Запасы ( американский английский ) или запасы ( британский английский ) относятся к товарам и материалам, которые компания хранит для конечной цели перепродажи, производства или использования. [номер 1]
Управление запасами — это дисциплина, в первую очередь касающаяся определения формы и размещения хранящихся на складе товаров. В разных местах предприятия или во многих местах сети поставок необходимо предшествовать регулярному и запланированному ходу производства и запасов материалов.
Понятие запасов, запасов или незавершенного производства (или незавершенного производства) было распространено с производственных систем на предприятия сферы услуг [1] [2] [3] и проекты [4] путем обобщения определения как «все работы внутри процесс производства — вся работа, которая произошла или произошла до завершения производства». В контексте системы производственного производства под запасами понимаются все выполненные работы — сырье, частично готовая продукция, готовая продукция до продажи и выхода из производственной системы. В контексте услуг под запасами понимают всю работу, проделанную до продажи, включая частичную информацию об обработке.
Есть пять основных причин вести инвентаризацию:
Все эти причины наличия запасов могут относиться к любому владельцу или продукту.
Хотя бухгалтеры часто обсуждают запасы с точки зрения товаров для продажи, организации — производители , поставщики услуг и некоммерческие организации — также имеют запасы (приспособления, оборудование, мебель, расходные материалы, детали и т. д.), которые они не собираются продавать. . Запасы производителей, дистрибьюторов и оптовиков имеют тенденцию концентрироваться на складах . Запасы розничных торговцев могут находиться на складе или в магазине или магазине, доступном для покупателей . Запасы, не предназначенные для продажи покупателям или клиентам , могут храниться в любых помещениях, используемых организацией. Запасы связывают денежные средства, и, если их не контролировать, будет невозможно узнать фактический уровень запасов и, следовательно, трудно держать под контролем затраты, связанные с хранением слишком большого или слишком малого количества запасов.
Хотя причины хранения запасов были рассмотрены ранее, большинство производственных организаций обычно делят свои запасы «товаров для продажи» на:
Например:
Запасы материалов производителя консервов включают ингредиенты для формования консервируемых продуктов, пустые банки и их крышки (или рулоны стали или алюминия для изготовления этих компонентов), этикетки и все остальное (припой, клей и т. д.), которые будут являются частью готовой банки. Незавершенное производство фирмы включает в себя эти материалы с момента их поступления на производство до тех пор, пока они не станут завершенными и готовыми к продаже оптовым или розничным покупателям. Это могут быть чаны с готовой пищей, наполненные банки без маркировки или отдельные компоненты пищевых продуктов. Сюда также могут относиться готовые банки, которые еще не упакованы в картонные коробки или поддоны. Запасы готовой продукции компании состоят из всех заполненных и маркированных банок с продуктами питания, находящихся на ее складе, которые она произвела и желает продать дистрибьюторам продуктов питания (оптовым торговцам), продуктовым магазинам (розничным торговцам) и даже, возможно, потребителям через такие механизмы, как фабричные магазины и аутлет-центры.
Частично завершенные работы (или незавершенные работы) — это мера запасов, созданных во время выполнения работ по капитальному проекту, [9] [10] [11] , например, встречающихся в строительстве гражданской инфраструктуры или в нефтегазовой отрасли. Запасы могут отражать не только физические объекты (такие как материалы, детали, частично законченные узлы), но и незавершенные работы (например, частично завершенные инженерные проекты компонентов и сборок, подлежащих изготовлению).
«Виртуальная инвентаризация» (также известная как «банковская инвентаризация») позволяет группе пользователей совместно использовать общие части, особенно там, где их доступность в кратчайшие сроки может быть критичной, но они вряд ли потребуются более чем нескольким участникам банка в любой момент. один раз. [12] Виртуальная инвентаризация также позволяет дистрибьюторам и компаниям, занимающимся выполнением заказов, отправлять товары розничным продавцам напрямую со склада, независимо от того, хранятся ли они в розничном магазине, на складе или на складе. [13]
С запасами связано несколько затрат:
Пропорциональность запасов — это цель управления запасами, ориентированного на спрос. Основной оптимальный результат — иметь запасы на одинаковое количество дней (или часов и т. д.) для всех продуктов, чтобы время окончания всех продуктов было одновременным. В таком случае не существует «избыточных запасов», то есть запасов, которые остались бы от другого продукта, когда закончится первый продукт. Хранение избыточных запасов неоптимально, поскольку деньги, потраченные на их приобретение, и затраты на их хранение можно было бы использовать лучше в другом месте, например, на продукт, который только что закончился.
Вторичная цель пропорциональности запасов — минимизация запасов. Интегрируя точное прогнозирование спроса с управлением запасами, а не просто глядя на прошлые средние значения, можно ожидать гораздо более точного и оптимального результата. Подобная интеграция прогнозирования спроса в управление запасами также позволяет спрогнозировать точку «может подойти», когда складские запасы ограничены для каждого продукта.
Метод пропорциональности запасов наиболее подходит для запасов, которые остаются невидимыми для потребителя, в отличие от систем «сохранения полных», когда розничный потребитель хотел бы видеть полные полки с товаром, который он покупает, чтобы не думать, что он что-то покупает. старый, ненужный или устаревший; и отличается от систем «пусковой точки», в которых заказ на товар производится повторно, когда он достигает определенного уровня; Пропорциональность запасов эффективно используется в производственных процессах «точно в срок» и в розничной торговле, где продукт скрыт от глаз.
Одним из первых примеров пропорциональности запасов, использованной в розничной торговле в США, был автомобильный бензин. Моторное топливо (например, бензин) обычно хранится в подземных резервуарах. Автомобилисты не знают, покупают ли они бензин сверху или снизу бака, и им не о чем беспокоиться. Кроме того, эти резервуары для хранения имеют максимальную вместимость и не могут быть переполнены. Наконец, продукт дорогой. Пропорциональность запасов используется для балансировки запасов различных марок моторного топлива, хранящихся в отдельных резервуарах, пропорционально объемам продаж каждого сорта. Потребитель не видит и не оценивает избыточные запасы, поэтому они просто закапываются (в буквальном смысле) в землю. Пропорциональность запасов сводит к минимуму количество избыточных запасов, хранящихся в подземных резервуарах. Это приложение для моторного топлива было впервые разработано и внедрено корпорацией Petrolsoft в 1990 году для компании Chevron Products. Сегодня большинство крупных нефтяных компаний используют такие системы. [14]
Считается, что использование пропорциональности запасов в Соединенных Штатах было вдохновлено японским управлением запасами запчастей «точно в срок» , ставшим известным благодаря Toyota Motors в 1980-х годах. [15]
Похоже, что около 1880 года [16] произошла смена производственной практики от компаний с относительно однородными линейками продуктов к горизонтально интегрированным компаниям с беспрецедентным разнообразием процессов и продуктов. Эти компании (особенно в металлообработке) пытались добиться успеха за счет экономии за счет масштаба — выгоды от совместного производства двух или более продуктов на одном предприятии. Теперь менеджерам требовалась информация о влиянии решений по ассортименту продукции на общую прибыль, и поэтому им требовалась точная информация о себестоимости продукции. Разнообразные попытки добиться этого не увенчались успехом из-за огромных накладных расходов на обработку информации того времени. Однако растущая потребность в финансовой отчетности после 1900 года создала неизбежное давление на финансовый учет запасов, и необходимость управления затратами на продукты стала отодвигаться на второй план. В частности, именно необходимость в проверяемой отчетности решила судьбу учета управленческих затрат. Доминирование учета финансовой отчетности над управленческим учетом сохраняется и по сей день, за некоторыми исключениями, а определения «затрат» в финансовой отчетности с тех пор исказили эффективный управленческий учет «затрат». Особенно это касается инвентаря.
Следовательно, финансовые запасы высокого уровня имеют две основные формулы, относящиеся к отчетному периоду:
Преимущество этих формул состоит в том, что первая включает все накладные расходы на производство и сырье в стоимость запасов для отчетности. Затем вторая формула создает новую отправную точку для следующего периода и дает цифру, которую нужно вычесть из цены продажи, чтобы определить некоторую форму показателя прибыли от продаж.
Менеджмент производства больше интересует коэффициент оборачиваемости запасов или среднее количество дней для продажи запасов, поскольку это говорит им что-то об относительных уровнях запасов.
и его инверсия
Этот коэффициент оценивает, сколько раз товарно-материальные запасы оборачиваются в течение года. Это число показывает, сколько денег/товаров связано в ожидании процесса, и является важнейшим показателем надежности и эффективности процесса. Таким образом, фабрика с двумя оборотами запасов имеет запасы на шесть месяцев, что, как правило, не является хорошим показателем (в зависимости от отрасли), тогда как фабрика, которая переходит с шести очередей на двенадцать, вероятно, повысила эффективность на 100%. Это улучшение будет иметь некоторые негативные последствия для финансовой отчетности, поскольку «стоимость», хранящаяся теперь на заводе в виде запасов, сократится.
Хотя эти показатели учета запасов очень полезны из-за своей простоты, они также таят в себе опасность собственных допущений. На самом деле под этой видимостью простоты скрыто так много вещей, которые могут различаться, что можно использовать множество «корректирующих» предположений. К ним относятся:
Inventory Turn — это инструмент финансового учета для оценки запасов, который не обязательно является инструментом управления. Управление запасами должно быть дальновидным. Применяемая методология основана на исторической стоимости проданных товаров. Соотношение может оказаться не в состоянии отразить удобство использования будущего производственного спроса, а также потребительский спрос.
Бизнес-модели, в том числе инвентаризация «точно в срок» (JIT), инвентаризация, управляемая поставщиком (VMI) и инвентаризация, управляемая клиентом (CMI), направлены на минимизацию имеющихся запасов и увеличение оборачиваемости запасов. VMI и CMI привлекли значительное внимание благодаря успеху сторонних поставщиков, которые предлагают дополнительный опыт и знания, которыми организации могут не обладать.
Управление запасами также сопряжено с риском, который варьируется в зависимости от положения фирмы в канале сбыта. Некоторыми типичными мерами воздействия запасов [ необходимо определение ] являются широта обязательств [ необходимо определение ] , время продолжительности [ необходимо определение ] и глубина [ необходимо определение ] . [18]
Управление запасами в наши дни ориентировано на Интернет и более жизнеспособно в цифровом формате. Этот тип динамического управления заказами потребует сквозной прозрачности, сотрудничества в процессах выполнения, автоматизации данных в реальном времени между различными компаниями и интеграции между несколькими системами. [19]
В каждой стране существуют свои правила учета запасов, которые соответствуют их правилам финансовой отчетности.
Например, организации в США определяют запасы в соответствии со своими потребностями в рамках общепринятой практики бухгалтерского учета США (GAAP), правил, определенных Советом по стандартам финансового учета (FASB) (и другими) и применяемых Комиссией по ценным бумагам и биржам США (SEC). ) и другие федеральные агентства и агентства штата. Другие страны часто имеют аналогичные механизмы, но вместо этого имеют свои собственные стандарты бухгалтерского учета и национальные агентства.
В финансовом учете намеренно используются стандарты, которые позволяют общественности сравнивать результаты деятельности фирм, функции учета затрат внутри организации и потенциально с гораздо большей гибкостью. Обсуждение запасов с точки зрения стандартного и основанного на теории ограничений ( пропускного ) учета затрат следует за некоторыми примерами и обсуждением запасов с точки зрения финансового учета .
Внутренняя калькуляция/оценка запасов может быть сложной. Если в прошлом большинство предприятий имели простые однопроцессные фабрики, то в XXI веке такие предприятия, вполне вероятно, будут в меньшинстве. Там, где существуют фабрики «одного процесса», существует рынок созданных товаров, который устанавливает независимую рыночную стоимость товара. Сегодня в компаниях, использующих многостадийные процессы, имеется много запасов, которые когда-то были готовой продукцией, а теперь хранятся как «незавершенное производство» (НЗП). Это необходимо оценить в отчетности, но оценка является управленческим решением, поскольку для частично готовой продукции нет рынка. Эта несколько произвольная «оценка» незавершенного производства в сочетании с распределением накладных расходов на него привела к некоторым непредвиденным и нежелательным результатам. [ нужен пример ]
Инвентарь организации может оказаться неоднозначным благом, поскольку он учитывается как актив в балансе , но он также связывает деньги, которые могли бы служить для других целей, и требует дополнительных затрат на его защиту. Инвентаризация также может привести к значительным налоговым расходам, в зависимости от законов конкретной страны об амортизации инвентаря, как в деле Thor Power Tool Company против Комиссара .
Запасы отображаются как оборотный актив на балансе организации, поскольку организация, в принципе, может превратить их в наличные путем продажи. Некоторые организации держат запасы большего размера, чем требуется для их деятельности, чтобы завысить кажущуюся стоимость активов и предполагаемую прибыльность.
В дополнение к деньгам, связанным с приобретением запасов, запасы также влекут за собой сопутствующие расходы на складские помещения, коммунальные услуги и страховку , покрывающую персонал, который будет обрабатывать их и защищать от пожара и других стихийных бедствий, устаревания, усадки (краж и ошибок) и другие. Такие затраты на хранение могут возрасти: от трети до половины стоимости приобретения в год.
Предприятия, у которых слишком мало запасов, не могут воспользоваться большими заказами от клиентов, если они не могут их доставить. Противоречивые цели контроля затрат и обслуживания клиентов часто противопоставляют финансовых и операционных менеджеров организации ее отделам продаж и маркетинга . Продавцы, в частности, часто получают комиссионные от продаж, поэтому недоступные товары могут снизить их потенциальный личный доход. Этот конфликт можно свести к минимуму, сократив время производства до уровня, близкого к ожидаемому заказчиком времени доставки или меньше его. Это усилие, известное как « Бережливое производство », позволит значительно сократить оборотный капитал , связанный с запасами, и снизить производственные затраты (см. Производственную систему Toyota ).
Помогая организации принимать более эффективные решения, бухгалтеры могут помочь государственному сектору измениться в очень позитивном направлении, что приведет к увеличению стоимости инвестиций налогоплательщика. Это также может помочь стимулировать прогресс и гарантировать, что реформы будут устойчивыми и эффективными в долгосрочной перспективе, обеспечивая надлежащее признание успеха как в формальных, так и в неформальных системах вознаграждения организации.
Сказать, что им предстоит сыграть ключевую роль, значит не сказать ничего. Финансы связаны с большинством, если не со всеми, ключевыми бизнес-процессами внутри организации. Он должен управлять системами управления и подотчетности, которые гарантируют, что организация ведет свою деятельность надлежащим и этическим образом. Крайне важно, чтобы эти основы были прочно заложены. Очень часто они являются лакмусовой бумажкой, благодаря которой общественное доверие к институту либо завоевано, либо потеряно.
Финансовые службы также должны предоставлять информацию, анализ и рекомендации, чтобы позволить менеджерам служб организаций работать эффективно. Это выходит за рамки традиционной озабоченности бюджетами: сколько мы уже потратили, сколько нам осталось потратить? Речь идет о том, чтобы помочь организации лучше понять свою собственную эффективность. Это означает установление связей и понимание взаимосвязей между заданными входными данными (используемыми ресурсами) и результатами, которых они достигают. Речь также идет о понимании и активном управлении рисками внутри организации и ее деятельности.
Когда продавец покупает товары из запасов, стоимость счета запасов уменьшается на себестоимость проданных товаров (COGS). Это просто, если стоимость не различается в зависимости от имеющихся на складе товаров; но если это так, то для его оценки должен быть разработан согласованный метод. Для товарных позиций, которые невозможно отслеживать по отдельности, бухгалтеры должны выбирать метод, соответствующий характеру продажи. В настоящее время используются два популярных метода: FIFO (первым поступил — первым отправлен) и LIFO (последним поступил — первым отправлен).
ФИФО рассматривает первую единицу, поступившую на склад, как первую проданную. LIFO считает последнюю единицу товара, поступившую на склад, первой проданной. Выбор метода бухгалтером может оказать существенное влияние на чистую прибыль и балансовую стоимость и, в свою очередь, на налогообложение. Используя учет запасов по методу LIFO, компания обычно сообщает о более низкой чистой прибыли и более низкой балансовой стоимости из-за последствий инфляции. Обычно это приводит к снижению налогообложения. Из-за того, что LIFO может искажать стоимость запасов, британские GAAP и IAS фактически запретили учет запасов по LIFO. Учет LIFO разрешен в Соединенных Штатах в соответствии со статьей 472 Налогового кодекса . [20]
Стандартный учет затрат использует коэффициенты , называемые эффективностью , которые сравнивают труд и материалы, фактически использованные для производства товара, с теми, которые потребовались бы для тех же товаров в «стандартных» условиях. Пока фактические и стандартные условия схожи, проблем не возникает. К сожалению, стандартные методы учета затрат возникли около 100 лет назад, когда труд составлял самую важную стоимость промышленных товаров. Стандартные методы продолжают уделять особое внимание эффективности труда, даже несмотря на то, что этот ресурс в настоящее время в большинстве случаев составляет (очень) небольшую часть затрат.
Стандартный учет затрат может нанести вред менеджерам, работникам и компаниям по нескольким причинам. Например, политическое решение об увеличении запасов может повредить оценке эффективности работы менеджера производства . Увеличение запасов требует увеличения производства, а это означает, что процессы должны работать с более высокими темпами. Когда (а не если) что-то идет не так, процесс занимает больше времени и требует больше стандартного рабочего времени. Менеджер кажется ответственным за превышение, хотя он/она не имеет контроля над производственными требованиями или проблемой.
В неблагоприятные экономические времена компании используют одни и те же методы повышения эффективности для сокращения, оптимизации или иного сокращения своей рабочей силы. Рабочие, уволенные в таких обстоятельствах, имеют еще меньше контроля над избыточными запасами и эффективностью затрат, чем их менеджеры.
Многие бухгалтеры по финансам и затратам на протяжении многих лет соглашались с желательностью замены стандартного учета затрат. Однако преемника они так и не нашли.
Элиягу М. Голдратт разработал Теорию ограничений частично для решения проблем учета затрат в том, что он называет «миром затрат». Он предлагает замену, называемую учетом пропускной способности , которая использует пропускную способность (деньги за товары, проданные покупателям) вместо выпуска (произведенные товары, которые могут продаваться или увеличивать запасы) и рассматривает труд как фиксированные, а не переменные затраты. Он определяет запасы просто как все, что принадлежит организации и что она планирует продать, включая здания, оборудование и многое другое в дополнение к категориям, перечисленным здесь. Учет пропускной способности признает только один класс переменных затрат: действительно переменные затраты, такие как материалы и компоненты, которые напрямую зависят от произведенного количества.
Запасы готовой продукции остаются балансовыми активами, но коэффициенты производительности труда больше не оценивают менеджеров и рабочих. Вместо стимула к снижению затрат на рабочую силу учет пропускной способности фокусирует внимание на взаимосвязях между пропускной способностью (выручкой или доходом), с одной стороны, и контролируемыми операционными расходами и изменениями в запасах, с другой.
Запасы также играют важную роль в национальных счетах и анализе делового цикла . Некоторые краткосрочные макроэкономические колебания объясняются циклом запасов .
Проблемные запасы, также известные как проблемные или просроченные запасы, — это запасы, потенциал продажи которых по нормальной стоимости уже истек или скоро исчезнет. В некоторых отраслях это также может означать, что акции невозможно или вскоре будет невозможно продать. Примеры проблемных запасов включают продукты, срок годности которых истек или срок годности которых истек , или срок годности которых истек, когда запланированный рынок больше не будет их покупать (например, до истечения срока годности осталось 3 месяца), вышедшую из моды одежду , музыку, которая уже не популярны и старые газеты и журналы. Сюда также входит компьютерное или бытовое электронное оборудование, которое устарело или снято с производства и производитель которого не может его поддерживать, а также продукты, в которых используется такое оборудование, например оборудование формата VHS и видео. [21]
В 2001 году Cisco списала запасы на сумму 2,25 миллиарда долларов США из-за дублирующих заказов. [22] Это считается одним из крупнейших списаний запасов в истории бизнеса. [ нужна цитата ]
Ротация запасов — это практика регулярного изменения способа отображения запасов. Чаще всего это используется в сфере гостеприимства и розничной торговли, особенно там, где продаются продукты питания. Например, в случае с супермаркетами, которые покупатель посещает регулярно, он может точно знать, что он хочет и где это находится. Это приводит к тому, что многие покупатели сразу переходят к нужному продукту и не смотрят на другие товары в продаже. Чтобы воспрепятствовать такой практике, магазины будут менять расположение товаров, чтобы побудить покупателей просмотреть весь магазин. Это сделано в надежде, что покупатель выберет товары, которые он обычно не видит. [23]
Товарно-материальный кредит означает использование запасов или запасов в качестве залога для привлечения финансирования. Там, где банки могут неохотно принимать традиционное залоговое обеспечение, например, в развивающихся странах , где право собственности на землю может отсутствовать, кредитование запасов является потенциально важным способом преодоления финансовых ограничений. [24] Это не новая концепция; археологические данные свидетельствуют о том, что это практиковалось в Древнем Риме. Получение финансирования под залог широкого спектра товаров, хранящихся на таможенном складе , распространено во многих странах мира. Например, в Италии его используют с сыром Пармезан. [25] Товарно-материальный кредит на основе хранимой сельскохозяйственной продукции широко используется в странах Латинской Америки и в некоторых странах Азии. [26] Предпосылкой для такого кредита является то, что банки должны быть уверены, что хранящийся продукт будет доступен, если им потребуется воспользоваться залогом; это предполагает наличие надежной сети сертифицированных складов. [27] Банки также сталкиваются с проблемами при оценке запасов. Возможность внезапного падения цен на сырьевые товары означает, что они обычно неохотно предоставляют кредит на сумму более 60% стоимости запасов на момент выдачи кредита.