Закупки — это процесс закупок , который бизнес или организация использует для приобретения товаров или услуг для достижения своих целей. Хотя есть несколько организаций, которые пытаются установить стандарты в процессе закупок, процессы могут значительно различаться между организациями.
Закупки являются частью более широкого процесса закупок , который обычно также включает в себя ускорение , качество поставщика, транспортировку и логистику .
Менеджеры/директора по закупкам, менеджеры/директора по закупкам или сотрудники отдела закупок организации [1] руководят процедурами и стандартами закупок организации, а также оперативной закупочной деятельностью.
Большинство организаций используют трехстороннюю проверку в качестве основы своих программ закупок. [ необходима ссылка ] Это включает в себя три отдела в организации, которые выполняют отдельные части процесса закупок. Три отдела не все подчиняются одному и тому же старшему менеджеру, чтобы предотвратить неэтичные практики и придать процессу достоверность. Эти отделы могут быть отделом закупок, получения и счетов к оплате; или инженерным отделом, отделом закупок и счетов к оплате ; или руководителем завода, отделом закупок и счетов к оплате. Комбинации могут значительно различаться, но отдел закупок и отдел счетов к оплате обычно являются двумя из трех задействованных отделов. Организации обычно имеют более простые процедуры для закупок с низкой стоимостью, например, Министерство обороны Великобритании имеет отдельную внутреннюю политику для закупок с низкой стоимостью менее 10 000 фунтов стерлингов. [2] Когда отдел-получатель не участвует, это обычно называется двусторонней проверкой или двусторонним заказом на закупку. В этой ситуации отдел закупок выдает квитанцию о заказе на закупку, которая не требуется. Когда счет-фактура поступает по заказу, отдел по работе с дебиторской задолженностью обращается непосредственно к запрашивающему лицу заказа на закупку, чтобы проверить, что товары или услуги были получены. Обычно это делается для товаров и услуг, которые обойдут отдел-получатель. Несколько примеров: программное обеспечение, поставляемое в электронном виде, работа NRE (неповторяющиеся инженерные услуги), консультационные часы и т. д.
Традиционно отдел закупок выдавал заказы на закупку расходных материалов, услуг, оборудования и сырья . Затем, в попытке снизить административные расходы, связанные с повторным заказом основных расходных материалов , были введены «общих» или «главных» соглашения. Такие типы соглашений обычно имеют более длительный срок действия и увеличенный объем для максимизации концепции масштаба. Когда требовались дополнительные поставки, поставщику выдавался простой релиз для предоставления товаров или услуг.
Другим методом снижения административных расходов, связанных с повторяющимися контрактами на общие материалы, является использование кредитных карт компании, также известных как « Карты закупок » или просто «P-карты». Программы P-карт различаются, но все они имеют внутренние проверки и аудиты для обеспечения надлежащего использования. Менеджеры по закупкам поняли, что после заключения контрактов на расходные материалы с низкой стоимостью в долларах закупки могут играть меньшую роль в работе и использовании контрактов. По-прежнему существует надзор в форме аудитов и ежемесячных обзоров отчетов, но большая часть их времени теперь доступна для переговоров о крупных закупках и заключения других долгосрочных контрактов. Эти контракты, как правило, возобновляются ежегодно.
Эта тенденция отхода от ежедневной функции закупок (тактические закупки) привела к нескольким изменениям в отрасли. Первым стало сокращение персонала. Отделы закупок теперь стали меньше. Не было необходимости в армии клерков, обрабатывающих заказы на отдельные детали, как это было раньше. Другим изменением стало сосредоточение на переговорах по контрактам и закупке крупного капитального оборудования. Обе эти функции позволили отделам закупок вносить наибольший финансовый вклад в организацию. Появился новый термин и название должности — стратегические закупки и менеджеры по снабжению. Эти специалисты сосредоточились не только на процессе торгов и переговорах с поставщиками , но и на всей функции поставок . На этих должностях они смогли добавить ценность и максимизировать экономию для организаций. Эта ценность проявилась в более низких запасах , меньшем количестве персонала и более быстрой доставке конечного продукта потребителю. Успех менеджеров по закупкам на этих должностях привел к новым заданиям за пределами традиционной функции закупок — логистика, управление материалами, дистрибуция и складирование. Все больше и больше менеджеров по закупкам становились менеджерами по цепочке поставок, выполняя дополнительные функции работы своей организации. Менеджеры по закупкам были не единственными, кто становился менеджерами по цепочке поставок. Менеджеры по логистике, менеджеры по материалам, менеджеры по дистрибуции и т. д. все поднялись до более широкой функции, и некоторые теперь отвечали за функции закупок.
В бухгалтерском учете покупки — это количество товаров, купленных компанией в течение этого года. Это также относится к информации о виде, качестве, количестве и стоимости купленных товаров, которые следует поддерживать. Они добавляются в инвентарь . Покупки компенсируются скидками на покупку и возвратами и скидками на покупку. Когда это должно быть добавлено, зависит от политики Free On Board (FOB) торговли. Для покупателя этот новый инвентарь добавляется при отгрузке, если политика была FOB пункт отправки, и продавец удаляет этот товар из своего инвентаря. С другой стороны, покупатель добавляет этот инвентарь при получении, если политика была FOB пункт назначения, и продавец удаляет этот товар из своего инвентаря, когда он был доставлен.
Товары, купленные для целей, отличных от прямых продаж, например, для НИОКР , добавляются в инвентарь и относятся на расходы на НИОКР по мере их использования. Кстати, оборудование, купленное для НИОКР, не добавляется в инвентарь, а капитализируется как активы .
Пересмотренный процесс приобретения основных систем в Министерстве обороны США показан на следующем рисунке. Процесс определяется серией фаз, в течение которых технология определяется и превращается в жизнеспособные концепции, которые затем разрабатываются и готовятся к производству, после чего произведенные системы поддерживаются в полевых условиях. [3]
Процесс позволяет данной системе войти в процесс на любой из фаз разработки. Например, система, использующая непроверенную технологию, войдет на начальных стадиях процесса и пройдет через длительный период созревания технологии, в то время как система, основанная на зрелых и проверенных технологиях, может войти непосредственно в инженерную разработку или, предположительно, даже в производство. Сам процесс включает четыре фазы разработки: [3]
Это процесс, в котором организация определяет потенциальных поставщиков для определенных поставок, услуг или оборудования. Анализируются полномочия и история этих поставщиков, а также предлагаемые ими продукты или услуги. Процесс выбора участников торгов различается от организации к организации, но может включать в себя составление кредитных отчетов, интервьюирование руководства, тестирование продуктов и посещение объектов. Этот процесс не всегда выполняется в порядке важности, а скорее в порядке расходов. Часто менеджеры по закупкам изучают потенциальных участников торгов, получая информацию об организациях и продуктах из источников СМИ и своих собственных отраслевых контактов. Кроме того, закупки могут отправлять запросы на информацию (RFI) потенциальным поставщикам, чтобы помочь собрать информацию. Инженеры также проверяют образцы продуктов, чтобы определить, может ли компания или организация производить необходимые им продукты. Если участник торгов проходит оба этих этапа, инженеры могут принять решение о проведении некоторых испытаний материалов для дальнейшей проверки стандартов качества. Эти испытания могут быть дорогостоящими и требуют значительного времени нескольких техников и инженеров. Руководство инженеров должно принять это решение на основе стоимости продуктов, которые они, вероятно, закупят, важности продукта участников торгов для производства и других факторов. Проверки кредитоспособности, собеседования с руководством, посещение заводов, а также другие шаги могут быть использованы, если менеджеры по проектированию, производству и цепочке поставок решат, что они могут помочь в принятии решения, а затраты оправданы.
Другие организации могут иметь цели по закупкам для меньшинств , которые следует учитывать при выборе участников торгов. Организации определяют цели в использовании предприятий, принадлежащих женщинам или меньшинствам . Значительное использование поставщиков из числа меньшинств может квалифицировать фирму как потенциального участника торгов для контракта с компанией или государственным учреждением, желающим расширить свои программы для поставщиков из числа меньшинств.
Этот процесс отбора может включать или исключать международных поставщиков в зависимости от организационных целей и критериев. Компании, желающие расширить свою базу поставщиков из стран Тихоокеанского региона, могут исключить поставщиков из Америки, Европы и Австралии. Другие организации могут стремиться закупать продукцию внутри страны, чтобы обеспечить более быструю реакцию на заказы, а также более простую совместную работу по проектированию и производству.
Организационные цели будут диктовать критерии для процесса отбора участников торгов. Также возможно, что закупаемый продукт или услуга настолько специализированы, что число участников торгов ограничено, а критерии должны быть очень широкими, чтобы обеспечить конкуренцию. Если только одна фирма может соответствовать спецификациям на продукт, то менеджеры по закупкам должны рассмотреть возможность использования опции «Единственный источник» или работать с инженерами, чтобы расширить спецификации, если проект допускает изменение спецификаций. Опция «Единственный источник» является частью отбора участников торгов, которая признает, что иногда существует только один разумный поставщик для некоторых услуг или продуктов. Это может быть связано с ограниченным применением продукта, который не может поддерживать более одного производителя, близостью предоставляемой услуги или продуктами, которые недавно разработаны или изобретены, и конкуренция еще недоступна.
Это процесс, который организация использует для закупки товаров, услуг или оборудования. Процессы значительно различаются от строгих до очень неформальных. Крупные корпорации и государственные учреждения, скорее всего, имеют строгие и формальные процессы. Эти процессы могут использовать специализированные формы заявок, которые требуют определенных процедур и деталей. Очень строгие процедуры требуют, чтобы заявки были открыты несколькими сотрудниками из разных отделов, чтобы гарантировать справедливость и беспристрастность. Ответы, как правило, очень подробны. Участники торгов, которые не отвечают точно так, как указано, и не следуют опубликованным процедурам, могут быть дисквалифицированы. Более мелкие частные предприятия, скорее всего, имеют менее формальные процедуры. Заявки могут быть в форме электронного письма всем участникам торгов с указанием продуктов или услуг. Ответы участников торгов могут быть подробными или просто содержать предлагаемую сумму в долларах.
Большинство процессов торгов являются многоуровневыми. Приобретения на сумму ниже указанной суммы в долларах могут быть «усмотрением пользователя», разрешающим запрос или выбор того, кого они хотят. Этот уровень может быть от 100 до 10 000 долларов в зависимости от организации. Обоснованием является экономия, полученная при обработке этих запросов, как и в случае с дорогими товарами, минимальна и не оправдывает времени и расходов. Отделы закупок следят за злоупотреблениями привилегией усмотрения пользователя. Приобретения в среднем диапазоне могут быть обработаны с помощью немного более формального процесса. Этот процесс может включать предоставление пользователем расценок от трех отдельных поставщиков. Закупка может быть запрошена или необходима для получения расценок. Формальный процесс торгов начинается от 10 000 долларов или до 100 000 долларов в зависимости от организации. Обычно ставка включает в себя определенную форму, которую заполняет участник торгов, и должна быть возвращена к указанному сроку. В зависимости от закупаемого товара и организации в заявке может быть указан взвешенный критерий оценки. Другие заявки будут оцениваться по усмотрению закупщика или конечных пользователей. Некоторые заявки могут оцениваться кросс-функциональным комитетом. Другие заявки могут оцениваться конечным пользователем или покупателем при покупке. Особенно в небольших частных фирмах участники торгов могут оцениваться по критериям или факторам, которые имеют мало общего с фактической заявкой. Примерами таких факторов являются история участника торгов с компанией, история участника торгов с высшим руководством компании в других фирмах и широта продуктов участника торгов.
Технические оценки, оценки технической пригодности предлагаемых товаров или услуг, если они требуются, обычно проводятся до коммерческой оценки. На этом этапе процесса закупок технический представитель компании (обычно инженер) рассмотрит предложение и обозначит каждого претендента как технически приемлемого или технически неприемлемого.
Техническая оценка обычно проводится по набору заранее определенных технических критериев оценки. Существует два типа критериев: общие критерии (по которым баллы выставляются, если они выполнены) и существенные критерии (несоответствие которым делает заявку технически дисквалифицированной).
Стоимость денег рассчитывается путем умножения процентной ставки применимой валюты на сумму денег, уплаченную до получения товара. Если бы деньги остались на счете покупателя, были бы начислены проценты. Эти проценты по сути являются дополнительными расходами, связанными с такими промежуточными или поэтапными платежами.
Место производства принимается во внимание на этапе оценки в первую очередь для расчета транспортных расходов и региональных вопросов. Например, в Европе распространено закрытие фабрик в августе на летние каникулы. Трудовые соглашения также могут приниматься во внимание и могут быть привлечены к оценке, если известно, что в конкретном регионе часто возникают трудовые споры.
Срок изготовления — это время с момента размещения заказа (или времени, когда покупатель представляет продавцу окончательные чертежи) до момента изготовления товара и его подготовки к доставке. Сроки изготовления различаются в зависимости от товара и могут составлять от нескольких дней до нескольких лет.
Время транспортировки оценивается путем сравнения доставки товара с требуемой покупателем датой использования. Если товары отправляются из удаленного порта с нечастыми судовыми перевозками, время транспортировки может превысить график, и необходимо будет внести коррективы.
Расходы на доставку — плата за доставку товара в указанное место.
Ведение переговоров является ключевым навыком в области закупок. Одна из целей агентов по закупкам — приобрести товары на наиболее выгодных условиях покупающей организации (или просто «покупателя»). Агенты по закупкам обычно пытаются снизить издержки, выполняя другие требования покупателя, такие как своевременная доставка, соблюдение коммерческих условий (включая гарантию , передачу риска, уступку, права аудита , конфиденциальность , средства правовой защиты и т. д.).
Хорошие переговорщики, те, у кого высокий уровень документально подтвержденной «экономии затрат», получают премию в отрасли относительно их компенсации . В зависимости от трудового соглашения между покупателем и работодателем, экономия затрат покупателя может привести к созданию стоимости для бизнеса и может привести к фиксированной премии или процентной выплате агенту по закупкам от документально подтвержденной экономии затрат.
Отделы закупок, хотя их можно считать вспомогательной функцией ключевого бизнеса, на самом деле являются отделами, генерирующими доход . Например, если компании необходимо купить виджеты на сумму 30 миллионов долларов США, а отдел закупок закупает виджеты на сумму 25 миллионов долларов США, отдел закупок сэкономил бы компании 5 миллионов долларов США. Эта экономия могла бы превысить годовой бюджет отдела, что фактически покрыло бы накладные расходы отдела — зарплаты сотрудников, компьютеры, офисные помещения и т. д.
Администрирование после присуждения контракта обычно заключается во внесении незначительных изменений, дополнений или изъятий, которые каким-либо образом изменяют условия соглашения или объем поставки продавца. Такие изменения часто незначительны, но для целей аудита должны быть задокументированы в существующем соглашении. Примерами могут служить увеличение количества позиции или изменение металлургии определенного компонента.
Закрытие заказа. [ требуется разъяснение ]