Инвентарь ( американский английский ) или запас ( британский английский ) относится к товарам и материалам, которые бизнес хранит для конечной цели перепродажи, производства или использования. [примечание 1]
Управление запасами — это дисциплина, в первую очередь касающаяся определения формы и размещения складируемых товаров. Это требуется в разных местах на объекте или во многих местах сети поставок, чтобы предшествовать регулярному и запланированному ходу производства и запаса материалов.
Концепция инвентаря, запаса или незавершенного производства (или работы в процессе) была распространена с производственных систем на предприятия сферы услуг [1] [2] [3] и проекты [4] путем обобщения определения как «вся работа в рамках процесса производства — вся работа, которая выполняется или была выполнена до завершения производства». В контексте производственной системы инвентарь относится ко всей выполненной работе — сырью, частично готовым продуктам, готовым продуктам до продажи и отправления из производственной системы. В контексте услуг инвентарь относится ко всей работе, выполненной до продажи, включая частично технологическую информацию.
Существует пять основных причин проведения инвентаризации:
Все эти причины могут относиться к любому владельцу или продукту.
В то время как бухгалтеры часто обсуждают запасы с точки зрения товаров для продажи, организации — производители , поставщики услуг и некоммерческие организации — также имеют запасы (приспособления, оборудование, мебель, расходные материалы, детали и т. д.), которые они не намерены продавать. Запасы производителей, дистрибьюторов и оптовиков, как правило, скапливаются на складах . Запасы розничных торговцев могут находиться на складе или в магазине или магазине, доступном для клиентов . Запасы, не предназначенные для продажи клиентам или покупателям, могут храниться в любых помещениях, которые использует организация. Запасы связывают денежные средства, и, если их не контролировать, будет невозможно узнать фактический уровень запасов, и, следовательно, трудно держать под контролем расходы, связанные с хранением слишком большого или слишком малого количества запасов.
Хотя причины хранения запасов были рассмотрены ранее, большинство производственных организаций обычно делят свои запасы «товаров для продажи» на:
Например:
Запасы материалов производителя консервированных продуктов включают ингредиенты для формирования консервируемых продуктов, пустые банки и их крышки (или рулоны стали или алюминия для создания этих компонентов), этикетки и все остальное (припой, клей и т. д.), что станет частью готовой банки. Незавершенное производство фирмы включает эти материалы с момента выпуска на производственный участок до тех пор, пока они не станут завершенными и готовыми к продаже оптовым или розничным покупателям. Это могут быть чаны с готовой пищей, заполненные банки, еще не маркированные, или подузлы компонентов пищевых продуктов. Они также могут включать готовые банки, которые еще не упакованы в коробки или поддоны. Его запас готовой продукции состоит из всех заполненных и маркированных банок с продуктами питания на его складе, которые он произвел и хочет продать дистрибьюторам продуктов питания (оптовикам), продуктовым магазинам (розничным торговцам) и даже, возможно, потребителям через такие договоренности, как заводские магазины и торговые центры.
Частично завершенная работа (или работа в процессе) является мерой запасов, созданных в ходе выполнения работ по капитальному проекту, [9] [10] [11], например, встречающимся в строительстве гражданской инфраструктуры или в нефтегазовой отрасли. Запасы могут отражать не только физические элементы (такие как материалы, детали, частично завершенные подузлы), но также знания в процессе работы (такие как частично завершенные инженерные проекты компонентов и узлов, которые должны быть изготовлены).
«Виртуальный инвентарь» (также известный как «банковский инвентарь») позволяет группе пользователей совместно использовать общие детали, особенно когда их доступность в короткие сроки может быть критически важной, но вряд ли они потребуются более чем нескольким членам банка в любой момент времени. [12] Виртуальный инвентарь также позволяет дистрибьюторам и центрам обработки заказов отправлять товары розничным торговцам напрямую со склада, независимо от того, хранятся ли запасы в розничном магазине, складском помещении или на складе. [13] Виртуальные инвентари позволяют участникам получать доступ к более широкому ассортименту продукции и снижать риски, связанные с хранением запасов, на которые ожидаемый спрос не материализуется. [14]
С запасами связано несколько расходов:
Пропорциональность запасов является целью управления запасами, ориентированного на спрос. Первичный оптимальный результат — иметь одинаковое количество дней (или часов и т. д.) запасов на складе по всем продуктам, чтобы время окончания всех продуктов было одновременным. В таком случае нет «избыточных запасов», то есть запасов, которые остались бы от другого продукта, когда первый продукт закончится. Хранение избыточных запасов не является оптимальным, поскольку деньги, потраченные на их получение, и стоимость их хранения могли бы быть использованы с большей пользой в другом месте, например, на продукт, который только что закончился.
Вторичная цель пропорциональности запасов — минимизация запасов. Интегрируя точное прогнозирование спроса с управлением запасами, а не просто рассматривая прошлые средние значения, можно ожидать гораздо более точного и оптимального результата. Интеграция прогнозирования спроса в управление запасами таким образом также позволяет прогнозировать точку «может вместить», когда хранение запасов ограничено на основе каждого продукта.
Метод пропорциональности запасов наиболее подходит для запасов, которые остаются невидимыми для потребителя, в отличие от систем «хранения полных запасов», где розничный потребитель хотел бы видеть полки с товаром, который он покупает, чтобы не думать, что он покупает что-то старое, ненужное или несвежее; и отличается от систем «точки срабатывания», где товар повторно заказывается, когда он достигает определенного уровня; пропорциональность запасов эффективно используется в производственных процессах «точно вовремя» и в розничной торговле, где товар скрыт от глаз.
Одним из первых примеров пропорциональности запасов, использованных в розничной торговле в Соединенных Штатах, было моторное топливо. Моторное топливо (например, бензин) обычно хранится в подземных резервуарах. Автомобилисты не знают, покупают ли они бензин сверху или снизу бака, и им не нужно беспокоиться об этом. Кроме того, эти резервуары для хранения имеют максимальную вместимость и не могут быть переполнены. Наконец, продукт дорогой. Пропорциональность запасов используется для балансировки запасов различных сортов моторного топлива, каждый из которых хранится в выделенных резервуарах, пропорционально продажам каждого сорта. Избыточные запасы не видны или не оцениваются потребителем, поэтому это просто деньги, утопленные (буквально) в землю. Пропорциональность запасов минимизирует количество избыточных запасов, перевозимых в подземных резервуарах. Это приложение для моторного топлива было впервые разработано и внедрено Petrolsoft Corporation в 1990 году для Chevron Products Company. Большинство крупных нефтяных компаний сегодня используют такие системы. [16]
Считается, что использование пропорциональности запасов в Соединенных Штатах было вдохновлено японской системой управления запасами деталей «точно вовремя», ставшей знаменитой благодаря Toyota Motors в 1980-х годах. [17]
Кажется, что около 1880 года [18] произошел переход от производственной практики к горизонтально интегрированным компаниям с беспрецедентным разнообразием процессов и продуктов. Эти компании (особенно в металлообработке) пытались добиться успеха за счет экономии масштаба — выгод от совместного производства двух или более продуктов на одном предприятии. Теперь менеджерам требовалась информация о влиянии решений о ассортименте продукции на общую прибыль, и поэтому им требовалась точная информация о себестоимости продукции. Различные попытки добиться этого не увенчались успехом из-за огромных накладных расходов на обработку информации в то время. Однако растущая потребность в финансовой отчетности после 1900 года создала неизбежное давление на финансовый учет запасов, и потребность руководства в управлении себестоимостью продукции отошла на второй план. В частности, именно потребность в проверенных счетах определила судьбу управленческого учета затрат. Доминирование учета финансовой отчетности над управленческим учетом сохраняется и по сей день, за редкими исключениями, а определения «себестоимости» в финансовой отчетности с того времени исказили эффективный управленческий учет «себестоимости». Это особенно касается запасов.
Таким образом, финансовая инвентаризация высокого уровня имеет две основные формулы, которые относятся к отчетному периоду:
Преимущество этих формул в том, что первая поглощает все накладные расходы на производство и стоимость сырья в стоимость запасов для отчетности. Вторая формула затем создает новую начальную точку для следующего периода и дает цифру, которую нужно вычесть из цены продажи, чтобы определить некоторую форму цифры маржи продаж.
Руководство производства больше интересуется коэффициентом оборачиваемости запасов или средним количеством дней, необходимых для продажи запасов, поскольку это дает им информацию об относительных уровнях запасов.
и его обратный
Это отношение оценивает, сколько раз оборачиваются запасы в течение года. Это число показывает, сколько денег/товаров заморожено в ожидании процесса, и является критическим показателем надежности и эффективности процесса. Таким образом, фабрика с двумя оборотами запасов имеет запас на шесть месяцев, что, как правило, не является хорошим показателем (в зависимости от отрасли), тогда как фабрика, которая переходит от шести оборотов к двенадцати, вероятно, повысила эффективность на 100%. Это улучшение будет иметь некоторые отрицательные результаты в финансовой отчетности, поскольку «стоимость», которая теперь хранится на фабрике в качестве запасов, уменьшается.
Хотя эти учетные меры инвентаризации очень полезны из-за своей простоты, они также таят в себе опасность собственных предположений. На самом деле, под этой видимостью простоты может скрываться так много вещей, которые могут меняться, что можно использовать множество «корректирующих» предположений. К ним относятся:
Inventory Turn — это финансовый бухгалтерский инструмент для оценки запасов, и он не обязательно является инструментом управления. Управление запасами должно быть ориентировано на будущее. Применяемая методология основана на исторической стоимости проданных товаров. Коэффициент может не отражать пригодность будущего спроса на продукцию, а также спроса клиентов.
Бизнес-модели, включая Just in Time (JIT) Inventory, Vendor Managed Inventory (VMI) и Customer Managed Inventory (CMI), пытаются минимизировать наличные запасы и увеличить оборачиваемость запасов. VMI и CMI привлекли значительное внимание благодаря успеху сторонних поставщиков, которые предлагают дополнительные экспертные знания и опыт, которыми организации могут не обладать.
Управление запасами также включает риск, который варьируется в зависимости от позиции фирмы в канале распределения. Некоторые типичные меры воздействия запасов [ необходимо определение ] - это ширина обязательств [ необходимо определение ] , время продолжительности [ необходимо определение ] и глубина [ необходимо определение ] . [20]
Управление запасами в наши дни ориентировано на онлайн и более жизнеспособно в цифровом формате. Этот тип динамического управления заказами потребует сквозной видимости, сотрудничества в процессах выполнения, автоматизации данных в реальном времени между различными компаниями и интеграции между несколькими системами. [21]
В каждой стране действуют собственные правила учета запасов, соответствующие правилам финансовой отчетности.
Например, организации в США определяют инвентарь в соответствии со своими потребностями в рамках общепринятых принципов бухгалтерского учета США (GAAP), правил, определенных Советом по стандартам финансового учета (FASB) (и другими) и применяемых Комиссией по ценным бумагам и биржам США (SEC) и другими федеральными и государственными агентствами. В других странах часто действуют аналогичные соглашения, но с собственными стандартами бухгалтерского учета и национальными агентствами.
Финансовый учет намеренно использует стандарты, которые позволяют общественности сравнивать производительность фирм, функции учета затрат внутри организации и потенциально с гораздо большей гибкостью. Обсуждение инвентаря с точки зрения стандарта и учета затрат на основе Теории ограничений ( пропускной способности ) следует за некоторыми примерами и обсуждением инвентаря с точки зрения финансового учета .
Внутренняя калькуляция/оценка запасов может быть сложной. В то время как в прошлом большинство предприятий управляли простыми, однопроцессными фабриками, такие предприятия, вероятно, в меньшинстве в 21 веке. Там, где существуют «однопроцессные» фабрики, существует рынок для созданных товаров, который устанавливает независимую рыночную стоимость товара. Сегодня, в компаниях с многоступенчатым процессом, существует много запасов, которые когда-то были бы готовыми товарами, а теперь хранятся как «незавершенное производство» (НЗП). Это необходимо оценить в счетах, но оценка является управленческим решением, поскольку рынка для частично готового продукта нет. Эта несколько произвольная «оценка» НЗП в сочетании с распределением на него накладных расходов привела к некоторым непреднамеренным и нежелательным результатам. [ нужен пример ]
Инвентарь организации может показаться неоднозначным благом, поскольку он учитывается как актив в балансе , но он также связывает деньги, которые могли бы служить для других целей, и требует дополнительных расходов на его защиту. Инвентарь также может повлечь за собой значительные налоговые расходы, в зависимости от законов конкретных стран относительно амортизации инвентаря, как в деле Thor Power Tool Company против Commissioner .
Инвентарь отображается как текущий актив на балансе организации, поскольку организация может, в принципе, превратить его в наличные, продав его. Некоторые организации держат большие запасы, чем требуется для их операций, чтобы завысить свою кажущуюся стоимость активов и воспринимаемую прибыльность.
Помимо денег, замороженных при приобретении запасов, запасы также влекут за собой сопутствующие расходы на складские помещения, коммунальные услуги и страхование персонала, который должен обрабатывать и защищать их от пожара и других бедствий, устаревания, усадки (кражи и ошибки) и т. д. Такие расходы на хранение могут накапливаться: от трети до половины стоимости приобретения в год.
Компании, которые имеют слишком мало запасов, не могут воспользоваться преимуществами крупных заказов от клиентов, если они не могут их доставить. Конфликтующие цели контроля затрат и обслуживания клиентов часто настраивают финансовых и операционных менеджеров организации против ее отделов продаж и маркетинга . Продавцы, в частности, часто получают комиссионные с продаж, поэтому недоступные товары могут снизить их потенциальный личный доход. Этот конфликт можно свести к минимуму, сократив время производства до близкого или меньшего, чем ожидаемое клиентами время доставки. Это усилие, известное как « бережливое производство », значительно сократит оборотный капитал, замороженный в запасах, и снизит производственные затраты (см. Производственную систему Toyota ).
Помогая организации принимать лучшие решения, бухгалтеры могут помочь государственному сектору измениться в очень позитивном ключе, что обеспечивает большую ценность для инвестиций налогоплательщиков. Это также может помочь стимулировать прогресс и гарантировать, что реформы будут устойчивыми и эффективными в долгосрочной перспективе, гарантируя, что успех будет надлежащим образом признан как в официальных, так и в неофициальных системах вознаграждения организации.
Сказать, что они играют ключевую роль, — это ничего не сказать. Финансы связаны с большинством, если не со всеми, ключевыми бизнес-процессами в организации. Они должны управлять системами управления и подотчетности, которые гарантируют, что организация ведет свой бизнес надлежащим, этичным образом. Крайне важно, чтобы эти основы были прочно заложены. Поэтому часто они являются лакмусовой бумажкой, с помощью которой общественное доверие к учреждению либо приобретается, либо теряется.
Финансы также должны предоставлять информацию, анализ и рекомендации, чтобы менеджеры по обслуживанию организаций могли эффективно работать. Это выходит за рамки традиционной озабоченности бюджетами — сколько мы уже потратили, сколько нам осталось потратить? Речь идет о том, чтобы помочь организации лучше понять свою собственную эффективность. Это означает установление связей и понимание взаимосвязей между заданными входами — задействованными ресурсами — и выходами и результатами, которых они достигают. Речь также идет о понимании и активном управлении рисками внутри организации и ее деятельности.
Когда торговец покупает товары из запасов, стоимость счета запасов уменьшается на себестоимость проданных товаров (COGS). Это просто, когда себестоимость не менялась по товарам, хранящимся на складе; но если она изменилась, то необходимо вывести согласованный метод для ее оценки. Для товарных позиций, которые невозможно отслеживать по отдельности, бухгалтеры должны выбрать метод, который соответствует характеру продажи. Два популярных метода: FIFO (первым пришел, первым ушел) и LIFO (последним пришел, первым ушел).
FIFO рассматривает первую единицу, поступившую в запасы, как первую проданную. LIFO рассматривает последнюю единицу, поступившую в запасы, как первую проданную. Какой метод выберет бухгалтер, может оказать существенное влияние на чистую прибыль и балансовую стоимость и, в свою очередь, на налогообложение. Используя учет LIFO для запасов, компания обычно сообщает о более низкой чистой прибыли и более низкой балансовой стоимости из-за влияния инфляции. Это, как правило, приводит к более низкому налогообложению. Из-за возможности LIFO искажать стоимость запасов, UK GAAP и IAS фактически запретили учет запасов LIFO. Учет LIFO разрешен в Соединенных Штатах в соответствии с разделом 472 Налогового кодекса . [22]
Стандартный учет затрат использует коэффициенты, называемые эффективностью , которые сравнивают труд и материалы, фактически использованные для производства товара, с теми, которые потребовались бы для тех же товаров в «стандартных» условиях. Пока фактические и стандартные условия схожи, проблем возникает немного. К сожалению, стандартные методы учета затрат были разработаны около 100 лет назад, когда труд составлял самую важную часть стоимости производимых товаров. Стандартные методы продолжают подчеркивать эффективность труда, хотя этот ресурс сейчас составляет (очень) малую часть стоимости в большинстве случаев.
Стандартный учет затрат может навредить менеджерам, рабочим и фирмам несколькими способами. Например, политическое решение об увеличении запасов может нанести вред оценке производительности менеджера по производству . Увеличение запасов требует увеличения производства, что означает, что процессы должны работать с более высокой скоростью. Когда (а не если) что-то идет не так, процесс занимает больше времени и использует больше стандартного рабочего времени. Менеджер кажется ответственным за избыток, даже если он/она не контролирует производственные требования или проблему.
В неблагоприятные экономические времена фирмы используют те же самые показатели эффективности для сокращения, оптимизации или иного сокращения рабочей силы. Работники, уволенные в таких обстоятельствах, имеют еще меньше контроля над избыточными запасами и показателями эффективности затрат, чем их менеджеры.
Многие финансовые и бухгалтерские специалисты по учету затрат уже много лет согласны с желательностью замены стандартного учета затрат. Однако они не нашли ему преемника.
Элияху М. Голдратт разработал Теорию ограничений отчасти для решения проблем учета затрат в том, что он называет «миром затрат». Он предлагает замену, называемую учетом пропускной способности , которая использует пропускную способность (деньги за товары, проданные клиентам) вместо выпуска (произведенных товаров, которые могут продаваться или увеличивать запасы) и рассматривает труд как фиксированную, а не как переменную стоимость. Он определяет запасы просто как все, чем владеет организация, что она планирует продать, включая здания, машины и многое другое в дополнение к категориям, перечисленным здесь. Учет пропускной способности признает только один класс переменных затрат: действительно переменные затраты, такие как материалы и компоненты, которые напрямую зависят от произведенного количества
Запасы готовой продукции остаются активами баланса , но коэффициенты эффективности труда больше не оценивают менеджеров и рабочих. Вместо стимула к снижению затрат на рабочую силу учет пропускной способности фокусирует внимание на взаимосвязи между пропускной способностью (выручкой или доходом), с одной стороны, и контролируемыми операционными расходами и изменениями в запасах, с другой.
Запасы также играют важную роль в национальных счетах и анализе делового цикла . Некоторые краткосрочные макроэкономические колебания приписываются циклу запасов .
Также известный как проблемный или просроченный запас, проблемный запас — это запас, потенциал продажи которого по нормальной стоимости прошел или скоро пройдет. В некоторых отраслях это также может означать, что запас невозможно или скоро будет невозможно продать. Примерами проблемного запаса являются продукты, срок годности которых истек или достиг даты, предшествующей истечению, после которой запланированный рынок больше не будет их покупать (например, осталось 3 месяца до истечения срока годности), одежда, которая вышла из моды , музыка, которая больше не популярна, и старые газеты или журналы. Сюда также входят компьютерное или потребительское электронное оборудование, которое устарело или снято с производства и производитель которого не может его поддерживать, а также продукты, которые используют этот тип оборудования, например оборудование и видео формата VHS . [23]
В 2001 году Cisco списала товарно-материальные запасы на сумму 2,25 млрд долларов США из-за дублирующих заказов. [24] Это считается одним из крупнейших списаний товарно-материальных запасов в истории бизнеса. [ необходима цитата ]
Ротация запасов — это практика изменения способа отображения запасов на регулярной основе. Это чаще всего используется в сфере гостеприимства и розничной торговли, в частности, там, где продаются продукты питания. Например, в случае супермаркетов, которые клиент посещает регулярно, он может точно знать, что он хочет и где это находится. Это приводит к тому, что многие клиенты сразу идут к нужному им продукту и не смотрят на другие товары на распродаже. Чтобы пресечь эту практику, магазины будут менять расположение запасов, чтобы побудить клиентов просмотреть весь магазин. Это делается в надежде, что клиент выберет товары, которые он обычно не видит. [25]
Кредит под залог запасов относится к использованию запасов или запасов в качестве обеспечения для привлечения финансирования. Там, где банки могут неохотно принимать традиционное обеспечение, например, в развивающихся странах , где может отсутствовать право собственности на землю , кредит под залог запасов является потенциально важным способом преодоления финансовых ограничений. [26] Это не новая концепция; археологические свидетельства свидетельствуют о том, что она практиковалась еще в Древнем Риме. Получение финансирования под залог запасов широкого спектра продуктов, хранящихся на таможенном складе, распространено во многих странах мира. Например, это используется с сыром пармезан в Италии. [27] Кредит под залог запасов на основе хранящейся сельскохозяйственной продукции широко используется в странах Латинской Америки и в некоторых странах Азии. [28] Предварительным условием для такого кредита является то, что банки должны быть уверены в том, что хранящийся продукт будет доступен, если им понадобится потребовать обеспечение; это подразумевает наличие надежной сети сертифицированных складов. [29] Банки также сталкиваются с проблемами при оценке запасов. Возможность внезапного падения цен на сырьевые товары означает, что они, как правило, неохотно предоставляют взаймы сумму, превышающую 60% от стоимости запасов на момент выдачи кредита.
{{cite web}}: CS1 maint: unfit URL (link)