Форма W-2 (официально « Отчет о заработной плате и налогах ») представляет собой налоговую форму Службы внутренних доходов (IRS), используемую в Соединенных Штатах для отчетности о заработной плате, выплаченной сотрудникам, и налогах, удержанных с них. [1] Работодатели должны заполнить форму W-2 для каждого сотрудника, которому они выплачивают зарплату, заработную плату или другую компенсацию в рамках трудовых отношений. Работодатель должен разослать форму W-2 работникам не позднее 31 января любого года, в котором существовали трудовые отношения и которые не были независимыми по договору (см. ниже). Этот срок дает этим налогоплательщикам около 2 месяцев на подготовку деклараций до даты уплаты подоходного налога 15 апреля. Форма также используется для сообщения налогов FICA в Администрацию социального обеспечения . Форма W-2 вместе с формой W-3 обычно должна быть подана работодателем в Управление социального обеспечения к концу февраля после трудоустройства в предыдущем году. Соответствующие суммы в форме W-2 передаются Управлением социального обеспечения в Налоговую службу . На территориях США W-2 выдается с двухбуквенным кодом территории, например W-2GU для Гуама . Исправления можно подать, используя форму W-2c.
Использование формы привело к тому, что фраза «сотрудники W-2» относится к тем, кто получает форму W-2, в отличие от независимых подрядчиков и других «1099 работников», чей доход вместо этого указывается в форме 1099 . [2]
Форма W-2 включает информацию о заработной плате, а также федеральных налогах, налогах штата и других налогах, которые были удержаны. Эта информация используется сотрудником при заполнении индивидуальной налоговой декларации по форме 1040 . [3]
Когда сотрудник готовит свою индивидуальную налоговую декларацию за налоговый год, сумма удержания из формы W-2 вычитается из причитающегося налога. Получить возмещение от IRS можно, если было удержано больше дохода, чем необходимо. [3]
Поскольку IRS получает копию формы W-2 от работодателя, если сумма, указанная в форме W-2, не совпадает с суммой, указанной в форме 1040, IRS заметит несоответствие и может отклонить форму. Кроме того, если физическое лицо не уплатит необходимую сумму налогов, об этом также узнает налоговая служба. [3] Таким образом, IRS использует форму W-2 как способ отслеживания налоговых обязательств работника, и форма стала рассматриваться как формальное подтверждение дохода. Администрация социального обеспечения , судебные разбирательства и заявки на федеральную финансовую помощь для обучения в колледже используют форму W-2 в качестве подтверждения дохода. [4]
Сотрудник получает три бумажные копии формы W-2: одну для личного дела, одну для подачи федеральной налоговой декларации и одну для подачи налоговой декларации штата. [4] Форма W-2 должна быть приложена к индивидуальной налоговой декларации; это необходимо для обоснования требований об удержании средств. [3]
Сотрудники обязаны сообщать о своей заработной плате, окладе и доходах от чаевых, даже если они не получили форму W-2 для этого дохода.
Сотрудники обязаны сообщать о своих доходах от чаевых своим работодателям (обычно используя форму 4070). Чаевые подлежат удержанию из дохода. Существуют и другие требования при обработке чаевых для целей налогообложения. [5]
Форма W-2 должна быть заполнена работодателями и отправлена по почте для отправки работникам до 31 января. Крайний срок подачи электронных или бумажных форм W-2 в Администрацию социального обеспечения (SSA) также составляет 31 января. [6 ]
Если в течение года подано более 250 экземпляров формы W-2, необходима электронная подача. [7]
Форма состоит из шести экземпляров:
Работодателям предписано отправлять копии B, C, 1 и 2 своим сотрудникам, как правило, до 31 января года, следующего за годом получения дохода, к которому относится форма W-2, что дает этим налогоплательщикам около 2+За 1 ⁄ месяца до даты уплаты подоходного налога 15 апреля . Форма W-2 и форма W-3 обычно должны быть поданы работодателем в Управление социального обеспечения к концу февраля.
Традиционно форма W-2 заполняется на бумажном носителе. Программное обеспечение для соблюдения налогового законодательства , такое как TurboTax, позволяет заполнять форму в электронном виде. [8] Для подачи документов на бумажном носителе форму W-2 можно заказать на веб-сайте IRS.
При подаче на бумажном носителе копию А формы невозможно распечатать с веб-сайта IRS. Другими словами, необходимо использовать официальную форму, заказанную в IRS. [9]
Поздняя подача документов в течение 30 дней после установленной даты влечет за собой штраф в размере 30 долларов США за форму. По истечении 30 дней, но до 1 августа, штраф увеличивается до 60 долларов США за форму (максимальная сумма составляет 200–500 долларов США в зависимости от размера бизнеса). После 1 августа штраф увеличивается до 100 долларов США за форму (максимальная сумма составляет 500–1500 долларов США в зависимости от размера бизнеса). [10]
Штраф за единственную неправильную форму W-2 составляет 250 долларов США на каждую принимающую сторону (ограничение в размере 3 миллионов долларов США в год); это означает, что за одну неправильную форму W-2 как работодатель, так и IRS влечет за собой штраф в размере 500 долларов США. Штраф за умышленное непредставление составляет 500 долларов. [11]
Существуют дополнительные штрафы за неразборчивые формы и за подачу документов на бумаге даже за превышение лимита в 250 форм. [10]
Использование формы W-2 было установлено Законом о текущих налоговых платежах 1943 года как часть усилий по удержанию дохода у источника. Первые формы W-2 были выданы сотрудникам в 1944 году. [4]
В 1965 году название формы было изменено с «Отчет об удержанном налоге» на «Отчет о заработной плате и налогах» (нынешнее название). [4]
В 1978 году внешний вид формы изменился на современный стиль с пронумерованными коробками. [4]
Как и в случае с Налоговым кодексом США и другими формами (например, 1040 ), форма W-2 со временем стала более сложной. [4]
В 2015 году штраф за неправильные формы был увеличен. [12]
В марте 2016 года IRS выпустило предупреждение о новом типе фишинговой атаки по электронной почте, целью которой является попытка заставить сотрудников отдела кадров, бухгалтерского учета или расчета заработной платы раскрыть информацию W-2 всех сотрудников компании, [13] предположительно предназначенную для использования. в краже личных данных, связанной с налогами , которую IRS определяет как «...когда кто-то использует ваш украденный номер социального страхования для подачи налоговой декларации с требованием мошеннического возмещения». [14] Это может дать киберпреступнику достаточно информации, чтобы обманным путем подать налоговую декларацию от имени жертвы и направить возврат налога на банковский счет киберпреступника. Эта схема фишинга особенно характеризуется использованием целевого фишинга (электронные письма , отправленные конкретным лицам ) и подделки электронной почты , чтобы выдать себя за руководителя компании, запрашивающего информацию W-2, тем самым увеличивая срочность ответа и заставая сотрудников, рассчитывающих заработную плату, врасплох. :
Жертвами этой фишинговой схемы в начале марта 2016 года стали такие крупные компании, как Snap Inc. , [15] Mansueto Ventures , [16] и Seagate [17] .
Представители индустрии кибербезопасности относят эту фишинговую схему к типу мошенничества генерального директора, а отделы криминальных, кибербезопасных и международных операций ФБР классифицируют ее как тип « компрометации деловой электронной почты » или BEC. [18]