление данными и их хранение, проводят фоновые исследования и представляют результаты, составляют документы, такие как официальные документы и «серая» литература , реализуют конкретные проекты, берут на себя некоторые обязанности менеджера, участвуют в процессах принятия решений, решают задачи по связям с общественностью и/или логистике и закупкам, а также выполняют широкий спектр других обязанностей, связанных с их конкретной отраслью.

В бизнесе многие описания должностей пересекаются. Однако, хотя административный помощник — это общий термин, не обязательно подразумевающий прямую работу на начальника, секретарь обычно является ключевым лицом для всех административных задач и часто упоминается как «привратник». Другие названия, описывающие должности, похожие или пересекающиеся с должностями традиционного секретаря, — это координатор офиса, помощник руководителя, менеджер офиса и административный специалист.

Эту должность следует отличать от должности секретаря компании — старшего должностного лица в компании, ответственного за соблюдение законодательных и нормативных требований.

Помощник руководителя

Гражданский

Работа помощника руководителя (иногда называемого помощником по управлению) во многом отличается от работы административного помощника. Во многих организациях помощник руководителя занимает высокую должность в административной иерархии. Помощники руководителя работают на должностное лицо компании или руководителя (как в частных, так и в государственных учреждениях) и обладают полномочиями принимать важные решения, влияющие на направление таких организаций. Таким образом, помощники руководителя играют роль в принятии решений и определении политики. Помощник руководителя выполняет обычные роли по управлению корреспонденцией, подготовке исследований и коммуникации, часто с одним или несколькими административными помощниками или помощниками по планированию, которые подчиняются ему или ей. Помощник руководителя также выступает в качестве «привратника», понимая в разной степени требования руководителя и имея возможность через это понимание решать, какие запланированные мероприятия, встречи, телеконференции или электронные письма наиболее подходят для распределения времени руководителя.

Исполнительный помощник может время от времени выступать в качестве доверенного лица руководителей, представляя его/ее/их на встречах или в коммуникациях, а также управляя проектами по составлению отчетов или других результатов в отсутствие руководителя. Исполнительный помощник отличается от административного помощника ( работа, которая часто является частью карьерного пути исполнительного помощника) тем, что от него ожидается более высокая степень деловой хватки, умение управлять проектами, а также способность влиять на других от имени руководителя. В прошлом исполнительным помощникам требовалось иметь только диплом средней школы, но все чаще для работы требуется степень бакалавра [16] в любой области обучения или, при соответствии образовательным требованиям в данной отрасли, могут потребоваться специальные знания в определенной области обучения через степень бакалавра, соответствующую отрасли работодателя или роли подразделения в организации.

Военный

Военный помощник Береговой охраны США лейтенант-коммандер Джейна Маккаррон (слева), служащая в Военном управлении Белого дома , встречается с президентом США Джо Байденом по поводу награждения медалями Почета в среду, 6 октября 2021 года, в Овальном кабинете.

В Министерстве обороны США должность военного помощника (MA) или исполнительного помощника (EA) обычно занимают полковники, подполковники, старшие майоры и капитаны, командиры и старшие лейтенанты ВМС США, которые оказывают непосредственную поддержку министру обороны , заместителю министра обороны и другим гражданским должностным лицам по обороне вплоть до уровня заместителя помощника министра обороны , а также генералы или флагманы .

Министр обороны также имеет генерал-лейтенанта или вице-адмирала в качестве своего старшего военного помощника.

Как и их гражданские коллеги, EA также являются ресурсом в принятии решений, определении политики и будут осуществлять надзор за руководством всего военного и гражданского персонала, поддерживая гражданского чиновника, генерального офицера или флаг-офицера. EA часто взаимозаменяемы с другими старшими военными офицерами эквивалентного ранга, занимающими должность начальника штаба в других организациях служб, возглавляемых флаг-офицером или генерал-офицером. В случае объединенных боевых командований и основных командований служб начальник штаба часто сам является генерал-офицером или флаг-офицером, как правило, на уровне 1 или 2 звезд, но его или ее не следует путать с 4-звездными офицерами, занимающими должность начальника штаба армии или начальника штаба ВВС . [17]

Образование, обучение и вступление в профессию

В конце 19 века изобретение пишущей машинки открыло много новых вакансий в бизнесе и государственном управлении для женщин и мужчин. В 1892-1893 годах в Чикагском столичном бизнес-колледже были женщины; однако на курсах стенографии и машинописи 90 процентов студентов были женщинами. [18] На протяжении большей части 20 века женщины с навыками стенографии или машинописи могли получить работу секретаря без дальнейшего образования за пределами средней школы.

Источник

Роль секретаря возникла из европейской церковной и государственной бюрократии, когда аспекты роли канцлера стали отчетливыми и включали управление работой ряда клерков, собранных в канцелярии . С эпохи Возрождения и до конца 19 века мужчины, вовлеченные в ежедневную переписку и деятельность сильных мира сего, принимали на себя титул секретаря.

Der Gemeindeschreiber (городской служащий), картина Альберта Анкера , 1874 г.

Со временем, как и многие другие должности, этот термин стал применяться к большему количеству разнообразных функций, что привело к появлению составных должностей для лучшего указания различных секретарских работ, например, генеральный секретарь или финансовый секретарь . Просто «секретарь» продолжал использоваться либо как сокращение, когда это было понятно из контекста, либо для относительно скромных должностей, таких как административный помощник ответственного должностного лица(лиц), как индивидуально, так и в качестве члена секретариата. Поскольку такие менее влиятельные должности стали более женственными и распространенными с увеличением бюрократии в государственном и частном секторах, для их описания также были придуманы новые слова, такие как личный помощник.

В 1840-х и 1850-х годах появились коммерческие школы, чтобы обучать студентов мужского и женского пола навыкам, необходимым для работы на канцелярской должности. [19] В 1870 году сэр Айзек Питман основал школу, где студенты могли получить квалификацию стенографистов для «профессиональных и коммерческих мужчин». Первоначально эта школа была только для студентов мужского пола. В 1871 году в Соединенных Штатах работало более 150 таких школ, а к 1890-м годам их число выросло до 500. [20]

В 1880-х годах, с изобретением пишущей машинки , в эту сферу стало входить больше женщин, и в последующие годы, особенно после Первой мировой войны , роль секретаря в основном ассоциировалась с женщинами. К 1930-м годам в сферу секретарей стало поступать меньше мужчин.

Томас де Кейзер , Портрет Константина Гюйгенса со своим секретарем, 1627 г.

В целях повышения профессионализма среди секретарей Соединенных Штатов в 1942 году была создана Национальная ассоциация секретарей . Сегодня эта организация известна как Международная ассоциация административных специалистов (IAAP). Организация разработала первый стандартизированный тест для офисных работников под названием Экзамен сертифицированных профессиональных секретарей (Certified Professional Secretaries Examination, CPS). Впервые он был проведен в 1951 году.

К середине 20 века потребность в секретарях была велика, и в офисах и организациях существовали большие резервы секретарей . В некоторых случаях спрос был достаточно велик, чтобы подстегнуть набор секретарей из-за рубежа; в частности, часто существовал устойчивый спрос на молодых британских женщин, желающих приехать в США и занять временные или постоянные должности секретарей. [21] Было создано несколько организаций для оказания помощи секретарям из-за рубежа, включая Общество международных секретарей и Ассоциацию британских секретарей в Америке . [22]

В 1952 году Мэри Барретт, президент Национальной ассоциации секретарей, К. Кинг Вудбридж, президент корпорации Dictaphone, и американский бизнесмен Гарри Ф. Клемфусс создали специальный праздник День секретаря , чтобы отметить упорный труд сотрудников в офисе. Праздник прижился, и в течение четвертой недели апреля его теперь отмечают в офисах по всему миру. Его переименовали в « Неделю административных специалистов », чтобы подчеркнуть возросшую ответственность сегодняшних секретарей и других административных работников, а также избежать смущения тех, кто считает, что «секретарь» относится только к женщинам или неквалифицированным работникам.

В 20 веке, с распространением пишущей машинки, стенография столкнулась с конкуренцией со стороны стенографирования. Таким образом, печатание стало прерогативой женщин, вдов или относительно хорошо образованных молодых девушек, изначально из среднего класса или мелкой буржуазии, затем из рабочего класса с ростом профессии между двумя мировыми войнами, когда женщины овладели этими нововведениями. [23] [24]

Секретарь-машинистка в 1951 году

До недавних пор профессия секретаря в первоначальном смысле часто подвергалась, в коллективном воображении, стереотипам и уничижительным коннотациям. Действительно, секретарская работа легко ассоциировалась с малоценными, неблагодарными и плохо оплачиваемыми задачами, такими как подача кофе начальникам, изготовление фотокопий или заполнение черновых документов. Кроме того, эта профессия когда-то выполнялась почти исключительно женщинами и считалась работой для розовых воротничков в предыдущие десятилетия, но в 21 веке многие работодатели начали переклассифицировать многие должности начального уровня , включая работу для белых воротничков, исторически занимаемую мужчинами в прошлые десятилетия, как роли секретаря, административного помощника или помощника по программе. [23] [24]

Этимология

Термин происходит от латинского слова secernere , «отличать» или «отделять», страдательное причастие ( secretum ), означающее «отделенный», с возможным коннотацией чего-то личного или конфиденциального, как в английском слове secret . Таким образом, secretarius был человеком, который конфиденциально курировал дела, обычно для могущественного лица (короля, папы и т. д.). Поскольку обязанности современного секретаря часто по-прежнему включают обработку конфиденциальной информации, буквальное значение их названия по-прежнему остается верным. [25]

Смотрите также

Ссылки

  1. ^ "Три выпускницы Уэллсли выбраны для администрации Обамы". The Wellesley Townsman . Уэллсли, Массачусетс: GateHouse Media . 20 января 2009 г. Получено 22 января 2009 г.
  2. ^ "Три выпускницы Уэллсли выбраны для администрации Обамы". The Wellesley Townsman . Уэллсли, Массачусетс: GateHouse Media . 20 января 2009 г. Получено 22 января 2009 г.
  3. ↑ Парнес, Эми (16 июня 2011 г.). «Сотрудники Белого дома отправляются в Гарвард». Politico . Получено 21 июня 2011 г.
  4. ^ ab «Пример описания работы и характеристики человека для помощника школьного библиотекаря». Руководство CILIP для библиотек средних школ : 121–122. doi : 10.29085/9781783300303.017.
  5. ^ "Информация о вакансиях секретаря | Национальная служба карьеры". Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 27 января 2012 г. Получено 3 февраля 2014 г.
  6. ^ ab Роберт, Генри М.; и др. (2011). Правила порядка Роберта, недавно пересмотренные (11-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. стр. 458–460. ISBN 978-0-306-82020-5.
  7. ^ Роберт III, Генри М.; и др. (2011). Правила порядка Роберта, недавно пересмотренные в кратком изложении (2-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. стр. 142–151. ISBN 978-0-306-82019-9. Архивировано из оригинала 16 августа 2017 г. . Получено 6 декабря 2015 г. .
  8. ↑ Отчет сотрудников (21 апреля 2011 г.). «Два спортсмена, занимающихся спортом, обвиняются в вождении в нетрезвом виде». Duke Chronicle . Архивировано из оригинала 1 марта 2013 г. Получено 16 августа 2013 г.{{cite web}}: CS1 maint: бот: исходный статус URL неизвестен ( ссылка )
  9. ^ Мартин, Ник (4 февраля 2015 г.). «Любовь подробно описывает время, проведенное с президентом Обамой, в новой книге «Power Forward»». Duke Chronicle . Получено 20 декабря 2016 г.
  10. ^ Кантор, Джоди (11 ноября 2011 г.). «Оставив тень Обамы, чтобы отбросить одну из своих». The New York Times . стр. A24 . Получено 23 апреля 2014 г.
  11. ^ Смит, Ноа. «Работа секретаря в эпоху ИИ». Noahpinion . Substack . Получено 19 февраля 2024 г. .
  12. ^ "Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США". Bls.gov. 29 марта 2012 г. Получено 8 декабря 2013 г.
  13. ^ Военные помощники все еще несут ядерный «футбольный мяч» президента, USATODAY.com
  14. ^ content.external (11 апреля 2022 г.). «Описание работы помощника по программе». Ресурсы по подбору персонала: как лучше нанимать и нанимать сотрудников . Получено 8 февраля 2023 г.
  15. ^ "Секретарши/машинистки". NHS Careers . Получено 1 января 2012 г.
  16. ^ Рэмпелл, Кэтрин (9 сентября 2014 г.). «Степень колледжа стала новой степенью средней школы». The Washington Post . Получено 6 июля 2016 г.
  17. ↑ Справочник военного помощника/исполнительного офицера. Получено 11 июня 2013 г.
  18. ^ Линн Перил: Плавание в бассейне Стено . Глава Итак, вы хотите стать секретарем . Электронная книга-Позиция 702.
  19. ^ Маллани, Мари Мармо; Хилберт, Розмари К. (февраль 2018 г.). «Образование женщин для самостоятельности и экономических возможностей: стратегическое предпринимательство школ Кэтрин Гиббс, 1911–1968 гг.». History of Education Quarterly . 58 (1): 65–93. doi : 10.1017/heq.2017.49 . ISSN  0018-2680.
  20. ^ Вайс, Дж. (1981). «Образование для канцелярской работы: частная коммерческая школа девятнадцатого века». Журнал социальной истории . 14 (3): 416. doi :10.1353/jsh/14.3.407.
  21. ↑ Скот, Барбара (29 сентября 1967 г.). «Требуются секретари по ту сторону Атлантики». The Glasgow Herald . С. 9.
  22. ↑ Сибом, Кэролайн (19 июля 1971 г.). «Английские девушки в Нью-Йорке: они больше не возвращаются домой». Нью-Йорк . С. 34–38.
  23. ^ ab Sténographie, sténotypie или диктофон?, Fiche des Archives nationales françaises
  24. ^ аб Жан Лебрен , «История секретов», выпуск La Marche de l'Histoire sur France Inter , 16 января 2013 г.
  25. ^ «Секретарь – Определение и многое другое из бесплатного словаря Merriam-Webster». Merriam-webster.com. 31 августа 2012 г. Получено 3 февраля 2014 г.

Дальнейшее чтение

Внешние ссылки

На Викискладе есть медиафайлы по теме «Секретарь» .
Найдите слово «секретарь» в Викисловаре, бесплатном словаре.