Управление мероприятиями — это применение управления проектами для создания и разработки небольших и/или крупномасштабных личных или корпоративных мероприятий, таких как фестивали , конференции, церемонии, свадьбы, официальные вечеринки, концерты или конвенции . Оно включает в себя изучение бренда, определение его целевой аудитории , разработку концепции мероприятия и координацию технических аспектов перед фактическим запуском мероприятия. [1]
Индустрия мероприятий теперь включает в себя мероприятия всех масштабов от Олимпийских игр до деловых завтраков. Многие отрасли, знаменитости, благотворительные организации и группы интересов проводят мероприятия, чтобы продвигать свой бренд, строить деловые отношения, собирать деньги или праздновать достижения.
Процесс планирования и координации мероприятия обычно называют планированием мероприятия , и он может включать в себя составление бюджета , составление расписания, выбор места, получение необходимых разрешений , координацию транспорта и парковки, организацию спикеров или артистов, организацию декора, обеспечение безопасности мероприятия, кейтеринг , координацию со сторонними поставщиками и планы действий в чрезвычайных ситуациях. Каждое мероприятие отличается по своей природе, поэтому процесс планирования и проведения каждого мероприятия отличается в зависимости от типа мероприятия.
Менеджер мероприятия — это человек, который планирует и проводит мероприятие, беря на себя ответственность за творческие, технические и логистические элементы. Сюда входит общий дизайн мероприятия, создание бренда, маркетинговая и коммуникационная стратегия, аудиовизуальное производство, написание сценария, логистика, бюджетирование, переговоры и обслуживание клиентов.
Из-за сложности, обширного объема требуемых знаний и быстро меняющейся среды профессия организатора мероприятий часто упоминается как одна из самых стрессовых профессий, наравне с профессией хирурга . [2]
Управление событиями может быть инструментом стратегического маркетинга и коммуникации, используемым компаниями любого размера. Компании могут извлечь выгоду из рекламных мероприятий как способа общения с текущими и потенциальными клиентами. Например, эти рекламно-ориентированные мероприятия могут проводиться как пресс-конференции, рекламные мероприятия или запуски продуктов.
Менеджеры мероприятий также могут использовать традиционные новостные медиа для того, чтобы нацелиться на свою аудиторию, надеясь создать медийное освещение, которое охватит тысячи или миллионы людей. Они также могут приглашать свою аудиторию на свои мероприятия и достигать ее на самом мероприятии. [3]
Место проведения мероприятия может быть как на месте, так и за его пределами. Менеджер по мероприятиям отвечает за операции на арендованном месте проведения мероприятия или развлечения, поскольку он напрямую координирует действия с владельцем собственности. Менеджер по мероприятиям будет контролировать все аспекты мероприятия на месте. Некоторые из задач, перечисленных во введении, могут быть переданы месту проведения, но обычно за определенную плату.
Мероприятия представляют существенный риск ответственности для организаторов и мест проведения. Следовательно, большинство мест проведения требуют от организаторов получить полное или специфичное для мероприятия страхование общей ответственности на сумму не менее $1 000 000 за каждое событие и $2 000 000 в совокупности, что является отраслевым стандартом. [4] [5]
Менеджеры по корпоративным мероприятиям бронируют площадки для проведения корпоративных встреч, конференций , сетевых мероприятий, выставок , презентаций продукции, выездных встреч по сплочению коллектива или тренингов в более индивидуальной обстановке.
Устойчивое управление мероприятиями (также известное как экологизация мероприятий) — это процесс, используемый для создания мероприятия с особым вниманием к экологическим, экономическим и социальным вопросам. [6] Устойчивость в управлении мероприятиями включает социально и экологически ответственное принятие решений в планирование, организацию и реализацию мероприятия, а также участие в нем. Она подразумевает включение принципов и практик устойчивого развития на всех уровнях организации мероприятия и направлена на обеспечение ответственного проведения мероприятия. Она представляет собой полный пакет вмешательств на мероприятии и должна осуществляться комплексно. Экологизация мероприятия должна начинаться с самого начала проекта и должна включать всех ключевых участников, таких как клиенты, организаторы, места проведения, субподрядчики и поставщики. [7] Недавнее исследование показывает, что тенденция переноса мероприятий из очного формата в виртуальный и гибридный может сократить углеродный след на 94% (виртуальный) и на 67% (гибридный режим с более чем 50% уровнем очного участия из-за компромиссов между углеродным следом на душу населения и уровнем очного участия). [8]
Компании, разрабатывающие программное обеспечение для управления мероприятиями, предоставляют программные инструменты для планирования мероприятий, позволяющие выполнять множество стандартных задач, таких как регистрация делегатов, бронирование гостиниц, бронирование билетов или распределение выставочных площадей.
Недавней тенденцией в технологии мероприятий является использование мобильных приложений для мероприятий . Эта технология развивается и позволяет профессионалам в области мероприятий упрощать и управлять сложными и простыми мероприятиями более эффективно. [9] Мобильные приложения имеют ряд применений. Их можно использовать для хранения относительно статической информации, такой как повестка дня, биографии спикеров и общие часто задаваемые вопросы. Они также могут поощрять участие и вовлеченность аудитории с помощью интерактивных инструментов, таких как живое голосование/опрос, отправка вопросов спикерам во время вопросов и ответов или создание живых интерактивных «облаков слов». Мобильные приложения для мероприятий также могут использоваться организаторами мероприятий в качестве средства коммуникации. Мобильные приложения помогают улучшить общий результат мероприятий, а также помогают снять с организаторов мероприятий много утомительной работы. [10] Организаторы могут общаться с участниками с помощью оповещений, уведомлений и push-сообщений. Их также можно использовать для сбора отзывов от участников с помощью опросов в приложении. Некоторые мобильные приложения для мероприятий могут помочь участникам взаимодействовать друг с другом, со спонсорами и с организаторами с помощью встроенных сетевых функций.
Растет число университетов , предлагающих обучение по направлению «Управление мероприятиями» в форме как сертификатов, так и степеней бакалавра или магистра.
Колледж гостиничного менеджмента Rosen при Университете Центральной Флориды предложил первую в истории степень бакалавра наук в области управления мероприятиями, начиная с 2006 года. [11] [12] Программа использует базовую подготовку как в сфере гостеприимства , охватывающую операции по размещению, туризм, обслуживание гостей, бухгалтерский учет и маркетинг, так и в сфере управления мероприятиями, включая продажи, продвижение, технологии, дизайн, управление рисками и кейтеринг с факультативами, доступными для конкретных интересов, таких как круизы , клубы , вино или торговые выставки . [13] Другие программы получения степени, которые не предлагают полную степень, обычно предлагают концентрации, например, Нью-Йоркский университет , который предлагает степень бакалавра наук в области гостиничного и туристического менеджмента со специализацией в области управления мероприятиями. [14] Университет Флориды также предлагает похожую программу. [15]
Из-за ограниченного количества доступных программ бакалавриата, для менеджеров мероприятий не редкость получить степень в области делового администрирования , маркетинга или связей с общественностью . Чтобы дополнить свою кандидатуру, лица, заинтересованные в управлении мероприятиями, обычно получают один или несколько сертификатов, которые предлагают специализацию в определенных областях. Доступные сертификаты включают: