Управление корпоративным контентом ( ECM ) расширяет концепцию управления контентом , добавляя временную шкалу для каждого элемента контента и, возможно, обеспечивая процессы его создания, утверждения и распространения. Системы, использующие ECM, обычно предоставляют защищенный репозиторий для управляемых элементов, аналоговых или цифровых. Они также включают один (или несколько) методов импорта контента для управления новыми элементами и несколько методов представления, чтобы сделать элементы доступными для использования. Хотя контент ECM может быть защищен управлением цифровыми правами (DRM), это не обязательно. ECM отличается от общего управления контентом тем, что он учитывает процессы и процедуры предприятия, для которого он создан. [1]
Последнее определение охватывает области, которые традиционно рассматривались системами управления записями и документами . Оно подразумевает преобразование данных в цифровые и традиционные формы, включая бумагу и микрофильмы.
ECM, как общий термин , охватывает управление документами и веб-контентом , поиск, совместную работу, управление записями, управление цифровыми активами (DAM), управление рабочим процессом , а также захват и сканирование . Он управляет жизненным циклом информации, от первоначальной публикации (или создания) до архивирования и окончательного удаления. Он предоставляется четырьмя способами:
Преимущества для организации включают повышение эффективности, улучшение контроля и снижение затрат. Банки перешли на хранение копий старых чеков в системах ECM со старого метода хранения физических чеков на складах. В старой системе запрос клиента на копию чека мог занять недели; банковский служащий должен был связаться со складом, где находились нужный ящик, файл и чек. Чек извлекался, делался и отправлялся в банк, который затем отправлял его клиенту. При наличии системы ECM банковский служащий мог запросить у системы номер счета клиента и номер запрошенного чека. Когда изображение чека появлялось на экране, банк мог немедленно отправить копию клиенту; обычно, пока клиент все еще разговаривал по телефону.
Управление корпоративным контентом, форма управления контентом , объединяет сбор, поиск и сетевое размещение документов с цифровым архивированием , управлением документами и рабочим процессом . Оно включает в себя проблемы, связанные с использованием и сохранением внутренней (часто неструктурированной) информации компании во всех ее формах. Большинство решений ECM фокусируются на системах «бизнес-сотрудник» (B2E).
Появились новые компоненты ECM. По мере того, как контент проверяется и выгружается, каждое использование генерирует новые метаданные (автоматически, в некоторой степени). Информация о том, как (и когда) люди используют контент, может позволить системе приобретать новые пути фильтрации, маршрутизации и поиска, корпоративные таксономии и семантические сети , а также решения по правилам хранения.
Решения могут предоставлять интрасетевые услуги сотрудникам (B2E) и могут включать корпоративные порталы для бизнес-бизнеса (B2B), бизнеса-правительства (B2G), правительства-бизнеса (G2B) или других деловых отношений. Эта категория включает большинство бывших решений для группового управления документами и рабочих процессов, которые к 2016 году не полностью преобразовали свою архитектуру в ECM, но предоставляли веб-интерфейс. Управление цифровыми активами — это форма ECM, включающая цифровое хранение контента. Специализированные системы управления контентом в здравоохранении соответствуют особым нормативным требованиям для медицинских устройств и совместимости .
Технологии, которые охватывали ECM в 2016 году, происходят от электронных систем управления документами (DMS) конца 1980-х и начала 1990-х годов. Первоначальные продукты DMS были автономными, предоставляя функциональность в одной из четырех областей: визуализация , рабочий процесс, управление документами и управление взаимоотношениями с предприятием (ERM).
Типичный ранний пользователь DMS имел небольшую систему обработки изображений и документооборота (возможно, один отдел) для улучшения процесса с большим количеством бумаги и работы в направлении безбумажного офиса . Первые автономные технологии DMS были направлены на экономию времени (или улучшение доступа к информации) за счет сокращения обработки и хранения бумаги, сокращения потерь документов и ускорения доступа к информации. DMS могла предоставлять онлайн-доступ к информации, ранее доступной только на бумаге, микропленке или микрофише. Улучшая контроль над документами и их процессами, DMS оптимизировала деловую практику. Их контрольный журнал повысил безопасность документов и измерял производительность и эффективность.
Категории продуктов DMS рассматривались как взаимодополняющие, и организации хотели использовать несколько продуктов DMS. Отдел обслуживания клиентов мог объединить обработку изображений, управление документами и рабочий процесс; бухгалтерский отдел мог получить доступ к счетам поставщиков из системы ERM, заказам на закупку из системы обработки изображений и контрактам из системы управления документами. По мере того, как организации создавали свое присутствие в Интернете , они хотели управлять веб-контентом. Организации, которые автоматизировали отдельные отделы, начали представлять себе более широкое развертывание.
Движение к интегрированным системам DMS отражало общую тенденцию в индустрии программного обеспечения: интеграцию небольших систем в более комплексные. Текстовые процессоры, электронные таблицы и презентационное программное обеспечение были автономными продуктами до начала 1990-х годов, когда рынок перешел в сторону интеграции.
Ранние разработчики предлагали несколько автономных технологий DMS как единый, упакованный «набор» с небольшой (или никакой) функциональной интеграцией. Около 2001 года отрасль начала использовать термин «управление корпоративным контентом» для интегрированных систем. [ необходима цитата ]
В 2006 году Microsoft (с семейством продуктов SharePoint ) и Oracle Corporation (с Oracle Content Management ) вышли на рынок недорогих ECM-решений. [a] [3] Также доступны продукты ECM с открытым исходным кодом .
Государственные стандарты, включая Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), BS 7799 и ISO/IEC 27001 , влияют на разработку и использование ECM. В 2016 году организации могли бы развернуть единую систему ECM для управления информацией во всех отделах.
Предприятия внедряют ECM для повышения эффективности, улучшения контроля информации и снижения общей стоимости управления информацией. ECM упрощает доступ к записям с помощью поиска по ключевым словам и полнотекстового поиска, позволяя сотрудникам быстро получать необходимую информацию со своих рабочих столов.
ECM повышает эффективность организации за счет следующих возможностей:
Системы управления могут помочь компаниям соблюдать государственные и отраслевые нормативные акты, такие как HIPAA, Закон Сарбейнса-Оксли , Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS) и Федеральные правила гражданского судопроизводства . Безопасность на уровне пользователя, функции и записи защищает конфиденциальные данные. Часть информации в документе может быть отредактирована , поэтому оставшаяся часть может быть передана без ущерба для личности или ключевых данных. Каждое действие в системе отслеживается и может быть сообщено для демонстрации соответствия широкому спектру нормативных актов.
В своей статье Computerwoche [5] Ульрих Кампфмейер охарактеризовал ECM как:
ECM работает правильно, когда он невидим для пользователей. Он поддерживает специализированные приложения как подчиненные службы. ECM — это многослойная модель, которая включает технологию обработки, доставки и управления структурированными данными и неструктурированной информацией. Он управляет информацией в системе управления веб-контентом и архивирует ее как универсальный репозиторий. [6]
ECM объединяет компоненты, которые могут использоваться как автономные системы без включения в общекорпоративную систему. [6] Пять компонентов ECM были определены Ассоциацией по управлению информацией и изображениями (AIIM) следующим образом:
Capture включает преобразование информации из бумажных документов в электронный формат путем сканирования и собирает электронные файлы и информацию в согласованную структуру для управления. Технологии Capture также охватывают создание метаданных , описывающих характеристики документа для легкого поиска с помощью технологии поиска. Медицинская карта может включать идентификатор пациента, имя, дату посещения и процедуру для медицинского персонала по поиску карты.
Более ранние системы автоматизации документооборота фотографировали документы для хранения на микропленке или микрофише . Сканеры изображений делают цифровые копии бумажных документов. Документы, уже находящиеся в цифровой форме, можно копировать (или ссылаться на них), если они доступны в сети. Автоматический или полуавтоматический захват может использовать электронный обмен данными (EDI) или XML- документы, бизнес- и ERP- приложения или специализированные прикладные системы в качестве источников.
Технологии распознавания для извлечения информации из отсканированных документов и цифровых факсов включают в себя:
Функции очистки изображений включают в себя поворот, выпрямление, настройку цвета, транспонирование, масштабирование, выравнивание, разделение страниц, аннотации и шумоподавление .
Обработка форм имеет две группы технологий, хотя информационное содержание и характер документов могут быть идентичны. Это захват печатных форм посредством сканирования; часто используются технологии распознавания, поскольку хорошо разработанные формы позволяют автоматическую обработку. Автоматическая обработка может захватывать электронные формы (например, отправленные через веб-страницы), если макет, структура, логика и содержимое известны системе захвата.
Enterprise report management (ERM) записывает отчеты и другие документы на оптические диски или другие цифровые хранилища для систем ECM. Первоначально эта технология использовалась с laserDiscs .
Агрегация данных объединяет документы из разных приложений и источников, передавая их в системы хранения и обработки в единой структуре и формате.
Индексация предметов улучшает поиск, предоставляя альтернативные способы организации информации. Ручная индексация назначает атрибуты индексной базы данных контенту вручную и обычно используется «управляемой» базой данных для администрирования и доступа.
Автоматическое и ручное индексирование атрибутов может быть облегчено с помощью предустановленных профилей входного дизайна, которые могут описывать классы документов, ограничивающие количество возможных значений индекса или автоматически назначающие определенные критерии. Программы автоматической классификации могут извлекать индекс, категорию и передавать данные автономно. На основе информации, содержащейся в электронных информационных объектах, он может оценивать информацию на основе предопределенных критериев или в процессе самообучения.
Категория «Управление» имеет пять областей применения:
Он соединяет другие компоненты, которые могут использоваться в сочетании или по отдельности. Управление документами, управление веб-контентом, совместная работа, управление рабочим процессом и бизнес-процессами затрагивают динамическую часть жизненного цикла информации. Управление записями управляет окончательными документами в соответствии со сроком хранения организации , который должен соответствовать государственным предписаниям и отраслевой практике. Компоненты управления включают базы данных и системы авторизации доступа.
Системы управления документами контролируют документы от создания до архивирования. Они включают:
Управление документами пересекается с другими компонентами управления, офисными приложениями (такими как Microsoft Outlook и Exchange или Lotus Notes и Domino) и библиотечными службами, которые администрируют хранение информации.
Компоненты совместной работы в системе ECM помогают пользователям работать вместе, чтобы разрабатывать и обрабатывать контент. Многие из этих компонентов были разработаны из пакетов программного обеспечения для совместной работы; системы совместной работы ECM включают элементы управления знаниями .
Они используют информационные базы данных и методы обработки, которые разработаны для одновременного использования несколькими пользователями для одного и того же элемента контента. Совместная работа использует знания, ресурсы и фоновые данные, основанные на навыках, для совместной обработки информации. Могут быть включены компоненты администрирования (например, виртуальные доски для мозгового штурма, планирования встреч и системы управления проектами) и коммуникационные приложения, такие как видеоконференции. Совместный ECM может также интегрировать информацию из других приложений.
ECM интегрирует системы управления контентом (CMS), представляя существующую информацию, управляемую в репозитории ECM. [8]
В отличие от традиционных электронных архивных систем, управление файлами и архивами представляет собой администрирование записей, важной информации и данных, которые компании обязаны архивировать. Независимо от носителя информации, управляемая информация не обязательно должна храниться в электронном виде. Управление файлами и архивами включает:
Термины «рабочий процесс» и « управление бизнес-процессами » (BPM) часто используются как взаимозаменяемые. Рабочий процесс производства использует предопределенные последовательности для управления процессами; в специальном рабочем процессе пользователь определяет последовательность процесса. Пользователи взаимодействуют в решениях рабочего процесса, а механизмы рабочего процесса являются фоновой службой, управляющей потоком информации и данных. Управление рабочим процессом включает:
По мнению AIIM, BPM — это способ изучения (и контроля) организационных процессов.
Компоненты хранилища временно хранят информацию, которая не требуется, не желательна или не готова к долгосрочному хранению или сохранению. Даже если компонент хранилища использует носители, подходящие для долгосрочного архивирования, он все равно отделен от «сохранения».
Компоненты магазина можно разделить на три категории:
Репозитории ECM могут быть объединены. Типы включают:
Библиотечные службы — это административные компоненты ECM, которые управляют доступом к информации, принимают и хранят информацию из компонентов захвата и управления. Они также управляют местами хранения в динамическом хранилище, хранилище и архиве долгосрочного сохранения. Место хранения определяется характеристиками и классификацией информации. Библиотечная служба работает с базой данных компонентов управления для обеспечения поиска и извлечения .
Он управляет онлайн-хранилищем (прямой доступ к данным и документам), ближним хранилищем (данные и документы на носителе, к которому можно быстро получить доступ, например, данные на оптическом диске в стойках системы хранения, но не вставленные в привод, который может их прочитать) и офлайн-хранилищем (данные и документы на носителе, к которому нет быстрого доступа).
Если система управления документами не обеспечивает этого, библиотечная служба должна иметь управление версиями для контроля статуса информации и регистрации/регистрации для контролируемого предоставления информации. Она генерирует аудиторский след, журналы использования и редактирования информации.
Для хранения информации могут использоваться различные технологии в зависимости от приложения и системной среды:
Preserve — это долгосрочное, безопасное хранение и резервное копирование неизменной информации. Обычно реализуется с помощью управления записями ECM и может быть разработано для того, чтобы помочь компаниям соблюдать государственные и отраслевые нормы.
Контент в конечном итоге перестает меняться и становится статичным. Компоненты цифрового сохранения ECM также временно хранят информацию, которую не нужно архивировать. Компоненты сохранения имеют специальные просмотрщики, инструменты преобразования и миграции, а также долгосрочные носители данных:
Для обеспечения долгосрочной доступности информации используются несколько стратегий электронного архивирования. Приложения, индексные данные, метаданные и объекты могут непрерывно переноситься из старых систем в новые. Эмуляция старого программного обеспечения позволяет пользователям получать доступ к исходным данным и объектам; программное обеспечение может идентифицировать формат сохраненных объектов и отображать их в новой среде.
Управление выходом предприятия представляет информацию из компонентов управления, хранения и сохранения. Его модель Ассоциации по управлению информацией и изображениями для ECM основана на функциях; компоненты доставки могут вводить информацию в другие системы (например, переносить информацию на переносные носители или создавать выходные файлы) или подготавливать информацию для хранения и сохранения.
Компоненты доставки можно разделить на три группы: технологии преобразования, технологии безопасности и распространение. Преобразование и безопасность являются промежуточными службами и должны быть одинаково доступны для всех компонентов ECM. Для вывода основными функциями являются макет и дизайн (с инструментами для макетирования и форматирования вывода) и электронная публикация (представление информации для распространения).
Преобразования должны контролироваться и отслеживаться фоновыми службами. Они включают:
Технологии безопасности доступны для всех компонентов ECM. Электронные подписи используются при отправке документов и сканировании для документирования полного захвата. Инфраструктура открытых ключей — это базовая технология электронной подписи, управляющая ключами и сертификатами и проверяющая подлинность подписи. Другие электронные подписи подтверждают личность отправителя и целостность отправленных данных.
Управление цифровыми правами и водяные знаки используются в синдикации контента и управлении медиаактивами для управления и защиты прав интеллектуальной собственности и авторских прав. Электронные водяные знаки, встроенные в файл, защищают права использования интернет-контента.
ECM предоставляется пользователям с различными средствами вывода и распространения:
ECM была разработана как программное приложение, которое компании внедряли в корпоративных сетях; каждая компания управляет и обслуживает ECM и сетевые устройства, хранящие данные. Локальные системы ECM могут быть настроены для организационных нужд. Поскольку для захвата бумажных документов требуются такие устройства, как сканеры изображений или многофункциональные устройства, он обычно выполняется локально; однако он может быть передан на аутсорсинг сервисным бюро для сканирования больших объемов, индексации и возврата через веб-передачу или на CD, DVD или другие внешние устройства хранения.
Программное обеспечение как услуга ECM, также известное как облачные вычисления , доступно пользователю онлайн по требованию.
До 2003 года на рынке ECM доминировали независимые поставщики среднего размера, которые делились на две категории: те, кто начинал как компании по управлению документами и начал заниматься управлением другим деловым контентом, и те, кто начинал как поставщики услуг по управлению веб-контентом и пытался расширить сферу деятельности, включив в нее управление деловыми документами и мультимедийными материалами.
В 2002 году Documentum добавила возможности совместной работы, приобретя eRoom ; Interwoven и Vignette ответили приобретением iManage и Intraspect. Documentum приобрела Bulldog из-за возможностей управления цифровыми активами (DAM); Interwoven и OpenText ответили приобретением MediaBin и Artesia . OpenText также приобрела европейские компании-разработчики программного обеспечения IXOS и Red Dot. В октябре 2003 года корпорация EMC приобрела Documentum. IBM приобрела FileNet, а Oracle приобрела Stellent в 2006 году; OpenText также приобрела Hummingbird Ltd. в том же году. Hewlett-Packard (HP) приобрела австралийскую компанию Tower Software в 2008 году. В марте 2009 года Autonomy приобрела Interwoven; OpenText приобрела Vignette в июле того же года, а MetaStorm в феврале 2011 года. OpenText приобрела Global 360 в июле 2011 года, [9] а HP согласилась приобрести Autonomy в августе 2011 года. [10]
В апреле 2007 года руководитель CMS Watch Алан Пелц-Шарп сказал: «Некоторые из крупнейших имен в этом бизнесе претерпевают существенные изменения, которые приведут к изменению дорожных карт и наборов продуктов в течение следующих нескольких лет». [11] Nuxeo и Alfresco предложили программное обеспечение ECM с открытым исходным кодом в том же году. [12]
По оценкам Gartner , в 2010 году рынок ECM стоил приблизительно 3,5 миллиарда долларов в 2009 году; ожидалось, что он будет расти с годовым темпом роста в 10,1 процента до 2014 года. В 2010 году рынок пережил ряд слияний и поглощений. [13] В 2014 году Real Story Group (ранее CMS Watch) добавила поставщиков облачных решений в свои оценки ECM за 2014 год. [14]