В архивном деле фонд (множественное число также фонды ) — это группа документов, имеющих общее происхождение и возникших естественным образом в результате повседневной работы учреждения, отдельного лица или организации. [1] Примером фонда могут служить сочинения поэта, которые никогда не публиковались, или записи учреждения за определенный период.
Fonds являются частью иерархического уровня системы описания в архиве, которая начинается с fonds наверху. Последующие уровни становятся более описательными и узкими по мере спуска по иерархии. Описания уровней идут от fonds к series к file и затем к item уровню. Между уровнем fonds и series иногда есть уровень sub-fonds ( французский : sous-fonds ), а между series и file уровнем иногда есть уровень sub-series . [2] [3]
В области архивной науки широко распространено мнение, что термин «фонд» возник во французской архивной практике вскоре после Французской революции , когда Наталис де Вайи , глава Административного отдела Национальных архивов Франции, написал циркуляр № 14 , в котором изложил идею фонда как хранения записей одного и того же происхождения вместе, поскольку до этого объявления записи классифицировались произвольно и непоследовательно. [4] В той же публикации Вайи также сформулировал идею respect des fonds , принципа первоначального порядка , в соответствии с которым архивисты должны оставлять расположение документов внутри фонда таким, каким оно было создано лицом или агентством, создавшим записи. [5] Однако Лучиана Дуранти нашла доказательства того, что эта идея зародилась в Неаполе и других местах до циркуляра № 14 в 1814 году. [6] Независимо от происхождения, respect des fonds быстро распространилось по всей Европе после публикации Руководства по организации и описанию архивов , которое обычно называют Голландским руководством , в 1898 году и Первого международного конгресса архивистов в 1910 году. [4]
Термин «фонды» , созданный Вайи, не был настолько точным, как мог бы быть, и оставлял много места для толкования фонда. В связи с этим прусские архивисты выпустили правила организации архивов в 1881 году. Эти правила давали более четкое представление о фондах как о государственных записях, которые «должны быть сгруппированы в соответствии с их происхождением в государственных административных органах», и этот принцип был назван Provenienzprinzip , или, как он более известен сегодня в англоязычном мире, originance . [7] Происхождение, в этом смысле, является практикой архивистов хранить группу записей, полученных как единое целое, и не объединять ее с другими документами. [8] Происхождение также иногда называют историей хранения, поскольку оно учитывает разных людей или организации, которые хранили эти записи до того, как архив получил их, и способ, которым они их организовали. [9] Respect des fonds часто путают с originance, но эти две идеи, хотя и тесно связаны, отличаются тем, что originance относится к сохранению работ определенных людей или организаций как отдельных от других, в то время как respect des fonds дополняет это, также сохраняя или воссоздавая первоначальный порядок создателя. Идеи fonds и respect des fonds преобразили архивный мир и используются по сей день.
В современной архивной практике идея фондов все еще существует сегодня, в основном в Европе и Северной Америке. Однако фонд иногда немного изменяется, чтобы соответствовать другим архивным практикам. Например, в Британском национальном архиве вместо фонда используется термин архивная группа , в то время как в Национальном управлении архивов и документации США предпочтительнее термин группа записей . Группы записей часто сравнивают с фондами, но на самом деле они могут состоять из более чем одного фонда или даже не быть полным фондом. [10] В австралийской архивной теории признается принцип уважения фондов , но теория фокусируется на сериях как на первичном описательном уровне с существованием множественных провенансов. [11] Фонд не следует путать с термином коллекция документов , который используется для агрегации документов, собранных на основе некоторой общей характеристики коллекционером , но он не создается коллекционером и часто не следует провенансу. [12]
Поскольку архивы все чаще оцифровываются ( сканируются и сохраняются на компьютере) и переносятся на электронную платформу, идея о фонде, существующем в онлайн-базе данных, меняется. Электронный каталог не сортирует свои элементы на уровне описания фонда, чтобы следовать процедурам происхождения, если только ему не указано делать это, и он также не сортирует автоматически элементы внутри в хронологическом порядке, чтобы следовать практике respect des fonds . Существует также проблема элементов, которые рождаются цифровыми , то есть элементов, которые были созданы в электронном виде и автоматически не подчиняются иерархии физического элемента. [13] Практика внедрения фондов в электронную базу данных представляет новые проблемы в поддержании фонда как в электронном виде, так и физически. Как говорит Джефферсон Бейли, «логика базы данных нелинейна, и исходного порядка нет, потому что порядок зависит от запроса». [4] В цифровом контексте некоторые архивы стали описывать свои фонды на уровне фондов или серий, или, если архив выбирает описание на уровне файлов и элементов, фонды можно хранить вместе, внедряя метаданные и гарантируя, что метаданные содержат информацию об отношениях между элементами, чтобы связать воедино элемент и его описания более высокого уровня. [14] Фонды в цифровом архиве — это проблема, которая будет продолжать развиваться по мере развития цифровых архивов, и еще предстоит увидеть, как будут развиваться фонды в этом контексте.