Дебиторская задолженность , сокращенно AR или A/R , [1] — это юридически обеспеченные требования об оплате, удерживаемые компанией за поставленные товары или оказанные услуги, которые клиенты заказали, но не оплатили. Процесс дебиторской задолженности включает в себя регистрацию клиентов, выставление счетов , сборы, вычеты, управление исключениями и, наконец, денежную проводку после сбора оплаты.
Дебиторская задолженность обычно имеет форму счетов, выставленных бизнесом и предоставленных клиенту для оплаты в течение согласованного периода времени. Дебиторская задолженность отображается в балансе как актив . Это одна из серии бухгалтерских операций, связанных с выставлением счетов клиенту за товары и услуги , которые он заказал. Их можно отличить от векселей к получению , которые представляют собой долги , созданные с помощью формальных юридических инструментов, называемых векселями . [2]
Дебиторская задолженность может оказать влияние на ликвидность компании.
Дебиторская задолженность представляет собой деньги, которые организации должны фирме за продажу продуктов или услуг в кредит. В большинстве хозяйствующих субъектов дебиторская задолженность обычно выполняется путем создания счета -фактуры и его отправки по почте или доставки в электронном виде клиенту, который, в свою очередь, должен оплатить его в установленные сроки, называемые условиями кредита [ необходима цитата ] или условиями оплаты .
Команда по работе с дебиторской задолженностью отвечает за получение средств от имени компании и их использование для погашения текущих остатков. Команды по взысканию и кассированию являются частью отдела по работе с дебиторской задолженностью. В то время как отдел по взысканию ищет должника, команда по кассированию использует полученные деньги. Компании стремятся собрать все непогашенные счета до того, как они станут просроченными. Чтобы добиться более низкого DSO и лучшего оборотного капитала , организациям нужна упреждающая стратегия взыскания, чтобы сосредоточиться на каждом счете.
Примером распространенного срока оплаты является Net 30 days , что означает, что оплата должна быть произведена в конце 30 дней с даты выставления счета. Должник может свободно платить до наступления срока; предприятия могут предлагать скидку за раннюю оплату. Другие распространенные сроки оплаты включают Net 45, Net 60 и 30 дней в конце месяца. Кредитор может иметь возможность взимать штрафы за просрочку платежа или проценты, если сумма не будет уплачена к установленному сроку. На практике условия часто отображаются в виде двух дробей, при этом скидка и период скидки включают первую дробь и букву «n», а срок платежа включает вторую дробь.
Регистрация дебиторской задолженности осуществляется простой бухгалтерской транзакцией. Однако процесс ведения и сбора платежей по остаткам на счетах дебиторской задолженности может быть постоянной задачей. В зависимости от отрасли на практике платежи по дебиторской задолженности могут быть получены в течение 10–15 дней после наступления срока платежа. Такие типы практик платежей иногда разрабатываются отраслевыми стандартами, корпоративной политикой или из-за финансового состояния клиента.
Поскольку не все долги клиентов будут взысканы, компании обычно оценивают сумму, а затем регистрируют резерв на сомнительные счета [3] , который отображается в балансе как контрсчет , который компенсирует общую дебиторскую задолженность. Когда дебиторская задолженность не выплачивается, некоторые компании передают ее сторонним коллекторским агентствам или адвокатам по взысканию , которые попытаются взыскать долг путем переговоров о планах платежей, предложений по урегулированию или осуществления других юридических действий.
Непогашенные авансы являются частью дебиторской задолженности, если компания получает заказ от своих клиентов с заранее согласованными условиями оплаты. Поскольку выставление счетов производится для истребования авансов несколько раз, эта область взыскания не отражается в дебиторской задолженности. В идеале, поскольку авансовый платеж происходит в течение взаимно согласованного срока, бухгалтерия обязана периодически выдавать выписку, показывающую авансовый платеж, и должна предоставляться в отдел продаж и маркетинга для взыскания авансов. Оплата дебиторской задолженности может быть защищена либо аккредитивом , либо страхованием торговых кредитов .
В балансе компании дебиторская задолженность — это деньги, которые должны этой компании организации за пределами компании. Дебиторская задолженность классифицируется как текущие активы , предполагая, что она должна быть оплачена в течение одного календарного года или финансового года . Чтобы записать журнальную запись для продажи в счет, необходимо дебетовать дебиторскую задолженность и кредитовать счет выручки. Когда клиент оплачивает свои счета, нужно дебетовать наличные и кредитовать дебиторскую задолженность в журнальной записи. Конечное сальдо в пробном балансе для дебиторской задолженности обычно является дебетом.
Бизнес-организации, которые стали слишком большими, чтобы выполнять такие задачи вручную (или небольшие организации, которые могли бы, но предпочитают не делать этого вручную), обычно используют бухгалтерское программное обеспечение на компьютере для выполнения этой задачи.
Компаниям доступны два метода оценки чистой стоимости дебиторской задолженности, которая обычно рассчитывается путем вычитания остатка на счете резерва из счета дебиторской задолженности.
Первый метод — это метод резерва , который устанавливает контр-активный счет, резерв на сомнительные счета или резерв на безнадежные долги , который имеет эффект уменьшения остатка по дебиторской задолженности. Сумма резерва на безнадежные долги может быть рассчитана двумя способами: (1) путем проверки каждого отдельного долга и принятия решения о том, является ли он сомнительным (конкретный резерв); или (2) путем предоставления фиксированного процента (например, 2%) от общей суммы должников (общий резерв). Изменение резерва на безнадежные долги из года в год отражается на счете расходов на безнадежные долги в отчете о прибылях и убытках .
Метод резерва может быть рассчитан с использованием либо метода отчета о прибылях и убытках, который основан на проценте от чистых продаж в кредит; балансового подхода, который основан на графике старения, в котором долги определенного возраста классифицируются по степени риска, или комбинации обоих методов.
Второй метод — метод прямого списания . Он проще метода резерва, поскольку позволяет одной простой записью уменьшить дебиторскую задолженность до ее чистой стоимости реализации. Запись будет состоять из дебетования счета расходов на безнадежные долги и кредитования соответствующей дебиторской задолженности в книге продаж. Метод прямого списания не допускается в соответствии с общепринятыми принципами бухгалтерского учета .
Эти два метода не являются взаимоисключающими, и некоторые предприятия создают резерв на покрытие сомнительных долгов, списывая определенные долги, которые, как они знают, являются безнадежными (например, если должник находится в стадии ликвидации ).
Компании могут использовать свою дебиторскую задолженность в качестве обеспечения при получении кредита ( кредитование под залог активов ). Они также могут продавать ее через факторинг . Пулы или портфели дебиторской задолженности могут быть проданы третьим лицам через секьюритизацию .
Для целей налоговой отчетности общее положение о безнадежных долгах не является допустимым вычетом из прибыли [4] — бизнес может получить освобождение только от определенных должников, которые стали безнадежными. Однако для целей финансовой отчетности компании могут выбрать общее положение о безнадежных долгах, соответствующее их прошлому опыту платежей клиентов, чтобы избежать завышения должников в балансе .