Заказ на закупку , часто сокращенно PO , представляет собой коммерческий документ , выдаваемый покупателем продавцу , в котором указаны типы, количества и согласованные цены на требуемые продукты или услуги. [1] Он используется для контроля закупки продуктов и услуг у внешних поставщиков. [2] Заказы на закупку могут быть неотъемлемой частью заказов системы планирования ресурсов предприятия .
Индент — это заказ на покупку , часто размещаемый через агента ( агента по инденту ) на определенных условиях продажи. [3]
Выдача заказа на покупку сама по себе не образует договор . Если не существует предварительного договора, то принятие заказа продавцом образует договор между покупателем и продавцом.
Заказы на закупку позволяют покупателям четко и открыто общаться с продавцами для поддержания прозрачности. Они также могут помочь агенту по закупкам управлять входящими заказами и отложенными заказами. Продавцы также защищены использованием заказов на закупку в случае отказа покупателя платить за товары или услуги. [4]
Заказы на покупку дают преимущества, поскольку они упрощают процесс покупки в стандартной процедуре. Коммерческие кредиторы или финансовые учреждения могут предоставлять финансовую помощь на основе заказов на покупку. [4] Существуют различные инструменты торгового финансирования , которые почти каждое финансовое учреждение позволяет деловым людям использовать против заказов на покупку, такие как:
Целью заказов на закупку является закупка материалов для прямого потребления или для склада, закупка услуг, выполнение требований клиентов с использованием внешних ресурсов или закупка материала, который требуется для производства из внутреннего источника (дальние внутризаводские перемещения запасов). Они также могут размещать разовые закупочные операции и оптимизировать закупки, используя в полной мере договорные условия или для оптимального использования существующих ресурсных мощностей. [4]
Создание заказа на покупку обычно является первым шагом процесса «от покупки до оплаты» в системе ERP . Для заказов на покупку может потребоваться код SKU .
Многие организации поощряют сотрудников использовать карту закупки (или карту закупки) для покупок на небольшую сумму вместо оформления заказа на закупку. [5]
Будущие бизнес-сценарии предполагают сокращение роли заказов на закупку или даже их полную отмену, оставляя организациям меньшую и более стратегическую функцию закупок, чем в прошлом. Кай Новосел и Крис Тиммерманс из консалтинговой компании Accenture задаются вопросом, зачем нужны заказы на закупку и счета-фактуры, когда цифровые системы могут доставлять подтверждения товаров и авторизовать средства, и предполагают, что цифровая функциональность и аналитика поставок изменят ландшафт заказов на закупку и процессов «в ближайшие годы». [6]
Хотя типичный заказ на покупку может не быть сформулирован как договор (фактически большинство из них содержат лишь список товаров или услуг, которые покупатель желает приобрести, а также цену, условия оплаты и инструкции по доставке), заказ на покупку является особо рассматриваемым инструментом, регулируемым Единым торговым кодексом или другим аналогичным законом, который устанавливает заказ на покупку как договор по своей природе. Тем не менее, несмотря на природу заказа на покупку как договора, принятие заказа на покупку обычно сопровождается юридическим документом, таким как условия продажи, которые устанавливают особые или дополнительные правовые условия договора. [7]
В Положении о федеральных закупках США указано, что заказы на закупку, как правило, должны выдаваться на основе фиксированной цены, но также предусмотрено положение о выдаче заказов на закупку без указания цены в случаях, когда «нецелесообразно получать цены до выдачи заказа на закупку». [8]
В Великобритании Управление государственной торговли в 2010 году с обеспокоенностью отметило, что «государственные заказчики не всегда оформляли заказы на закупку», а там, где они использовались, счета-фактуры не всегда сверялись с заказами на закупку до оплаты. [9]
Многие заказы на закупку больше не являются бумажными, а передаются в электронном виде через Интернет . Электронные заказы на закупку обычно используются для покупки товаров или услуг любого типа в Интернете.
Существует много названий для электронных заказов на закупку. Иногда их называют: E-Procurement, E-Purchasing, E-Purchase Requisition. Обычно все эти термины относятся к электронным заказам на закупку.
Запись заказа на закупку в большинстве коммерческих фирм все еще [ когда? ] на бумаге, и поэтому существует необходимость в правильном формате заказа на закупку. Многие пользователи хотят иметь профессиональное форматирование для заказов на закупку по нескольким причинам. Компания может желать иметь четкое понимание транзакций по закупке или знать основные требования к заказу на закупку. Это также может сделать его частью деловой документации, что упрощает процесс, сохраняя при этом запись всех транзакций и производя хорошее впечатление на клиента или заказчика. [10]
Термин «плановый заказ на закупку» (PPO) используется для обозначения обязательства покупателя закупать товары или услуги у одного поставщика на долгосрочной основе, при этом в отдельных заказах на закупку время от времени указываются требуемые количества. [11] [12]
Запрос на заказ на закупку или заявка на закупку — это запрос, отправляемый внутри компании для получения закупленных товаров и услуг, включая запасы . Запрос — это документ, который сообщает отделу закупок или менеджеру, какие именно товары и услуги запрашиваются, количество, источник и сопутствующие расходы.
Форма заявки на закупку (PRF) заполняется перед закупкой товаров в качестве формы материального разрешения. Формы запроса на закупку часто используются в малом бизнесе, у которого нет компьютерной системы. Однако на рынке доступно множество компьютерных систем (включая веб-решение), которые могут облегчить сбор информации о запросе на закупку. Запросы на заказ на закупку также могут быть переданы в отдел закупок через информационную систему управления .
PRF может содержать бюджет и стоимость покупки, чтобы информировать человека о годовом и оставшемся бюджете до совершения покупки. Такая система существует для того, чтобы гарантировать, что товары и услуги приобретаются с согласия линейного менеджера и что имеется достаточный бюджет.