Закупки — это процесс поиска и согласования условий и покупки товаров , услуг или других работ из внешнего источника, часто с использованием тендера или конкурсного процесса торгов . [1] Термин может также относиться к договорному обязательству «закупить», т. е. «гарантировать», что что-то будет сделано. Когда государственное учреждение покупает товары или услуги посредством этой практики, это называется правительственными закупками или публичными закупками. [2]
Закупки как организационный процесс призваны гарантировать, что покупатель получает товары, услуги или работы по наилучшей возможной цене, если сравнивать такие аспекты, как качество, количество, время и местоположение. [3] Корпорации и государственные органы часто определяют процессы, призванные содействовать честной и открытой конкуренции для их бизнеса, сводя к минимуму такие риски, как подверженность мошенничеству и сговору .
Почти все решения о закупках включают такие факторы, как доставка и обработка, предельная выгода и колебания цен на товары. Организации, которые приняли перспективу корпоративной социальной ответственности, также, вероятно, потребуют, чтобы их закупочная деятельность учитывала более широкие общественные и этические соображения . [4] С другой стороны, введение внешних правил, касающихся практики бухгалтерского учета, может повлиять на текущие отношения покупателя и поставщика непредвиденным образом. [5]
Институт управления поставками (ISM) определяет закупки как организационную функцию, которая включает разработку спецификаций , анализ стоимости, исследование рынка поставщиков, переговоры, закупочную деятельность, администрирование контрактов, контроль запасов , трафик, прием и хранение. Федеральное законодательство США определяет закупки как включающие
все этапы процесса приобретения имущества или услуг, начиная с процесса определения потребности в имуществе или услугах и заканчивая завершением и закрытием контракта. [6]
Закупочная функция компании, в частности ее расходы на поставщиков, обычно составляет более половины общего бюджета компании. [7]
Закупки — это подвид закупок, который конкретно занимается заказом и оплатой товаров и услуг. Организационные закупки также называются «организационными закупками» или «институциональными закупками», например, в исследованиях покупательского поведения персонала, участвующего в принятии решений о закупках. [8]
Закупочная деятельность также часто делится на две отдельные категории: прямые и косвенные расходы. Прямые расходы относятся к закупкам, связанным с производством, которые охватывают все элементы, входящие в состав готовой продукции, такие как сырье , компоненты и детали. Прямые закупки, которые являются фокусом в управлении цепочками поставок , напрямую влияют на производственный процесс производственных фирм. Напротив, косвенные закупки касаются не связанных с производством приобретений: широкого спектра товаров и услуг, от стандартизированных предметов, таких как канцелярские принадлежности и средства безопасности, до сложных и дорогостоящих продуктов и услуг, таких как тяжелое оборудование, консалтинговые услуги и услуги аутсорсинга . [9] [10]
Первая запись о закупочной деятельности датируется 3000 годом до нашей эры, когда египтяне управляли материалами и рабочей силой для пирамид с помощью писцов . Писцы записывали, сколько материалов и сколько рабочих требовалось для различных задач. [11] [12]
Формализованное приобретение товаров и услуг имеет свои корни в военной логистике . Римляне разработали систему складов снабжения, которые были расположены по всей их империи. Эти склады были заполнены продовольствием, оружием и другими припасами, которые можно было быстро распределить среди войск на поле боя. Эта система помогала гарантировать, что римская армия всегда была хорошо снабжена, даже когда она сражалась вдали от дома. [13]
Первое упоминание о том, что сейчас известно как отдел закупок промышленного предприятия, относится к железнодорожным компаниям XIX века:
«Разумность и добросовестность, проявляемые при закупке, обслуживании и использовании железнодорожных принадлежностей, напрямую влияют на стоимость строительства и эксплуатации, а также на репутацию должностных лиц и прибыль владельцев». [14]
Закупки являются одним из компонентов более широкой концепции снабжения и приобретения. Обычно закупки рассматриваются как более тактические по своей природе (процесс физической покупки продукта или услуги), а снабжение и приобретение рассматриваются как более стратегические и всеобъемлющие. [ необходима цитата ] Существует несколько бизнес-моделей снабжения и моделей приобретения.
Институт управления поставками (ISM) определяет стратегический поиск поставщиков как процесс выявления источников, которые могут предоставить необходимые продукты или услуги для приобретающей организации. [ необходима ссылка ] Термин «закупки» используется для обозначения всего процесса или цикла закупок, а не только тактических компонентов.
Программное обеспечение для закупок (часто называемое программным обеспечением для электронных закупок ) управляет процессами закупок в электронном виде или с помощью облачных вычислений .
Некоторые аспекты процесса закупок могут потребовать инициирования до начала большей части проекта, например, когда есть большие сроки выполнения . Такие случаи могут называться «предварительной закупкой». [15] [16]
Многие авторы также называют закупки циклическим процессом, который начинается с определения потребностей бизнеса и разработки спецификации, определяет поставщиков и принимает соответствующие методы для консультаций с ними, приглашает и оценивает предложения, обеспечивает контракт и принимает поставку нового актива или принимает выполнение услуги, управляет правом собственности на актив или поставкой услуги и достигает точки окончания срока службы, когда актив подлежит замене или контракт на обслуживание прекращается. В этот момент цикл возобновляется. [17] [18]
Институт дипломированных специалистов по закупкам и поставкам (CIPS) рекомендует привлекать персонал и навыки по закупкам с самого раннего этапа цикла, отмечая, что такое «раннее участие в закупках» может оказать благотворное влияние на характер и сроки любого подхода к рынку, спецификации и стратегию снабжения, а также принятый подход к выбору поставщика. [19]
Решения о закупках находятся в континууме от простых закупочных операций до более сложных взаимодействий покупателя и поставщика, [ требуется ссылка ] , а поведение персонала, участвующего в принятии решений о закупках, широко изучалось. [8] Ученые и менеджеры по маркетингу сходятся во мнении, что покупатели используют различные процессы принятия решений в зависимости от ситуации покупки, а некоторые решения о закупках особенно сложны. [20] Некоторые авторы рассматривают решения о закупках как примеры рационального поведения, принимаемого в контексте бизнес-цели, такой как максимизация прибыли , и предполагают, что лица, принимающие решения, имеют доступ к информации, необходимой им для принятия решения. Фельдман и Кордозо подвергли сомнению этот подход в статье 1969 года, предположив, что принятие решений промышленными покупателями имеет сходство с поведением покупателей . [21] Дэвид Т. Уилсон в статье 1971 года предположил, что личность отдельного покупателя следует учитывать при понимании процессов принятия решений покупателями. [22] В литературе по этой теме были описаны три различные черты личности :
Уилсон обнаружил, что существует некоторая корреляция между чертами личности и стилями принятия решений среди канадских покупателей, которые участвовали в его исследовании. [22] Джагдиш Шет опубликовал «Модель поведения промышленного покупателя» в 1983 году, которая опиралась на большой объем эмпирического исследования поведения покупателей и подчеркивала, как «психологический мир лиц, принимающих решения» влияет на процессы и результаты принятия решений о покупке. [24]
Существуют большие различия в участии персонала по закупкам в решениях о закупках в разных типах организаций и в разных ситуациях закупок. Некоторые решения о закупках принимаются отдельными лицами или группами лиц, называемыми « центром закупок » или «единицей принятия решений», где персонал по закупкам может в некоторых случаях быть центральным, в других случаях периферийным по отношению к решению о закупке. С точки зрения маркетинга, исследование центра закупок рассматривало, какие лица и организационные подразделения становятся частью группы принятия решений, как они взаимодействуют, а также внутренние и внешние факторы, которые влияют на результаты закупок. Уэсли Джонсон и Томас Бонома в исследовательской работе 1981 года обнаружили ситуации, когда «центрированность менеджера по закупкам, вероятно, будет высокой», и в равной степени ситуации, когда их центральность «вероятно, будет низкой», рекомендуя, чтобы «менеджеры по закупкам, желающие увеличить свое влияние», стремились играть ключевую роль во внутренних коммуникациях, связывающих различных лиц и организационные подразделения, вовлеченные в процесс. [25]
Существует ряд моделей в континууме источников поставок: базовый поставщик, одобренный поставщик, предпочтительный поставщик, контракты на основе производительности , модель управляемых услуг , модель наделенного бизнеса, модель общих услуг и акционерные партнерства. [ необходима ссылка ]
Государственные закупки или государственные закупки — это когда орган власти приобретает товары, работы и услуги у организации для себя или налогоплательщиков. [26] [27] [28] В 2019 году государственные закупки составили приблизительно 12% ВВП в странах ОЭСР . [29] [30] В 2021 году Группа Всемирного банка подсчитала, что государственные закупки составили около 15% мирового ВВП. [31] Таким образом, государственные закупки составляют значительную часть мировой экономики.
Государственные закупки основаны на идее, что правительства должны направлять свое общество, предоставляя частному сектору свободу выбирать наилучшие практики для производства желаемых товаров и услуг. [32] : Глава 1 Одним из преимуществ государственных закупок является их способность развивать инновации и экономический рост . [33] [34] [35] Государственный сектор выбирает наиболее способные некоммерческие или коммерческие организации, доступные для выпуска желаемых товаров или услуг налогоплательщикам. Это создает конкуренцию в частном секторе для получения этих контрактов, которые затем вознаграждают организации, которые могут поставлять более рентабельные и качественные товары и услуги. Некоторые контракты также имеют специальные положения для поощрения работы с предприятиями, возглавляемыми меньшинствами, принадлежащими женщинам, и/или государственными предприятиями . [36]
Конкуренция является ключевым компонентом государственных закупок, который влияет на результаты всего процесса. [37] Существует большая конкуренция в сфере государственных закупок из-за огромного количества денег, которые проходят через эти системы; По оценкам, на государственные закупки во всем мире ежегодно тратится около одиннадцати триллионов долларов США . [38]
Чтобы предотвратить мошенничество , растраты , коррупцию или местный протекционизм , законы большинства стран в некоторой степени регулируют государственные закупки. Законы обычно требуют от закупающего органа выпускать публичные тендеры , если стоимость закупки превышает определенный порог. Государственные закупки также являются предметом Соглашения о государственных закупках (GPA), многостороннего международного договора под эгидой ВТО .Устойчивые закупки или зеленые закупки — это процесс, посредством которого организации удовлетворяют свои потребности в товарах, услугах, работах и коммунальных услугах таким образом, чтобы достичь соотношения цены и качества на основе жизненного цикла, при этом обращаясь к принципам справедливости для устойчивого развития, тем самым принося пользу обществу и окружающей среде во времени и географии. [39] Закупки часто проводятся посредством тендера или конкурсного торгов . Процесс используется для того, чтобы гарантировать, что покупатель получает товары, услуги или работы по наилучшей возможной цене, когда сравниваются такие аспекты, как качество, количество, время и местоположение. [40] Закупки считаются устойчивыми, когда организации расширяют эту структуру, удовлетворяя свои потребности в товарах, услугах, работах и коммунальных услугах таким образом, чтобы достичь соотношения цены и качества и способствовать положительным результатам не только для самой организации, но и для экономики, окружающей среды и общества. [41]
Устойчивые закупки — это процесс расходов и инвестиций, обычно связанный с государственной политикой , хотя он в равной степени применим и к частному сектору . Организации, практикующие устойчивые закупки, удовлетворяют свои потребности в товарах, услугах, коммунальных услугах и работах не только на основе частного анализа затрат и выгод , но и с намерением максимизировать чистую выгоду для себя и всего мира. При этом они должны включать внешние соображения затрат в решения наряду с традиционными критериями закупок цены и качества, хотя на практике устойчивые воздействия подхода потенциального поставщика часто оцениваются как форма рассмотрения качества.Электронные закупки — это закупка товаров предприятиями через Интернет или другое сетевое компьютерное соединение. [42] Электронный обмен данными (EDI) был предшественником электронных закупок, он состоял из стандартизированной передачи данных, таких как запасы и требуемые товары, в электронном виде. Шенхерр утверждает, что EDI развился из стандартизированных манифестов для поставок в Берлин во время Берлинского воздушного моста , которые применялись компанией DuPont в 1960-х годах, и утверждает, что планирование потребностей в материалах и планирование ресурсов предприятия были предшественниками электронных закупок. [43] : 35
Совместные закупки имеют место, когда две или более организаций совместно осуществляют закупочную деятельность, и поэтому имеют более конкретную направленность на покупателя, чем многие примеры совместных отношений покупателя и продавца. Компании могут принять решение о совместной работе по следующим причинам: [44]
Совместные или коллаборативные закупки являются обычной практикой в сфере закупок государственного сектора . Во многих странах существуют центральные закупочные органы, которые координируют совместную закупочную деятельность для организаций государственного сектора. В отчете, подготовленном по заказу Комитета Европейского парламента по внутреннему рынку и защите прав потребителей (IMCO), государствам-членам ЕС «следует рассмотреть возможность создания центральных закупочных органов (ЦЗО)» для обеспечения «согласованных и скоординированных закупок». [45]
В транснациональном масштабе Гайана , Барбадос и Руанда объявили в июле 2023 года о «программе взаимной поддержки местного производства вакцин и лекарств», для которой потребуется «механизм совместных закупок». [46]
Институт дипломированных специалистов по закупкам и поставкам (CIPS) продвигает модель «пяти прав», которая, по его мнению, является «традиционной формулой, выражающей основные цели закупок и общие критерии, по которым измеряется эффективность закупок», а именно, что закупаемые товары и услуги должны быть «правильного качества», в «правильном количестве», доставляться в «правильное место» в «правильное время» и приобретаться по «правильной цене». [47] В прошлом CIPS также предлагал альтернативный перечень пяти прав, как «покупка товаров или услуг правильного качества, в правильном количестве, из правильного источника, в правильное время и по правильной цене». [48] «Правильный источник» добавлен в качестве шестого права в публикации CIPS 2018 года «Администрирование контрактов» . [49]
Достижение целей экономии является важной частью функции закупок, но эта цель обычно рассматривается как создание ценности, а не сокращение затрат. [50] CIPS также отмечает, что обеспечение экономии является «одним из показателей эффективности закупок», но утверждает, что экономия должна использоваться как показатель эффективности только там, где она является «отражением ожиданий [организации] ... функции управления закупками и поставками». CIPS различает «экономию», которая может сократить бюджеты, и «избежание затрат», которое «пытается помешать росту цен и уложиться в бюджет». [51] Примеры экономии как полезного результата включают:
Ardent Partners опубликовали отчет в 2011 году, в котором представлен всеобъемлющий, общеотраслевой взгляд на то, что происходило в мире закупок в то время, опираясь на опыт, производительность и точку зрения почти 250 директоров по закупкам (CPO) и других руководителей по закупкам. Отчет включал основные показатели эффективности закупок и операционные контрольные показатели, которые руководители по закупкам используют для оценки успешности своих организаций. В отчете установлено, что средний отдел закупок управляет 60,6% от общих расходов предприятия. Эта мера, обычно называемая «расходы под управлением» или «управляемые расходы», относится к проценту от общих расходов предприятия (включая все прямые и косвенные расходы), которыми управляет или на которые влияет организация по закупкам. В качестве альтернативы этот термин может относиться к проценту адресуемых расходов, на которые влияют закупки, «адресуемые расходы» — это расходы, на которые потенциально можно повлиять. [52] Средний отдел закупок также достиг годовой экономии в размере 6,7% в последнем отчетном цикле, получил 52,6% своих адресуемых расходов и имеет уровень соответствия контрактам 62,6%. [53] Более ограничительное определение «расходов под управлением» включает только расходы, которые используют контракты с предпочтительными поставщиками и согласованные ставки и условия оплаты. [54]
Консультанты AT Kearney разработали модель оценки эффективности закупочной организации или функции закупок в рамках более широкой организации, известную как ROSMA SM (Return on Supply Management Assets). [55] Согласно отчету о проверке эффективности ROSMA 2016 года « What Good Looks Like »,
В сфере закупок есть группа выдающихся исполнителей высшего уровня, группа среднего уровня, которая приносит пользу, но ее результаты значительно ниже показателей высшего уровня, и большая группа исполнителей нижнего квартиля, которые приносят ограниченную пользу своим организациям. [56] [57]
CIPS продвигает организационную самооценку с использованием проверки эффективности ROSMA, утверждая, что она позволяет отделу закупок «измерять и объяснять ценность закупок и поставок в терминах, которые будут понятны вашему финансовому директору и генеральному директору , используя общий финансовый стандарт». [56] Результаты 2020 года показали, что « исполнители закупок из верхнего квартиля имеют баллы ROSMA в два-три раза выше, чем те, кто находится в средних двух квартилях». [58] Отчет AT Kearney предполагает близкое соответствие между самооценкой эффективности CPO в наиболее эффективных отделах и взглядом на закупки, которого придерживаются финансовый директор и организация в целом, а также отмечает, что более слабые исполнители или «незначительные» имеют особый профиль, отмеченный отсутствием «идентифицируемого руководства, ответственного за эффективность закупок». [57] : страница 5
Расходы, находящиеся под управлением, также вносят вклад в дополнительный показатель эффективности закупок или эффективности закупок: операционные расходы на закупки как процент от управляемых расходов. [59]
Персонал, который осуществляет закупки от имени организации, может называться должностными лицами по закупкам, профессионалами или специалистами, покупателями или менеджерами по поставкам. [60] В Положении о федеральных закупках США говорится о должностных лицах по контрактам . [61] Сотрудники на руководящих должностях могут называться менеджерами по закупкам или менеджерами по закупкам. В ISM говорится о «профессии поставщика». [62]
Обязанности менеджера по закупкам или снабжению могут включать в себя:
Категорийный менеджмент представляет собой систему организации ролей персонала в группе закупок «таким образом, чтобы сосредоточиться... на [внешних] рынках поставок организации», а не организованную в соответствии с внутренней структурой отделов организации. [63]
Специализированные должности в сфере закупок включают закупщиков строительных услуг и закупщиков туристических услуг. [64] Часть работы закупщика корпоративных туристических услуг заключается в разработке и реализации корпоративной политики в области туристических услуг. [64]
Во многих крупных организациях функция закупок и поставок возглавляется на уровне правления или другой руководящей должности, например, директором по цепочке поставок [65] или главным закупщиком (CPO). В других случаях закупки контролируются главным финансовым директором (CFO) или финансовым директором, или была признана растущая потребность в связях между CFO и функцией закупок. В отчете Национального аудиторского управления Великобритании за 2006 год отмечалось, что в секторе дополнительного образования , где практика закупок не была хорошо развита, а организации колледжей были относительно небольшими, надзор за закупками со стороны финансового директора был типичным решением. [66]
Независимый или сторонний персонал, который осуществляет закупки или ведет переговоры о закупках от имени организации, может называться агентами по закупкам или агентами по закупкам , хотя термин «агент по закупкам» имеет более длительную и широкую историю: Институт управления поставками в Соединенных Штатах изначально назывался Национальной ассоциацией агентов по закупкам с момента его создания в 1915 году. [67] Коммерческий агент может как покупать, так и продавать от имени третьей стороны. [68]
Исследование Бюро статистики труда США показало, что в 2019 году в Соединенных Штатах насчитывалось 526 200 должностей менеджеров по закупкам, покупателей и агентов по закупкам. [69] Различные авторы отмечают, что предприятия могут сократить численность персонала по закупкам во время рецессии, а также численность персонала в других сферах бизнеса, несмотря на тенденцию к большей зависимости от закупаемых товаров и услуг в качестве контракта на операции. Например, руководитель американского бизнеса Стив Коллинз заметил, что в одной крупной компании штат сотрудников по закупкам «был сокращен примерно на 30% во время рецессии [2010 года] , «но ожидания в отношении оставшихся сотрудников остались неизменными... Дополнительная нагрузка, возложенная на оставшихся сотрудников после сокращения, создала гораздо более сложную среду » . [70] В 2021 году Австралазийский совет по закупкам и строительству (APCC) обратился с призывом ко всем, кто работает в сфере закупок в Австралии, включить этот термин в свое профессиональное название при заполнении декларации переписи населения в августе 2021 года . [71]
Европейская комиссия в октябре 2017 года выпустила рекомендацию, направленную на «профессионализацию государственных закупок», чтобы государства-члены могли «привлекать, развивать и удерживать» персонал в государственных закупочных ролях, сосредотачиваться на производительности и «максимально использовать имеющиеся инструменты и методы». [72] Исследования, проведенные в 2020 году, подчеркнули важность социальных или «мягких» навыков в наборах навыков профессиональных сотрудников по закупкам. [73]
Некоторые авторы отмечают, что возможности женщин заниматься закупками ограничены из-за стереотипов, рассматривающих некоторые роли как неподходящие для женщин. [74]
Консультант по вопросам управления Оливер Уайман сообщил в 2019 году, что на основе опроса более 300 CPO в Европе, США и Азии, работающих в 14 отраслях, 38% сотрудников в опрошенных закупочных организациях были женщинами: 60% CPO заявили, что в их организации стало больше женщин, чем три года назад, в то время как 6% заявили, что количество женщин сократилось. Эффект этого растущего участия женщин в закупках был признан в форме «большего креатива и инноваций», что признали 76% опрошенных CPO. [75]
Договорное обязательство по закупке относится к абсолютному обязательству гарантировать, что действие будет выполнено или условие будет выполнено, [76] например, договор с основным поставщиком может включать пункт, требующий от компании «обеспечить», чтобы ее дочерние компании , холдинговые компании и другие связанные предприятия взяли на себя те же обязательства, которые по договору возложены на принципала. [77]
Использование слова «закупать» в соглашении о совместном предприятии между Nearfield Ltd., Lincoln Nominees Ltd. и другими партнерами в отношении использования банковского кредита вызвало спор между сторонами относительно значения слова «закупать», который был разрешен в 2006 году судьей Питером Смитом , подтвердившим, что «нормальное значение этого слова» ясно и хорошо понятно: «Я не вижу, чтобы закупать означало что-либо иное, кроме того, как это выразила Nearfield [истец]: «присматривать за этим»». [78] В этом случае обязательство «обеспечить выплату» кредита было равносильно гарантии этого кредита. [79]
Различные комментаторы сделали прогнозы относительно будущего закупок. [80] Шарлотта Пейн, генеральный менеджер CIPS в Австралии и Новой Зеландии, предполагает, что «роль закупок в обеспечении устойчивости будет огромной», в то время как общий обзор CIPS предполагает, что «маловероятно, что закупки и поставки в ближайшее время войдут в период спокойствия». [80]
{{cite book}}: CS1 maint: location missing publisher (link){{cite journal}}: CS1 maint: multiple names: authors list (link){{cite book}}: CS1 maint: location missing publisher (link){{cite journal}}: Цитировать журнал требует |journal=( помощь )