Закупки — это процесс закупок , который предприятие или организация использует для приобретения товаров или услуг для достижения своих целей. Хотя существует несколько организаций, которые пытаются установить стандарты в процессе закупок, процессы могут сильно различаться в разных организациях.
Закупки являются частью более широкого процесса закупок , который обычно также включает в себя экспедирование , обеспечение качества поставщика, транспортировку и логистику .
Менеджеры/директора по закупкам, менеджеры/директора по закупкам или сотрудники отдела закупок организации [1] руководят процедурами и стандартами закупок организации , а также оперативной закупочной деятельностью.
Большинство организаций используют трехстороннюю проверку в качестве основы своих программ закупок. [ нужна ссылка ] В этом процессе участвуют три отдела организации, выполняющие отдельные части процесса приобретения. Не все три отдела подчиняются одному и тому же старшему руководителю, чтобы предотвратить неэтичные действия и повысить доверие к процессу. Эти отделы могут быть отделами закупок, получения и кредиторской задолженности; или проектирование, закупки и кредиторская задолженность ; или директор завода, занимающийся закупками и кредиторской задолженностью. Комбинации могут существенно различаться, но отдел закупок и отдел кредиторской задолженности обычно являются двумя из трех задействованных отделов. В организациях обычно действуют более простые процедуры для покупок на небольшую сумму, например, Министерство обороны Великобритании имеет отдельную внутреннюю политику для покупок на небольшую сумму стоимостью менее 10 000 фунтов стерлингов. [2] Если отдел-получатель не участвует, это обычно называется двусторонней проверкой или двусторонним заказом на поставку. В этой ситуации отдел закупок выдает квитанцию заказа на поставку , которая не требуется. Когда счет на заказ поступает, отдел кредиторской задолженности направляется непосредственно к отправителю заказа на покупку, чтобы убедиться, что товары или услуги были получены. Обычно это делается для товаров и услуг, которые обходят принимающий отдел. Несколько примеров: программное обеспечение, поставляемое в электронном виде, работа NRE (единичные инженерные услуги), часы консультаций и т. д.
Исторически сложилось так, что отдел закупок оформлял заказы на поставку материалов, услуг, оборудования и сырья . Затем, чтобы снизить административные расходы, связанные с повторным заказом основных расходных материалов , были заключены «полные» или «генеральные» соглашения. Соглашения такого типа обычно имеют более длительную продолжительность и расширенную сферу действия, чтобы максимизировать количество и масштаб концепции. Когда требовались дополнительные поставки, поставщику выдавалось простое разрешение на поставку товаров или услуг.
Еще одним методом снижения административных расходов, связанных с повторяющимися контрактами на общие материалы, является использование кредитных карт компании, также известных как « Карты закупок » или просто «P-карты». Программы P-card различаются, но все они проходят внутренние проверки и аудиты для обеспечения надлежащего использования. Менеджеры по закупкам поняли, что после заключения контрактов на расходные материалы с низкой стоимостью закупки могут играть меньшую роль в работе и использовании контрактов. Надзор по-прежнему осуществляется в виде аудитов и ежемесячных проверок отчетов, но большая часть их времени теперь отведена на переговоры о крупных закупках и заключение других долгосрочных контрактов. Эти контракты обычно продлеваются ежегодно.
Эта тенденция отхода от функции ежедневных закупок (тактических закупок) привела к ряду изменений в отрасли. Первым было сокращение персонала. Отделы закупок стали меньше. Не было необходимости в армии клерков, обрабатывающих заказы на отдельные детали, как это было раньше. Еще одним изменением стало сосредоточение внимания на переговорах по контрактам и закупках крупного капитального оборудования. Обе эти функции позволили отделам закупок внести наибольший финансовый вклад в организацию. Появился новый термин и название должности – Менеджеры по стратегическому снабжению и снабжению. Эти профессионалы сосредоточили свое внимание не только на процессе торгов и переговорах с поставщиками , но и на всей функции снабжения . На этих должностях они смогли повысить ценность и максимизировать экономию для организаций. Эта ценность проявилась в меньших запасах , меньшем количестве персонала и более быстрой доставке конечного продукта потребителю. Успех менеджеров по закупкам на этих должностях привел к появлению новых задач, выходящих за рамки традиционной функции закупок: логистика, управление материалами, дистрибуция и складирование. Все больше и больше менеджеров по закупкам становились менеджерами цепочек поставок, выполняющими дополнительные функции работы своей организации. Менеджеры по закупкам были не единственными, кто стал менеджерами цепочек поставок. Менеджеры по логистике, менеджеры по снабжению, менеджеры по сбыту и т. д. — все они поднялись до более широких функций, а некоторые теперь отвечали за функции закупок.
В бухгалтерском учете закупки — это количество товаров, купленных предприятием в течение этого года. Это также относится к информации о виде, качестве, количестве и стоимости купленных товаров, которую следует сохранять. Они добавляются в инвентарь . Покупки компенсируются скидками на покупку , а также возвратами и скидками на покупку. Когда его следует добавить, зависит от торговой политики Free On Board (FOB). Для покупателя этот новый запас добавляется при отгрузке, если политика была указана в пункте отгрузки FOB, и продавец удаляет этот товар из своего запаса. С другой стороны, покупатель добавил этот товар при получении, если полис был назначен на условиях FOB, а продавец удалил этот товар из своего запаса при его доставке.
Товары, купленные для целей, отличных от прямых продаж, например, для исследований и разработок , добавляются к запасам и относятся на расходы на исследования и разработки по мере их использования. Кстати, оборудование, купленное для исследований и разработок, не добавляется к запасам, а капитализируется как активы .
Пересмотренный процесс приобретения основных систем Министерства обороны США показан на следующем рисунке. Этот процесс определяется серией этапов, в ходе которых технология определяется и превращается в жизнеспособные концепции, которые впоследствии разрабатываются и подготавливаются к производству, после чего произведенные системы поддерживаются на местах. [3]
Процесс позволяет данной системе войти в процесс на любом из этапов разработки. Например, система, использующая непроверенную технологию, может войти на начальные стадии процесса и пройти длительный период технологического развития, в то время как система, основанная на зрелых и проверенных технологиях, может перейти непосредственно к инженерной разработке или, возможно, даже к производству. Сам процесс включает в себя четыре фазы развития: [3]
Это процесс, при котором организация определяет потенциальных поставщиков определенных материалов, услуг или оборудования. Полномочия и история этих поставщиков анализируются вместе с продуктами или услугами, которые они предлагают. Процесс выбора претендентов варьируется от организации к организации, но может включать в себя составление кредитных отчетов, проведение собеседований с руководством, тестирование продуктов и посещение туристических объектов. Этот процесс не всегда выполняется в порядке важности, а скорее в порядке затрат. Часто менеджеры по закупкам исследуют потенциальных участников торгов, получая информацию об организациях и продуктах из средств массовой информации и своих собственных отраслевых контактов. Кроме того, отдел закупок может отправить запрос на информацию (RFI) потенциальным поставщикам для помощи в сборе информации. Инженерное дело также проверит образцы продукции, чтобы определить, может ли компания или организация производить необходимую им продукцию. Если участник торгов пройдет оба этих этапа, инженерно-технические специалисты могут принять решение о проведении некоторых испытаний материалов для дальнейшей проверки стандартов качества. Эти испытания могут быть дорогостоящими и требовать значительного времени работы нескольких технических специалистов и инженеров. Инженерное руководство должно принять это решение, исходя из стоимости продукции, которую они, вероятно, закупят, важности продукции участников торгов для производства и других факторов. Проверка кредитоспособности, собеседование с руководством, посещение заводов, а также другие шаги могут быть использованы, если менеджеры по проектированию, производству и цепочке поставок решат, что они могут помочь в их решении, и затраты оправданы.
У других организаций могут быть цели закупок меньшинства , которые следует учитывать при выборе участников торгов. Организации определяют цели использования предприятий, принадлежащих женщинам или меньшинствам . Значительное использование миноритарных поставщиков может квалифицировать фирму как потенциального участника торгов на контракт с компанией или государственным органом, стремящимся расширить свои программы с миноритарными поставщиками.
Этот процесс отбора может включать или исключать международных поставщиков в зависимости от целей и критериев организации. Компании, стремящиеся расширить свою базу поставщиков в Тихоокеанском регионе, могут исключить поставщиков из Америки, Европы и Австралии. Другие организации могут стремиться к закупкам внутри страны, чтобы обеспечить более быстрое реагирование на заказы, а также облегчить сотрудничество в области проектирования и производства.
Организационные цели будут определять критерии процесса отбора участников торгов. Также возможно, что закупаемый продукт или услуга настолько специализированы, что число участников торгов ограничено, а критерии должны быть очень широкими, чтобы обеспечить конкуренцию. Если только одна фирма может соответствовать спецификациям продукта, менеджеры по закупкам должны рассмотреть возможность использования варианта «единственного источника» или работать с инженерами для расширения спецификаций, если проект допускает изменение спецификаций. Вариант единственного источника – это часть отбора участников торгов, которая признает, что иногда существует только один разумный поставщик некоторых услуг или продуктов. Это может быть связано с ограниченным числом применений продукта, невозможностью поддерживать более одного производителя, близостью предоставляемых услуг или с тем, что продукты разработаны или изобретены недавно, и конкуренция еще не существует.
Это процесс, который организация использует для закупки товаров, услуг или оборудования. Процессы значительно различаются от строгих до очень неформальных. Крупные корпорации и государственные учреждения, скорее всего, будут иметь строгие и формальные процессы. В этих процессах могут использоваться специальные формы заявок, требующие определенных процедур и детализации. Очень строгие процедуры требуют, чтобы заявки открывались несколькими сотрудниками из разных отделов, чтобы обеспечить справедливость и беспристрастность. Ответы обычно очень подробные. Участники торгов, не отвечающие точно так, как указано, и не соблюдающие опубликованные процедуры, могут быть дисквалифицированы. Меньшие частные предприятия, скорее всего, будут использовать менее формальные процедуры. Предложения могут быть отправлены по электронной почте всем участникам торгов с указанием продуктов или услуг. Ответы участников торгов могут быть подробными или содержать только предложенную сумму в долларах.
Большинство тендерных процессов являются многоуровневыми. Приобретения на сумму ниже указанной суммы в долларах могут осуществляться «на усмотрение пользователя», позволяя сделать запрос или выбрать того, кого он хочет. Этот уровень может составлять от 100 до 10 000 долларов в зависимости от организации. Обоснование заключается в том, что экономия, получаемая при обработке этих запросов так же, как и при дорогих товарах, минимальна и не оправдывает затраты времени и средств. Отделы закупок следят за злоупотреблениями правомочиями пользователей. Приобретения среднего ценового диапазона могут быть обработаны с помощью несколько более формального процесса. Этот процесс может включать в себя предоставление пользователем расценок от трех разных поставщиков. Для получения котировок может быть запрошена или необходима закупка. Формальный процесс торгов начинается от 10 000 долларов США или до 100 000 долларов США в зависимости от организации. Заявка обычно включает в себя специальную форму, которую заполняет участник торгов и должна быть возвращена в установленный срок. В зависимости от приобретаемого товара и организации в заявке может быть указан взвешенный критерий оценки. Другие предложения будут оцениваться по усмотрению покупателя или конечных пользователей. Некоторые предложения могут быть оценены межфункциональным комитетом. Другие предложения могут оцениваться конечным пользователем или покупателем при покупке. Особенно в небольших частных фирмах участники торгов могут оцениваться по критериям или факторам, которые имеют мало общего с фактическим предложением. Примерами этих факторов являются история участия участника торгов в компании, история сотрудничества участника торгов с высшим руководством компании в других фирмах, а также широта ассортимента продукции участника торгов.
Технические оценки, оценки технической пригодности котируемых товаров или услуг, если это необходимо, обычно проводятся до коммерческой оценки. На этом этапе процесса закупок технический представитель компании (обычно инженер) рассмотрит предложение и определит каждого участника торгов как технически приемлемого или технически неприемлемого.
Техническая оценка обычно проводится на основе набора заранее определенных критериев технической оценки. Существует два типа критериев: общие критерии (по которым баллы выставляются в случае их выполнения) и существенные критерии (несоблюдение которых приводит к технической дисквалификации заявки).
Стоимость денег рассчитывается путем умножения процентной ставки в соответствующей валюте на сумму денег, уплаченную до получения товара. Если бы деньги остались на счету покупателя, с них были бы начислены проценты. Эти проценты, по сути, представляют собой дополнительные расходы, связанные с такими поэтапными или поэтапными платежами.
Местоположение производства учитывается на этапе оценки, прежде всего, для расчета транспортных расходов и региональных проблем. Например, в Европе фабрики обычно закрываются в августе на летние каникулы. Трудовые договоры также могут быть приняты во внимание и включены в оценку, если известно, что в конкретном регионе часто возникают трудовые споры.
Срок изготовления — это время от размещения заказа (или момента представления окончательных чертежей покупателем продавцу) до момента изготовления и подготовки товара к доставке. Сроки изготовления зависят от товара и могут варьироваться от нескольких дней до лет.
Время транспортировки оценивается при сопоставлении доставки товара с требуемой покупателем датой использования. Если товары отгружаются из удаленного порта, при этом суда перевозятся нечасто, время перевозки может превысить график и необходимо будет внести коррективы.
Плата за доставку – плата за доставку товара в указанный пункт.
Ведение переговоров – ключевой набор навыков в сфере закупок. Одной из целей агентов по закупкам является приобретение товаров на наиболее выгодных условиях для организации-покупателя (или просто «покупателя»). Агенты по закупкам обычно пытаются снизить затраты, одновременно соблюдая другие требования покупателя, такие как своевременная доставка, соблюдение коммерческих условий (включая гарантию, передачу риска, уступку прав, права на аудит , конфиденциальность , средства правовой защиты и т. д.). .
Хорошие переговорщики, те, кто имеет высокий уровень документально подтвержденной «экономии затрат», получают премию в отрасли по сравнению с их вознаграждением . В зависимости от трудового соглашения между покупателем и работодателем экономия средств покупателя может привести к созданию ценности для бизнеса и может привести к фиксированной ставке бонуса или процентной выплате агенту по закупкам от документально подтвержденной экономии затрат.
Отделы закупок, хотя их и можно рассматривать как вспомогательную функцию ключевого бизнеса, на самом деле являются отделами, генерирующими доход . Например, если компании необходимо купить виджетов на сумму 30 миллионов долларов США, а отдел закупок обеспечивает покупку виджетов на сумму 25 миллионов долларов США, то отдел закупок сэкономит компании 5 миллионов долларов США. Эта экономия может превысить годовой бюджет отдела, который фактически покроет накладные расходы отдела - зарплату сотрудников, компьютеры, офисные помещения и т. д.
Администрирование после заключения контракта обычно состоит из внесения незначительных изменений, дополнений или исключений, которые каким-то образом меняют условия соглашения или объем поставки продавца. Такие изменения часто незначительны, но в целях аудита они должны быть задокументированы в существующем соглашении. Примеры включают увеличение количества позиции или изменение металлургии определенного компонента.
Это закрытие заказа. [ нужны разъяснения ]